การสำรองข้อมูลออนไลน์กับออฟไลน์ต่างกันตรงไหน

คุณเคยรู้สึกกลัวหลังจากที่ลบไฟล์สำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น ก็มีอย่างน้อยคนหนึ่งแล้วที่ยืนยันว่าคุณควรจะมีสำเนาไฟล์ข้อมูลสำรองทางออนไลน์และออฟไลน์ไว้บ้าง แต่การทำเช่นนี้หมายถึงอะไร ในคู่มือนี้ เราจะวิเคราะห์ความแตกต่างระหว่างการสำรองข้อมูลออนไลน์กับออฟไลน์

คนกำลังใช้งานแล็ปท็อปพร้อมกับถือโทรศัพท์เคลื่อนที่ไปด้วย

แม้ว่าคุณจะบันทึกและจัดเก็บไฟล์ของคุณอย่างรอบคอบเพียงใด คุณก็ไม่สามารถคาดการณ์ถึงการสูญเสียข้อมูลของคุณได้เสมอไป ด้วยเหตุผลนี้เอง การเตรียมกระบวนการสำรองข้อมูลไว้จึงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดวิธีหนึ่งในการปกป้องข้อมูลของคุณจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด

วิธีที่ดีที่สุดคือให้พยายามทำตาม “กฎ 3-2-1” ดังนี้

  • สร้างสำเนาข้อมูลหลักของคุณขึ้นมาอย่างน้อยสามชุด
  • จัดเก็บสำเนาข้อมูลดังกล่าวสองชุดไว้ในแหล่งสำรองข้อมูลแบบออฟไลน์บนอุปกรณ์เฉพาะที่คนละเครื่อง
  • สำรองสำเนาข้อมูลหนึ่งชุดไว้ภายนอก โดยเก็บไว้ในตำแหน่งระยะไกลอย่างคลาวด์ เป็นต้น

แต่เหตุใดการสำรองข้อมูลจึงมีความสำคัญตั้งแต่แรก การใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์และการตั้งค่า “บันทึกอัตโนมัติ” สำหรับเอกสารของคุณยังไม่พอหรือ

ก่อนที่เราจะเจาะลึกถึงความแตกต่างระหว่างกลยุทธ์การสำรองข้อมูลทางออนไลน์กับออฟไลน์ เราจะเริ่มต้นด้วยการอธิบายว่า “การสำรองข้อมูล” คืออะไร และเหตุใดจึงมีความสำคัญ

ภาพประกอบเป็นรูปห้องที่มีโต๊ะทำงาน โต๊ะกลาง และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์สามชิ้นที่ไฮไลท์ด้วยสีฟ้า

เริ่มต้นจากพื้นฐานกันก่อน: “การสำรองข้อมูล” หมายถึงอะไร

ถ้ากล่าวง่ายๆ การสำรองข้อมูล หมายถึง สำเนาข้อมูลจริงหรือข้อมูลเสมือนที่เก็บไว้ในพื้นที่สำรอง วัตถุประสงค์ของการสำรองข้อมูลคือการเก็บรักษาข้อมูลเพื่อให้สามารถกู้ข้อมูลดังกล่าวคืนได้ ในกรณีที่ไฟล์ โฟลเดอร์ หรือเอกสารต้นฉบับสูญหายหรือใช้งานไม่ได้อีกต่อไป

ความถี่ในการสำรองข้อมูลของคุณขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ปัจจัยดังกล่าวรวมถึงความถี่ที่ข้อมูลของคุณได้รับการแก้ไข มูลค่าของข้อมูล และเวลาหรือทรัพยากรที่ต้องใช้ในการสำรองข้อมูล

ตัวอย่างประเภทข้อมูลที่คุณควรสำรองเป็นประจำมีดังนี้

  • ไฟล์รูปภาพ วิดีโอ และเพลง
  • อีเมลและข้อความ
  • เอกสาร (ที่เป็นความลับ ส่วนบุคคล และเชิงพาณิชย์)
  • สเปรดชีต
  • ฐานข้อมูล (เช่น บันทึกทางการเงินหรือธุรกรรม)

โดยพื้นฐานแล้ว คุณควรสำรองข้อมูลใดๆ ก็ตามที่ไม่สามารถทดแทนได้หากข้อมูลดังกล่าวสูญหายหรือเสียหาย

เหตุใดการสำรองข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญ

คุณใช้เวลาทั้งวันไปกับการปรับแต่งงานชิ้นสำคัญที่ต้องส่งให้ลูกค้าในวันรุ่งขึ้น ชิ้นงานนั้นผ่านการปรับแต่งและขัดเกลาจนสุดท้ายก็ออกมาสมบูรณ์แบบ

คุณกำลังจะกด “บันทึก” แต่ในขณะนั้นเอง คอมพิวเตอร์ของคุณก็หยุดทำงาน

เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นช่วงเวลาชวนให้ตื่นตระหนกที่ไม่มีมืออาชีพคนใดต้องการพบเจอ โดยเฉพาะเมื่อคุณรู้ตัวว่าไม่ได้สำรองข้อมูลไฟล์ของคุณไว้ และตอนนี้ชิ้นงานของคุณก็อาจสูญหายไปทั้งหมดแล้ว

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีแบบออนไลน์หรือออฟไลน์ การสำรองข้อมูลจะช่วยให้คุณสบายใจได้ในหลายๆ ด้านดังต่อไปนี้

  • การกู้คืนจากความเสียหายรุนแรง — ป้องกันการสูญหายของข้อมูลที่ไม่อาจนำกลับคืนได้
  • ความมั่นใจ — กลับมาใช้งานได้ทันทีหากเกิดข้อผิดพลาด
  • ความยืดหยุ่น — สำเนาข้อมูลหลายชุดหมายความว่าคุณมีตัวเลือกในกรณีที่สำเนาชุดใดชุดหนึ่งเสียหายหรือไม่สามารถใช้งานได้
  • การเก็บรักษาข้อมูล — เก็บถาวรไฟล์ที่คุณอาจต้องใช้ในอนาคตแต่ไม่ต้องเข้าถึงเป็นประจำ
  • ความต่อเนื่องทางธุรกิจ — การสำรองข้อมูลทำให้สามารถกู้คืนข้อมูลที่ใช้ในการจัดการความสัมพันธ์กับผู้ร่วมมือ การตรวจสอบข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงของโครงการ และการดำเนินงานอื่นๆ นั้นทำได้ง่ายยิ่งขึ้น

เพื่อเสริมความแข็งแกร่งให้กลยุทธ์ความปลอดภัยทางไซเบอร์ของคุณ คุณควรส่งสำเนาข้อมูลไปยังตำแหน่งสำรองข้อมูลทั้งทางออนไลน์และออฟไลน์ แต่คำว่า “การสำรองข้อมูลออนไลน์” และ “การสำรองข้อมูลออฟไลน์” หมายถึงอะไร และทั้งสองอย่างนี้เหมือนหรือต่างกันอย่างไร

ภาพประกอบรูปคนสวมเสื้อสีแดงกำลังมองโทรศัพท์เคลื่อนที่อยู่ข้างๆ โต๊ะที่มีหน้าจอและคีย์บอร์ด

การสำรองข้อมูลออนไลน์คืออะไร

การสำรองข้อมูลออนไลน์ คือ ระบบการส่งสำเนาข้อมูลไปยังตำแหน่งระยะไกลโดยใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ตำแหน่งดังกล่าวมักจะเป็นเซิร์ฟเวอร์บนคลาวด์ที่โฮสต์โดยใช้บริการของบุคคลที่สาม

คุณสามารถส่งไฟล์เฉพาะไปยังคลาวด์เพื่อสำรองข้อมูล หรือจะสำรองข้อมูลของระบบคอมพิวเตอร์ทั้งหมดของคุณก็ได้ ข้อมูลทุกอย่างที่คุณทำการสำรองผ่านผู้ให้บริการออนไลน์จะสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางแดชบอร์ดหรือซอฟต์แวร์ของบริการนั้น

บริการสำรองข้อมูลบนคลาวด์จะคิดค่าบริการสมัครสมาชิกจากผู้ใช้โดยพิจารณาจากหลายสิ่ง ปัจจัยต่างๆ เช่น ความจุที่ต้องการ ความสามารถในการปรับขนาด แบนด์วิดท์ และจำนวนผู้ใช้ ล้วนส่งผลต่อจำนวนเงินที่คุณจะต้องชำระเพื่อใช้บริการสำรองข้อมูลบนคลาวด์

ไฟล์ที่เลือกสำหรับการสำรองข้อมูลออนไลน์จะได้รับการเข้ารหัสก่อนที่จะส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ออนไลน์ของผู้ให้บริการของคุณ ซึ่งไม่เพียงจะทำให้ข้อมูลของคุณปลอดภัยได้มากที่สุดเท่านั้น แต่ยังสามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติอีกด้วย

การสำรองข้อมูลออนไลน์สามารถเรียกได้อีกอย่างว่า “การสำรองข้อมูลระยะไกล” หรือ “การสำรองข้อมูลภายนอก” คุณอาจเห็นว่ามีการเรียกกระบวนการนี้ว่า “Hot Backup” หรือการสำรองข้อมูลแบบตลอดเวลาด้วยเช่นกัน ซึ่งหมายความว่าการสำรองข้อมูลจะเกิดขึ้นขณะที่ผู้ใช้ยังสามารถเข้าถึงข้อมูลได้

การสำรองข้อมูลออนไลน์มีข้อดีและข้อเสียอย่างไรบ้าง

บริการสำรองข้อมูลออนไลน์ช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลสามารถเข้าถึงได้และได้รับการปกป้องจากภัยคุกคามด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ที่คุณสำรองข้อมูลไว้ได้ทุกที่หรือทุกเมื่อตามต้องการ แม้กระทั่งบนอุปกรณ์คนละเครื่อง :ซึ่งรวมถึงโทรศัพท์เคลื่อนที่และแท็บเล็ต

สมมติว่าคุณคือผู้สร้างเนื้อหาและต้องทำงานหลายอย่างขณะที่เดินทาง คุณไม่สามารถเสี่ยงให้การทำงานขาดตอนจากการหยุดทำงานเพื่อสำรองข้อมูลไฟล์ลงในฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกทุกครั้งที่ทำการแก้ไข

คุณจำเป็นต้องใช้บริการสำรองข้อมูลที่สามารถบันทึกทันทุกการแก้ไขและทำงานในพื้นหลังไปพร้อมกันได้ เพื่อให้คุณมีสมาธิกับการสร้างสื่อให้ออกมาสมบูรณ์แบบ โซลูชันการสำรองข้อมูลออนไลน์อย่าง Dropbox Backup ที่มีการทำงานอยู่ตลอดเวลาจะอำนวยความสะดวกในด้านดังกล่าวนี้แก่คุณ

การสำรองข้อมูลออนไลน์ไม่เพียงยืดหยุ่นและปรับขนาดได้ แต่ยังใช้งานง่ายดายอย่างเหลือเชื่ออีกด้วย แต่ข้อหนึ่งที่ต้องคำนึงถึงอยู่เสมอก็คือ ความเร็วในการสำรองข้อมูลจะขึ้นอยู่กับความแรงและความเร็วของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกที่เชื่อมต่อกับแล็ปท็อปเพื่อใช้สำรองข้อมูลแบบออฟไลน์

การสำรองข้อมูลออฟไลน์คืออะไร

กลยุทธ์การสำรองข้อมูลออฟไลน์ไม่ใช้ซอฟต์แวร์หรือคลาวด์ ซึ่งแตกต่างจากการสำรองข้อมูลออนไลน์ แต่การสำรองข้อมูลประเภทนี้จะคัดลอกข้อมูลไปยังตำแหน่งที่สามารถเข้าถึงได้เมื่อคอมพิวเตอร์ไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ตำแหน่งเป้าหมายออฟไลน์อาจเป็นอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก USB หรือแม้แต่ DVD หรืออาจจะเป็นในอุปกรณ์เดียวกับข้อมูลต้นฉบับก็ได้ แต่อยู่ในพื้นที่แยกต่างหากที่สามารถเข้าถึงได้เมื่ออุปกรณ์ไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต

การสำรองข้อมูลออฟไลน์สามารถเรียกได้อีกอย่างว่า “การสำรองข้อมูลบนฮาร์ดไดรฟ์” และ “การสำรองข้อมูลแบบเคลื่อนย้ายได้” ทั้งนี้ มีการใช้คำเกี่ยวกับอุณหภูมิเพื่อเรียกการสำรองข้อมูลออฟไลน์ในลักษณะเดียวกับการสำรองข้อมูลออนไลน์ด้วย ได้แก่ “Cold Backup” หรือการสำรองข้อมูลแบบไม่สามารถแก้ไขได้ เนื่องจากการสำรองข้อมูลประเภทนี้จะดำเนินการเมื่อระบบออฟไลน์และไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลเพื่ออัพเดทได้

การสำรองข้อมูลออฟไลน์มีข้อดีและข้อเสียอย่างไรบ้าง

โชคดีที่ทุกวันนี้สื่อการสำรองข้อมูลออฟไลน์ส่วนใหญ่สามารถเคลื่อนย้ายได้ ไดรฟ์ USB และการ์ดหน่วยความจำเป็นอุปกรณ์ที่ค่อนข้างง่ายต่อการพกพาและเก็บแยกไว้ได้ จึงเหมาะอย่างยิ่งหากคุณชอบนำแล็ปท็อปไปใช้ทำงานในร้านกาแฟหรือห้องสมุด

คุณไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้ในขณะที่กำลังสำรองข้อมูลลงในสื่อออฟไลน์ จึงไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งนับว่าเป็นประโยชน์ แต่ก็อาจก่อให้เกิดปัญหาได้หากคุณสังเกตเห็นจุดที่พิมพ์ผิดในเอกสารขณะที่การสำรองข้อมูลอยู่ระหว่างดำเนินการ

วิธีการสำรองข้อมูลออฟไลน์จะไม่ได้รับผลกระทบเมื่อไฟกระชาก และไม่จำเป็นต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อใช้งาน ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม สิ่งที่กล่าวมานี้หมายความว่าข้อมูลของคุณจะไม่พร้อมใช้งานทุกที่หรือทุกเวลาตามต้องการ โดยคุณจะสามารถเข้าถึงได้เฉพาะเวลาที่มีอุปกรณ์สำรองข้อมูลแบบออฟไลน์อยู่กับตัวเท่านั้น

เนื่องจากเป็นอุปกรณ์เชิงกายภาพและไม่ใช่โซลูชันระยะไกลอย่างการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ อุปกรณ์สำรองข้อมูลแบบออฟไลน์จึงจำเป็นต้องมีตำแหน่งในการจัดเก็บที่ปลอดภัยเป็นของตัวเอง นอกจากนี้ อุปกรณ์สำรองข้อมูลแบบออฟไลน์ยังเสี่ยงที่จะได้รับความเสียหายจากสภาพแวดล้อม การชำรุดแตกหักโดยไม่ได้ตั้งใจ การโจรกรรม และการวางไว้ผิดที่ผิดทางซึ่งเกิดขึ้นเป็นปกติ (เราทุกคนเคยมีประสบการณ์นี้กันทั้งนั้น)

ไม่เพียงเท่านั้น การหยุดทำงานที่จำเป็นต่อการสำรองข้อมูลออฟไลน์ยังแสดงให้เห็นว่าวิธีนี้ไม่ใช่โซลูชันที่เหมาะสำหรับระบบที่จำเป็นต้องทำงานตลอดเวลา ในกรณีนี้ บริการสำรองข้อมูลบนคลาวด์อัตโนมัติอย่าง Dropbox Backup จะเหมาะสมกว่า

แม้กระทั่งสื่อการสำรองข้อมูลออฟไลน์ที่ล้ำหน้าที่สุดก็ยังมีโอกาสขัดข้องได้ง่ายๆ เมื่อเกิดเหตุการณ์ทั่วๆ ไปอย่างแก้วน้ำหรือถ้วยกาแฟหกใส่ จากที่กล่าวมา วิธีการแบบออฟไลน์ยังควรมีบทบาทในกลยุทธ์การสำรองข้อมูลของคุณ หากคุณต้องการการป้องกันการสูญหายของข้อมูลที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

ภาพเคลื่อนไหวแสดงกระบวนการสำรองข้อมูลใน Dropbox Backup

อย่ารอให้เกิดข้อผิดพลาด

Dropbox Backup ทำให้การสำรองข้อมูลไฟล์ของคุณไปยังคลาวด์โดยอัตโนมัตินั้นเป็นเรื่องง่าย เพื่อให้คุณสามารถกู้คืนอย่างรวดเร็วและราบรื่นได้ไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้นในชีวิตของคุณก็ตาม