Copia de seguridad online vs. offline: ¿cuál es la diferencia?

Eliminar un archivo importante sin querer puede ser un quebradero de cabeza. ¿Alguna vez te ha pasado? Si es así, seguro que al menos una persona te ha recordado que deberías tener una copia de seguridad online y otra offline.¿A qué se refería? En esta guía, exploramos las diferencias entre las copias de seguridad online y las offline.

Persona trabajando con un portátil mientras sostiene un teléfono móvil

Por mucho cuidado que tengas al guardar tus archivos, nunca sabrás cuándo puedes perderlos. Por eso, contar con un sistema de copias de seguridad es una de las formas más eficaces de proteger los datos ante imprevistos.

La mejor estrategia es seguir la “regla 3-2-1”:

  • Crea al menos tres copias de los datos principales.
  • Guarda dos de esas copias de forma offline (en diferentes dispositivos locales sin conexión).
  • Haz copias de seguridad de una de las copias en una ubicación remota, en la nube.

Para empezar, ¿por qué es tan importante hacer una copia de seguridad de los datos? ¿No basta con tener almacenamiento en la nube y que los documentos se guarden automáticamente?

Antes de ver en detalle las diferencias entre las copias de seguridad online y las offline, explicaremos qué es una copia de seguridad y por qué es tan importante tener una.

Ilustración de una habitación en la que hay un escritorio, una mesa baja y tres dispositivos electrónicos resaltados en azul

Primero lo básico: ¿qué es una copia de seguridad?

En pocas palabras, una copia de seguridad es una copia de datos físicos o virtuales que se almacena en una ubicación secundaria. El objetivo de hacer una copia de seguridad es conservar los datos para poder recuperarlos si el archivo, la carpeta o los documentos originales se pierden o no se pueden usar ni acceder a ellos.

Con qué frecuencia deberás hacer copias de seguridad dependerá de muchos factores, cómo cada cuánto tiempo revises los datos, el valor que tengan y el tiempo y los recursos necesarios para hacer las copias.

Por ejemplo, estos son algunos tipos de datos de los que deberías hacer copias de seguridad habitualmente:

  • archivos de imagen, vídeo y música
  • correos y mensajes
  • documentos (confidenciales, personales y comerciales)
  • hojas de cálculo
  • bases de datos (por ejemplo, registros financieros o de transacciones)

Básicamente, deberías hacer copias de seguridad de todo lo que sea irreemplazable en caso de que se pierda o dañe.

¿Por qué son tan importantes las copias de seguridad?

Has pasado todo un día retocando un trabajo que tienes que entregar a un cliente al día siguiente. Después de muchos cambios, tienes la versión perfecta.

Cuando estás a punto de guardarla, el ordenador se bloquea.

Es una situación de estrés que cualquier profesional preferiría ahorrarse, sobre todo si sabe que no tiene ninguna copia de seguridad. En tal caso, puede que el trabajo se haya perdido para siempre.

Tanto si eliges hacer copias online como si prefieres hacerlas offline, tendrás mucha más tranquilidad:

  • Recuperación en caso de incidentes: evita perder los datos para siempre.
  • Garantías: recupera tus cosas rápido si algo sale mal.
  • Flexibilidad: tener varias copias de los datos te dará más opciones si una copia está dañada o da error.
  • Conservación de los datos: podrás archivar el contenido que quizás necesites en un futuro.
  • Continuidad del negocio: las copias de seguridad ayudan a recuperar información que se usa para gestionar las relaciones con los colaboradores, supervisar los comentarios y los cambios de proyectos, etc.

Si quieres reforzar tu estrategia de ciberseguridad, envía copias de los datos a ubicaciones secundarias online y offline. Pero ¿qué significan “copia de seguridad online” y “copia de seguridad offline”? ¿Qué diferencias hay entre las dos opciones?

Ilustración de una persona con una camisa roja y mirando un móvil junto a un escritorio en el que hay un monitor y un teclado

¿Qué es una copia de seguridad online?

Una copia de seguridad online es un sistema que consiste en enviar copias de los datos a ubicaciones remotas mediante una conexión a Internet. A menudo, estas ubicaciones son servidores en la nube alojados por servicios de terceros. 

Puedes enviar archivos concretos o todo un sistema informático. Todo el contenido que cuente con una copia de seguridad en un proveedor de servicios online estará disponible en el panel o software del servicio en cuestión.

Los servicios de copia de seguridad en la nube cobran una tarifa de suscripción a sus usuarios por varios conceptos. Factores como la capacidad necesaria, la posibilidad de ampliación o reducción, el ancho de banda y el número de usuarios influirán en el importe que tendrás que pagar por usar un servicio de este tipo.

Los archivos que selecciones para una copia de seguridad online se cifrarán antes de enviarse a los servidores online del proveedor. Esto, además de mantener los datos lo más seguros posible, también puede hacerse automáticamente.

La copia de seguridad online también se conoce como “copia de seguridad remota” o “copia de seguridad externa”; a veces, este proceso también se llama “copia de seguridad en caliente” o “copia de seguridad dinámica” en referencia a que la copia tiene lugar mientras los datos siguen estando disponibles para los usuarios.

¿Cuáles son las ventajas y los inconvenientes de las copias de seguridad online?

Los servicios de copia de seguridad online garantizan que los datos estén disponibles y protegidos frente a ciberamenazas. Podrás acceder a los archivos de los que hayas hecho copia de seguridad en cualquier momento y desde donde tú quieras, incluso desde varios dispositivos, como móviles y tablets.

Imagina que te dedicas a crear contenido y que pocas veces trabajas en una ubicación fija. No te interesa tener que parar a hacer copias de seguridad de los archivos en discos duros externos cada vez que editas algo.

Necesitas un servicio de copia de seguridad que sea capaz de funcionar en segundo plano mientras te centras en crear el mejor contenido. El hecho de que las soluciones de copia de seguridad online —como Dropbox Backup— siempre estén funcionando es muy cómodo.

Además de ser una opción flexible y que se adapta a tus necesidades, es muy fácil de usar. Aunque debes tener algo en cuenta: el tiempo que se tarda en hacer una copia de seguridad dependerá de la calidad y velocidad de tu conexión a Internet.

Disco duro externo conectado a un portátil y usado como backup offline

¿Qué es una copia de seguridad offline?

A diferencia de las copias de seguridad online, las copias de seguridad offline no requieren ni software ni la nube. Con este tipo de copia de seguridad, los datos se copian a una ubicación que está disponible aunque el ordenador no tenga conexión a Internet.

La ubicación offline de estas copias puede ser un hardware físico, como un disco duro externo, una unidad USB o incluso un DVD. También se pueden encontrar en el mismo dispositivo que los datos de origen, pero en un espacio diferenciado que esté disponible aunque el dispositivo no esté conectado a Internet.

La copia de seguridad offline también se conoce como “copia de seguridad local” y “copia de seguridad extraíble”. Como en el caso de la copia de seguridad online, también podemos referirnos a esta opción en términos relacionados con la temperatura: “copia de seguridad en frío”. Esto se debe a que este tipo de copia de seguridad se hace cuando el sistema está desconectado y los datos no se pueden editar porque no están disponibles.

¿Cuáles son las ventajas y los inconvenientes de las copias de seguridad offline?

Por suerte, la mayoría de los medios para las copias de seguridad offline actuales son bastante fáciles de transportar. Las unidades USB y tarjetas de memoria se pueden llevar fácilmente de un lado a otro, lo que resulta ideal para trabajar con un portátil en una cafetería o biblioteca. 

No se puede acceder a los datos mientras se están copiando a un medio offline, por lo que no se podrán editar. Esto puede ser bueno, pero también puede provocar problemas si, por ejemplo, detectas un error ortográfico en un documento mientras se está haciendo una copia de seguridad.

Al realizar copias de seguridad offline, estas no se ven afectadas por subidas de tensión ni necesitan una conexión a Internet, pero los datos no estarán disponibles en todo momento: solo podrás acceder a ellos cuando tengas el dispositivo en cuestión.

Estamos hablando de dispositivos físicos —en lugar de soluciones remotas como la copia de seguridad en la nube—, por lo que necesitarán una ubicación de almacenamiento segura. Además, son vulnerables a los daños ambientales, las roturas accidentales y los robos, y muchas veces se pierden (le puede pasar a cualquiera).

Otro aspecto que hay que tener en cuenta es que necesitan tiempo de inactividad, por lo que no son la solución ideal para sistemas que deban estar funcionando sin interrupciones. Para esos casos, un servicio de copia de seguridad en la nube automática como Dropbox Backup es una opción mucho mejor.

Incluso los medios más avanzados para realizar copias de seguridad offline pueden estropearse en situaciones tan simples como que se derrame un vaso de agua o una taza de café. Dicho esto, si buscas la mejor protección frente a la pérdida de datos, los métodos offline deberán formar parte de tu estrategia de copia de seguridad.

Animación del proceso de copia de seguridad de Dropbox Backup

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