เหตุผลที่คุณควรใช้การจัดการบันทึก

ทุกธุรกิจมีบันทึกมากมาย ตั้งแต่บันทึกการเงินไปจนถึงเอกสารทางกฎหมาย หากคุณไม่ได้จัดระเบียบบันทึกเหล่านี้อย่างปลอดภัย คุณก็ควรเริ่มจัดการได้แล้ว

ชั้นวางหนังสือเรียงซ้อนกันเป็นระเบียบและมีป้ายกำกับชัดเจน

การจัดการบันทึกคืออะไร

การจัดการบันทึก หรือที่เรียกว่าการทำบันทึก เป็นกระบวนการในการจัดระเบียบและรักษาความปลอดภัยบันทึกขององค์กร ตามชื่อว่า "การจัดการบันทึก" นั่นเอง สำหรับธุรกิจแล้ว กระบวนการนี้ควรดำเนินไปตลอดอายุของบริษัท ซึ่งหมายความว่าเอกสารที่จัดเก็บจะแสดงประวัติของธุรกิจได้ แต่การจัดการบันทึกนั้นเป็นมากกว่าแค่การมีตู้เก็บเอกสาร การจัดการบันทึกที่ประสบความสำเร็จควรดำเนินการในกระบวนการที่มีการจัดประเภทบันทึก การสร้าง รวมไปถึงการรับและดูแลรักษาบันทึก การกำจัดหรือการลบบันทึกขององค์กรอย่างปลอดภัยก็ควรเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการบันทึกด้วย

ผู้จัดการบันทึกควรพิจารณาจัดเก็บเอกสารต่อไปนี้

  • เอกสารกระดาษหรือบันทึกในรูปแบบออฟไลน์อื่นๆ
  • เอกสารดิจิทัล
  • สัญญา
  • รายงาน
  • เอกสารการตรวจสอบ
  • ใบรับรอง
  • อีเมล / ข้อความโซเชียลมีเดีย
  • วิดีโอ

ธุรกิจต่างๆ เก็บรวบรวมเอกสารเหล่านี้อยู่เสมอ จึงเป็นเหตุผลที่ต้องมีกระบวนการกำกับดูแลที่สามารถคัดแยกสิ่งมีค่าออกจากสิ่งไม่มีค่าได้ และสามารถจัดเก็บสิ่งสำคัญลงในบันทึกสำคัญของคุณได้ ซึ่ง Dropbox เป็นเสมือนศูนย์กลางบันทึกแบบดั้งเดิมอันมีค่าที่ได้รับการปรับปรุงแล้ว แต่การจัดการบันทึกนั้นไม่ได้เป็นแค่การกดปุ่มบันทึกเท่านั้น เพราะไฟล์เหล่านี้ต้องได้รับการดูแล คุณจึงต้องจัดการทั้งเอกสารที่เข้ามาใหม่และเอกสารเก็บถาวรด้วย

ทำไมธุรกิจต้องใช้การจัดการบันทึก

นอกจากเหตุผลด้านการบริหารจัดการทั่วไปแล้ว ยังมีเหตุผลสำคัญบางประการที่ธุรกิจต้องเริ่มจัดการบันทึกอีกด้วย การจัดการบันทึกไม่เพียงช่วยให้คุณไม่ตกที่นั่งลำบากเท่านั้น เพราะหากธุรกิจของคุณถูกกล่าวหาเรื่องใดๆ บันทึกก็จะช่วยเป็นหลักฐานให้คุณได้อีกด้วย แต่คุณก็ไม่ควรถือว่าบันทึกที่ไม่ใช้งานเป็นสิ่งไม่สำคัญแล้วเช่นกัน ในสหรัฐอเมริกา คุณต้องจัดเก็บบันทึกบางประเภทให้ครบระยะเวลาที่แน่นอนตามข้อกำหนด ดังนี้

IRS (กรมสรรพากรของสหรัฐฯ)

การบันทึกนี้สำคัญมากสำหรับผู้ที่อยู่ในสหรัฐอเมริกา IRS กำหนดให้คุณต้องจัดเก็บบันทึกภาษีของคุณ โดยคุณควรวางแผนที่จะเก็บบันทึกสำคัญนี้ไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 4 ปี

รัฐบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (Fair Labor Standards Act: FLSA)

FLSA มีกฎหมายที่แตกต่างกันสำหรับบันทึกเงินเดือนประเภทต่างๆ โดยทั่วไปแล้ว การเก็บรักษาบันทึกเงินเดือนเป็นระยะอย่างน้อย 3 ปีนั้นก็เพียงพอแล้วสำหรับกฎหมายฉบับนี้

ประวัติบุคลากร

เก็บประวัตินี้ไว้อย่างน้อย 6 ปีหลังจากที่พนักงานของคุณออกจากงาน ประวัตินี้เป็นสิ่งสำคัญในการพิสูจน์ว่าพวกเขาได้ทำงานในบริษัทของคุณจริง และยังสามารถช่วยคุณจัดทำข้อมูลอ้างอิงได้ด้วยเมื่อมีคำขอ หากพนักงานต้องการดำเนินการทางกฎหมายกับคุณ ประวัตินี้ก็จะช่วยคุณได้เช่นกัน

ไฟล์เอกสารการจ้าง

คุณควรเก็บไฟล์ใดๆ ก็ตามที่เกี่ยวข้องกับการจ้างพนักงานไว้ประมาณ 3 ปี คณะกรรมาธิการโอกาสการจ้างงานอย่างเท่าเทียมกัน (Equal Employment Opportunity Commission) กำหนดให้คุณต้องเก็บประวัติเหล่านี้ไว้อย่างน้อย 1 ปี

อื่นๆ

นอกจากนี้ยังมีบันทึกที่น่ากลัวน้อยกว่านี้ ซึ่งคุณควรเก็บไว้เพื่อความสบายใจของคุณเอง เช่น ใบเสร็จรับเงินค่าสาธารณูปโภค อีเมลต้อนรับสำหรับซอฟต์แวร์ใหม่ และใบสมัครงานต่างๆ ที่ล้วนเป็นประโยชน์หากได้จัดเก็บไว้

วิธีการตั้งค่าระบบบริหารจัดการบันทึก

มีข้อควรพิจารณาที่สำคัญก่อนดำเนินการสร้างระบบบริหารจัดการบันทึก กระบวนการนี้เป็นกระบวนการที่ทั้งบริษัทจะต้องมีใครสักคนเป็นหางเสือเพื่อฝึกอบรมเบื้องต้นให้กับทั้งทีม ระบบบริหารจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีสิ่งต่อไปนี้

เจ้าหน้าที่อาวุโสทำหน้าที่รับผิดชอบการจัดการบันทึก

ซึ่งไม่ควรเป็นหน้าที่ครอบคลุมสำหรับทุกคนในฝ่ายทรัพยากรบุคคล แต่ควรมีเจ้าหน้าที่อาวุโส 1 คนควบคุมกระบวนการนี้โดยเฉพาะ การจัดการบันทึกนั้นสำคัญพอๆ กับการเงินของคุณ ในเมื่อคุณคงไม่อยากให้ใคร "ทำแต่ส่วนของตัวเอง" ในเรื่องการเงิน คุณก็ควรกำหนดสมาชิกทีมคนหนึ่งโดยเฉพาะเพื่อทำหน้าที่เป็นผู้จัดการเอกสารและเป็นหัวหน้าหน่วยเก็บบันทึกถาวร

การตัดสินใจว่าควรเก็บบันทึกอย่างไร เกี่ยวกับอะไร และเมื่อใด

ตัดสินใจร่วมกับเจ้าหน้าที่อาวุโสว่าจะเก็บบันทึกสำคัญใดไว้บ้าง โดยใช้ข้อมูลของสมาชิกทีมคนอื่นๆ ประกอบการตัดสินใจ เลือกระยะเวลาการเก็บรักษา และตัดสินใจว่าควรจะลบไฟล์อย่างไรเมื่อสิ้นสุดอายุของบันทึก ระยะเวลาที่คุณเก็บเอกสารอาจแตกต่างกันไปโดยขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร ตัวอย่างเช่น เอกสารการรวมบริษัทควรอยู่ในบันทึกถาวรของคุณ แต่คุณอาจลบรายละเอียดเงินเดือนพนักงานได้หลังจากผ่านไป 2-3 ปี

งบประมาณสำหรับการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์

การจัดการและการติดต่อทางธุรกิจมักประกอบไปด้วยเอกสารดิจิทัลเป็นส่วนใหญ่ และคุณจะต้องหันไปใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อให้เอกสารทุกอย่างปลอดภัย รูปแบบ Software as a Service หมายความว่าการซื้อโปรแกรมจัดการบันทึกนั้นไม่ได้เสียค่าธรรมเนียมเพียงครั้งเดียว แต่เป็นการสมัครสมาชิกรายเดือนอย่างต่อเนื่อง คุณควรตรวจสอบว่ามีงบประมาณเพียงพอสำหรับรูปแบบนี้แล้ว

อนุญาตให้มีการฝึกอบรมและการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง

ทุกคนในธุรกิจของคุณอาจต้องเข้าถึงบันทึกและควรเป็นส่วนสำคัญของแหล่งข้อมูลแหล่งเดียวของคุณ ดังนั้นทีมของคุณจะต้องได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงและจัดการบันทึกอย่างมีความรับผิดชอบ โดยให้เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมการจัดการบันทึก เอกสารเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของเอกสารที่สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ดังนั้นคุณจะต้องบังคับใช้การกำกับดูแลข้อมูลและกำหนดนโยบายการจัดการบันทึก นอกจากนี้คุณยังต้องตรวจสอบระบบนี้อยู่เสมอ โดยเฉพาะสำหรับบันทึกดิจิทัล เพื่อป้องกันการใช้งานโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือการลบโดยไม่ได้ตั้งใจ ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถเตรียมพร้อมที่จะกู้คืนไฟล์ได้เสมอก่อนที่จะสายเกินไป คุณควรพิจารณาการกู้คืนไฟล์จากภัยพิบัติด้วย เช่น หากกิจกรรมทางธุรกิจของคุณถูกโจมตีโดยไวรัสอินเทอร์เน็ต

ข้อควรพิจารณาอื่นๆ

หากธุรกิจของคุณดำเนินงานสาธารณะ เช่น สาธารณูปโภค บันทึกสำคัญของคุณก็อาจอยู่ภายใต้กฎหมายเสรีภาพด้านข้อมูลข่าวสารที่ควบคุมบันทึกต่างๆ ของรัฐบาลกลาง ซึ่งหมายความว่า การจัดเก็บบันทึกบางส่วนของคุณอาจต้องเข้าถึงได้ในรูปแบบข้อมูลสาธารณะ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มความเป็นไปได้นี้ในกระบวนการของคุณแล้ว เมื่อคุณเริ่มทำบันทึกในองค์กรของคุณ

การเลือกโซลูชันสำหรับการบันทึกข้อมูลทางธุรกิจ

การมีระบบการจัดการบันทึกดิจิทัลที่เหมาะสมเป็นหัวใจสำคัญในกระบวนการจัดการบันทึก Dropbox เป็นโซลูชันการจัดเก็บไฟล์อันทรงพลังที่เหมาะอย่างยิ่งกับการจัดการบันทึก โดยมีเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการในการจัดเก็บไฟล์อย่างปลอดภัย พร้อมด้วยคุณสมบัติอื่นๆ อีกมากมายที่จะทำให้ขั้นตอนการทำงานและการจัดการข้อมูลโดยรวมของคุณง่ายขึ้น คุณยังสามารถย้ายเอกสารกระดาษของคุณไปยังที่เก็บถาวรดิจิทัลได้อย่างง่ายดายด้วยการสแกนเอกสาร นอกจากนี้ยังมีการควบคุมทีมขั้นสูง การป้องกันด้วยรหัสผ่าน พร้อมด้วยการเข้าถึงแบบจำกัดเวลาเพื่อการรักษาความปลอดภัยและการกำกับดูแลข้อมูลขั้นสูงสุด พร้อมทั้งแอด-ออนประวัติเวอร์ชันแบบขยายที่สามารถกู้คืนไฟล์ที่เปลี่ยนแปลงหรือถูกลบไปได้นานถึง 10 ปี

ด้วย Dropbox คุณจะสามารถมั่นใจได้ว่าบันทึกจะปลอดภัยอย่างแน่นอน โดยสามารถเข้าถึงได้และไม่ถูกซ่อนจากผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตทุกคน

ข้อมูลข้างต้นไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นคำแนะนำทางกฎหมาย เราขอแนะนำให้คุณปรึกษาทนายความหากคุณมีข้อสงสัยทางกฎหมาย

เก็บบันทึกอย่างปลอดภัยด้วย Dropbox

เริ่มต้น