Nie zawsze można przewidzieć utratę danych – nawet jeśli zachowujesz szczególną ostrożność podczas zapisywania i przechowywania plików. Właśnie dlatego wdrożenie procesu tworzenia kopii zapasowych jest jednym z najskuteczniejszych sposobów ochrony danych przed nieoczekiwanymi zdarzeniami.
Najlepiej jest postępować zgodnie z „zasadą 3-2-1”:
- utwórz co najmniej trzy kopie najważniejszych danych,
- zachowaj dwie z tych kopii offline na różnych urządzeniach lokalnych,
- a jedną w lokalizacji zdalnej, np. w chmurze.
Dlaczego tworzenie kopii zapasowych danych jest tak ważne? Czy nie wystarczy korzystać z funkcji przechowywania dokumentów w chmurze i ich automatycznego zapisywania?
Zanim zajmiemy się różnicami między strategiami tworzenia kopii zapasowych online i offline, wyjaśnijmy, czym jest kopia zapasowa i dlaczego jest ważna.
Zacznijmy więc od podstaw: co oznacza termin „kopia zapasowa”?
Mówiąc najprościej, kopia zapasowa to kopia danych fizycznych lub wirtualnych, która jest przechowywana w innym miejscu. Celem tworzenia kopii zapasowych jest zachowanie danych, aby można je było odzyskać, jeśli oryginalny plik, folder lub dokument zostaną utracone lub nie będą już nadawać się do użytku.
To, jak często należy tworzyć kopie zapasowe danych, zależy od kilku czynników. Należą do nich: częstotliwość aktualizacji danych, wartość danych oraz czas i zasoby potrzebne do wykonania kopii zapasowej.
Na przykład dane, których kopie zapasowe należy wykonywać regularnie, obejmują:
- zdjęcia, filmy i pliki muzyczne;
- e-maile i wiadomości;
- dokumenty (poufne, osobiste i handlowe);
- arkusze kalkulacyjne;
- bazy danych (np. rekordy finansowe lub transakcyjne).
Zasadniczo należy tworzyć kopie zapasowe wszystkich danych, których nie da się zastąpić w przypadku utraty lub uszkodzenia.
Dlaczego kopie zapasowe są ważne?
Przez cały dzień dopracowujesz ważny projekt, który jutro musisz dostarczyć klientowi. Udało Ci się go udoskonalić i wreszcie jest gotowy.
Gdy masz już kliknąć „Zapisz”, komputer nagle się zawiesza.
To moment paniki, którego nie chce doświadczyć żaden specjalista – zwłaszcza, gdy wiesz, że nie masz kopii zapasowej swojego pliku. Teraz możesz stracić całą swoją pracę.
Niezależnie od tego, czy wybierzesz metodę online czy offline, tworzenie kopii zapasowych zapewni Ci spokój ducha na wiele sposobów:
- Odzyskiwanie po awarii – pozwala zapobiec nieodwracalnej utracie danych.
- Niezawodność – umożliwia szybki powrót do pracy, jeśli coś pójdzie nie tak.
- Elastyczność – wiele kopii danych oznacza, że w przypadku uszkodzenia lub awarii jednej z nich istnieje wiele rozwiązań.
- Zachowywanie danych – umożliwia archiwizowanie plików, które mogą być potrzebne w przyszłości, ale do których nie jest potrzebny regularny dostęp.
- Ciągłość biznesowa – kopie zapasowe ułatwiają odzyskiwanie informacji używanych m.in. do zarządzania relacjami ze współpracownikami czy monitorowania opinii i zmian w projektach.
Aby wzmocnić strategię cyberbezpieczeństwa, należy zapisywać kopie danych zarówno online, jak i offline. Co jednak rozumiemy przez pojęcia „kopia zapasowa online” i „kopia zapasowa offline”? Jak wygląda ich porównanie i czym się różnią?
Co to jest kopia zapasowa online?
Kopia zapasowa online to mechanizm polegający na wysyłaniu kopii danych do lokalizacji zdalnych za pośrednictwem połączenia internetowego. Lokalizacje te to często serwery w chmurze udostępniane jako usługi przez firmy zewnętrzne.
Możesz wysłać określone pliki do chmury w celu wykonania kopii zapasowej lub wykonać kopię zapasową całego komputera. Wszystkie kopie zapasowe, które tworzysz za pomocą usługi online, będą dostępne za pośrednictwem panelu nawigacyjnego lub oprogramowania tej usługi.
Za usługi tworzenia kopii zapasowych w chmurze użytkownicy płacą subskrypcję, która obejmuje różne funkcje. Czynniki takie jak wymagana pojemność, skalowalność, przepustowość i liczba użytkowników wpływają na kwotę, jaką trzeba zapłacić za usługę tworzenia kopii zapasowych w chmurze.
Pliki wybrane do wykonania kopii zapasowej online zostaną zaszyfrowane przed wysłaniem ich na serwery online Twojego usługodawcy. Dzięki temu Twoje dane będą nie tylko maksymalnie zabezpieczone, ale również chronione automatycznie.
Kopia zapasowa online określana jest też jako „zdalna kopia zapasowa” lub „kopia zapasowa poza siedzibą”. Możesz też spotkać się z określeniem „gorąca kopia zapasowa” (ang. hot backup), ponieważ jest ona wykonywana na bieżąco, gdy dane są cały czas dostępne dla użytkowników.
Jakie są zalety i wady kopii zapasowej online?
Usługi tworzenia kopii zapasowych online zapewniają dostęp do danych i chronią je przed cyberzagrożeniami. Po wykonaniu kopii zapasowej możesz uzyskiwać dostęp do plików w dowolnym miejscu i czasie – nawet na różnych urządzeniach (w tym na telefonach i tabletach).
Załóżmy, że jesteś twórcą treści i dużo pracujesz w podróży. Jeśli przy każdej wprowadzanej zmianie będziesz musieć zapisywać kopię zapasową plików na zewnętrznym dysku twardym, możesz szybko zgubić rytm pracy – to zbyt duże ryzyko.
Potrzebujesz usługi tworzenia kopii zapasowych, która dotrzyma Ci kroku i będzie działać w tle, co pozwoli Ci skupić się na doskonaleniu multimediów. Ten komfort zapewni Ci zawsze dostępne rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych online takie jak Dropbox Backup.
Kopie zapasowe online są nie tylko elastyczne i skalowalne, ale też niewiarygodnie proste w użyciu. Należy jednak pamiętać, że szybkość tworzenia kopii zapasowych zależy od tego, jak wydajne i szybkie jest połączenie internetowe.
Co to jest kopia zapasowa offline?
W przeciwieństwie do kopii zapasowych online strategia tworzenia kopii zapasowych offline nie wykorzystuje oprogramowania ani chmury. W tym przypadku dane są kopiowane do lokalizacji, która jest dostępna, gdy komputer nie ma połączenia z Internetem.
Lokalizacją docelową offline może być nośnik fizyczny, taki jak zewnętrzny dysk twardy, dysk USB czy nawet płyta DVD. Może też ona znajdować się na tym samym urządzeniu, co dane źródłowe, ale w oddzielnej przestrzeni, która jest dostępna, gdy urządzenie nie jest połączone z Internetem.
Kopie zapasowe offline są również nazywane „kopiami lokalnymi” lub „kopiami wymiennymi”. Podobnie jak w przypadku kopii zapasowej online, na wersję offline również powstało określenie odnoszące się do temperatury: „zimna kopia zapasowa” (ang. cold backup). Wzięło się ono stąd, że ten rodzaj kopii zapasowej jest wykonywany, gdy system znajduje się w trybie offline i w trakcie nie można modyfikować danych.
Jakie są zalety i wady kopii zapasowej offline?
Na szczęście większość nośników wykorzystywanych do tworzenia kopii zapasowych offline można obecnie łatwo przenosić. Szczególnie łatwe do przenoszenia i przechowywania są pendrive'y i karty pamięci – to idealne rozwiązanie, jeśli lubisz zabierać ze sobą laptopa i pracować w kawiarni lub bibliotece.
Podczas tworzenia kopii zapasowej na nośniku offline nie masz dostępu do swoich danych, więc nie można ich zmienić. Może to być korzystne, ale może też powodować problemy, jeśli podczas tworzenia kopii zapasowej zauważysz literówkę w dokumencie.
Na metody tworzenia kopii zapasowych offline nie mają wpływu przepięcia sieci elektrycznej i nie wymagają one połączenia z Internetem. Oznacza to jednak, że dane nie są dostępne w dowolnym miejscu i czasie – dostęp do nich jest możliwy tylko wtedy, gdy masz przy sobie nośnik.
Ponieważ są to urządzenia fizyczne, a nie rozwiązania zdalne (takie jak kopie zapasowe w chmurze), nośniki kopii zapasowych offline muszą być przechowywane w bezpiecznym i specjalnie do tego przeznaczonym miejscu. Są one również narażone na środowiskowe i przypadkowe uszkodzenia, kradzież, a także na zgubienie (wszyscy to znamy!).
Ponadto tworzenie kopii zapasowych offline wiąże się z przestojami, co oznacza, że nie jest to idealne rozwiązanie w przypadku systemów, które muszą być dostępne cały czas. Wtedy lepiej sprawdzi się usługa automatycznego tworzenia kopii zapasowych w chmurze, np. Dropbox Backup.
Nawet najbardziej zaawansowane nośniki kopii zapasowych offline mogą łatwo ulec awarii, np. wskutek rozlania wody lub przewrócenia filiżanki kawy. Mimo to metody offline powinny nadal odgrywać rolę w Twojej strategii tworzenia kopii zapasowych, jeśli chcesz uzyskać jak najlepszą ochronę przed utratą danych.
Nie czekaj, aż coś pójdzie nie tak
Dropbox Backup ułatwia automatyczne tworzenie kopii zapasowych plików w chmurze, dzięki czemu możesz szybko i płynnie odzyskać dane w awaryjnej sytuacji.