Pencadangan online vs pencadangan offline: Apa bedanya?

Pernahkah Anda merasa takut setelah secara tidak sengaja menghapus file penting? Jika ya, setidaknya satu orang akan bersikeras Anda harus memiliki beberapa salinan cadangan online dan offline. Tapi apa artinya itu? Kami mengeksplorasi perbedaan antara pencadangan online dan offline dalam panduan ini.

Seseorang yang bekerja dengan laptop sambil memegang ponsel

Seberapa pun Anda berhati-hati dengan penyimpanan file, Anda tidak selalu dapat memprediksi kehilangan data. Itulah alasan memiliki proses pencadangan adalah salah satu cara paling efektif untuk melindungi data Anda dari kejadian tak terduga.

Idealnya, cobalah untuk mengikuti “aturan 3-2-1”:

  • Buat setidaknya tiga salinan data primer Anda
  • Simpan dua salinan ini dalam cadangan offline di perangkat lokal yang berbeda
  • Cadangkan satu salinan di luar lokasi di lokasi jarak jauh seperti awan

Tetapi mengapa mencadangkan data Anda sejak awal adalah hal yang penting? Apakah tidak cukup memiliki penyimpanan awan dan mengatur “simpan otomatis” di dokumen Anda?

Sebelum menyelami perbedaan antara strategi pencadangan online dan offline, mari kita mulai dengan penjelasan apa itu “cadangan” dan mengapa itu penting.

Ilustrasi ruangan dengan meja, meja kopi, dan tiga perangkat elektronik disorot dengan warna biru

Jadi mari kita mulai dengan dasar-dasarnya: apa yang dimaksud dengan “cadangan”?

Sederhananya, cadangan adalah salinan data fisik atau virtual yang disimpan di lokasi sekunder. Tujuan dari cadangan adalah untuk mengamankan data sehingga dapat dipulihkan jika file, folder, atau dokumen asli hilang atau tidak dapat digunakan lagi.

Seberapa sering Anda harus mencadangkan data Anda bergantung pada beberapa faktor. Hal ini termasuk seberapa sering data Anda direvisi, nilai data, dan waktu atau sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pencadangan.

Misalnya, jenis data yang harus Anda cadangkan secara teratur meliputi:

  • File gambar, video, dan musik
  • Email dan pesan
  • Dokumen (rahasia, pribadi, dan komersial)
  • Spreadsheet
  • Basis data (seperti catatan keuangan atau transaksi)

Pada dasarnya, Anda harus mencadangkan apa pun yang tidak mungkin diganti jika hilang, rusak, atau terjadi kesalahan.

Mengapa pencadangan itu penting?

Anda telah menghabiskan sepanjang hari untuk menyempurnakan bagian penting dari pekerjaan yang perlu dikirimkan ke klien besok. File sudah diperbaiki dan disempurnakan, hingga akhirnya selesai.

Anda akan menekan “Simpan”—kemudian komputer Anda rusak.

Ini adalah momen panik yang tidak ingin dialami oleh seorang profesional—terutama ketika Anda tahu bahwa Anda belum mencadangkan file. Dan sekarang file pekerjaan Anda mungkin benar-benar hilang.

Dengan metode online ataupun offline, pencadangan akan memberi Anda ketenangan pikiran dalam berbagai cara:

  • Pemulihan bencana—mencegah kehilangan data yang tidak dapat dipulihkan
  • Kepastian—kembali aktif dan beroperasi dengan cepat jika terjadi kesalahan
  • Fleksibilitas—banyak salinan data berarti Anda memiliki opsi jika satu salinan rusak atau gagal
  • Pengamanan data—arsipkan file yang mungkin Anda perlukan di masa mendatang, tetapi tidak perlu diakses rutin
  • Kelancaran bisnis—pencadangan mempermudah pemulihan informasi yang digunakan untuk mengelola hubungan dengan kolaborator, memantau umpan balik dan perubahan proyek, dan banyak lagi

Untuk memperkuat strategi keamanan siber, Anda harus mengirim salinan data ke lokasi pencadangan online dan offline. Namun, apa yang dimaksud dengan “pencadangan online” dan “pencadangan offline”? Dan apa berbedaan di antara keduanya?

Ilustrasi seseorang yang mengenakan kemeja merah melihat ponsel di sebelah meja dengan monitor dan keyboard

Apa itu pencadangan online?

Pencadangan online adalah sistem pengiriman salinan data ke lokasi jarak jauh menggunakan koneksi internet. Lokasi ini biasanya berupa server berbasis awan yang dihosting oleh layanan pihak ketiga. 

Anda dapat mengirim file tertentu ke awan untuk dicadangkan, atau mencadangkan seluruh sistem komputer Anda. Semua yang Anda cadangkan dengan penyedia layanan online akan dapat diakses melalui dasbor atau perangkat lunak layanan tersebut.

Layanan pencadangan awan membebankan biaya langganan kepada penggunanya, yang mencakup beberapa hal. Faktor-faktor seperti kapasitas yang dibutuhkan, skalabilitas, bandwidth, dan jumlah pengguna akan berkontribusi pada jumlah yang Anda bayar untuk layanan pencadangan awan.

File yang dipilih untuk pencadangan online akan dienkripsi sebelum dikirim ke server online penyedia Anda. Tindakan ini tidak hanya akan menjaga data Anda seaman mungkin, tetapi ini juga dapat dilakukan secara otomatis.

Pencadangan online juga dapat dikenal sebagai “pencadangan jarak jauh” atau “pencadangan di luar lokasi”. Anda juga dapat melihat proses ini disebut sebagai “cadangan panas”, yang berarti pencadangan terjadi saat data masih dapat diakses oleh pengguna.

Apa kelebihan dan kekurangan pencadangan online?

Layanan pencadangan online memastikan data dapat diakses dan dilindungi dari ancaman keamanan siber. Anda dapat mengakses file yang telah dicadangkan kapan saja atau di mana saja Anda membutuhkannya—bahkan di perangkat yang berbeda, termasuk ponsel dan tablet.

Misalnya Anda seorang pembuat konten dan melakukan banyak pekerjaan saat bepergian. Anda tidak dapat mengambil risiko menghentikan alur kerja untuk mencadangkan file ke hard drive eksternal setiap kali Anda melakukan pengeditan.

Anda memerlukan layanan pencadangan yang dapat mengikuti dan beroperasi di latar belakang sehingga Anda dapat fokus menyempurnakan media. Sifat solusi pencadangan online yang selalu aktif seperti Dropbox Backup akan memberi Anda kemudahan ini.

Pencadangan online tidak hanya fleksibel dan dapat diskalakan, tetapi juga sangat mudah digunakan. Namun, satu hal yang perlu diingat adalah kecepatan pencadangan bergantung pada seberapa kuat dan cepat koneksi internet Anda.

Hard drive eksternal yang terhubung ke laptop dan digunakan sebagai cadangan offline

Apa itu pencadangan offline?

Tidak seperti pencadangan online, strategi pencadangan offline tidak menggunakan perangkat lunak atau awan. Sebaliknya, jenis cadangan ini menyalin data ke lokasi yang dapat diakses saat komputer tidak memiliki koneksi internet.

Lokasi target offline dapat berupa perangkat keras fisik seperti hard drive eksternal, USB, atau bahkan DVD. Atau, mungkin di perangkat yang sama dengan data sumber tetapi di ruang terpisah yang dapat diakses saat perangkat tidak terhubung ke internet.

Pencadangan offline juga dikenal sebagai “cadangan lokal” dan “cadangan yang dapat dilepas”. Seperti pencadangan online, Anda dapat merujuk ke pencadangan offline dengan istilah suhu: “cadangan dingin”. Hal ini karena pencadangan jenis ini dilakukan pada saat sistem sedang offline dan data tidak dapat diakses untuk diperbarui.

Apa kelebihan dan kekurangan pencadangan offline?

Untungnya, sebagian besar media cadangan offline saat ini cukup mudah dibawa. Stik USB dan kartu memori sangat mudah dibawa dan disimpan—ideal jika Anda suka membawa laptop dan bekerja di kafe atau perpustakaan. 

Anda tidak dapat mengakses data saat sedang dicadangkan ke media offline, sehingga tidak dapat diubah. Hal ini mungkin bermanfaat, tetapi dapat menyebabkan masalah jika Anda melihat kesalahan ketik dalam dokumen saat pencadangan sedang berlangsung.

Metode pencadangan offline tidak akan terpengaruh oleh lonjakan daya, dan tidak memerlukan koneksi internet untuk beroperasi. Namun, ini berarti bahwa data Anda tidak tersedia kapan pun atau di mana pun Anda menginginkannya—Anda hanya dapat mengaksesnya bila Anda membawa perangkat tersebut.

Karena merupakan perangkat fisik dan bukan solusi jarak jauh seperti pencadangan awan, perangkat pencadangan offline memerlukan lokasi penyimpanan aman sendiri. Perangkat juga rentan terhadap kerusakan lingkungan, kerusakan yang tidak disengaja, pencurian, dan umumnya salah meletakkan (kita semua pernah merasakannya!)

Selain itu, waktu henti yang diperlukan untuk pencadangan offline menandakan ini bukan solusi ideal untuk sistem yang harus selalu aktif. Dalam hal ini, layanan pencadangan awan otomatis seperti Dropbox Backup akan lebih sesuai.

Bahkan media pencadangan offline paling canggih pun rentan terhadap kegagalan setelah terjadi peristiwa sederhana seperti segelas air atau secangkir kopi yang tumpah. Dengan demikian, metode offline tetap harus berperan dalam strategi pencadangan Anda jika Anda menginginkan perlindungan terhadap kehilangan data yang paling kuat.

Animasi proses pencadangan di Dropbox Backup

Jangan menunggu sampai terjadi sesuatu

Dropbox Backup memudahkan Anda mencadangkan file ke awan secara otomatis, sehingga Anda dapat dengan cepat dan lancar memulihkan diri dari apa pun yang Anda hadapi.

Lanjutkan tepat di bagian terakhir yang Anda tinggalkan.

Ketahui lebih lanjut tentang Dropbox Backup