尽管您在保存和存储文件时可能会格外小心，但您无法时刻预测数据的丢失。这就是为什么制定备份流程是保护您的数据免受意外事件影响的一种最有效方法。
理想情况下，尽量遵循“3-2-1 规则”：
- 至少创建三份原始数据副本
- 在不同本地设备上以离线备份的方式存储其中两份副本
- 在云端等远程位置异地备份一份副本
但为什么首先备份数据如此重要？在文档上设置云存储和“自动保存”还不够吗？
在深入探讨在线备份和离线备份策略之间的区别前，我们先解释一下“备份”是什么及其重要的原因。
那么，让我们从基础知识开始：“备份”是什么意思？
简而言之，备份是存储在辅助位置的物理或虚拟数据的副本。备份的目的是保存数据，以便在原始文件、文件夹或文档丢失或不再可用时可以恢复数据。
数据备份频率取决于几个因素。其中包括数据修改频率、数据价值以及执行备份所需的时间或资源。
例如，应定期备份的数据类型包括：
- 图片、视频和音乐文件
- 电子邮件和消息
- 文档（机密、个人和商业）
- 电子表格
- 数据库（如财务或交易记录）
基本而言，您应该备份任何在丢失、受损或损坏时无法替换的内容。
为什么备份很重要？
您已花费一整天时间对一项重要工作进行仔细修订，这项工作明天就要交付给客户。经过调整和完善，现在它终于至臻至美。
您正要按下“保存”键，然后您的电脑死机了。
这是任何专业人士都不想经历的恐慌时刻，尤其是当您知道自己没有备份文件时。而现在您的工作资料可能会完全丢失。
无论您选择在线备份还是离线备份，备份均会以多种方式让您高枕无忧：
- 灾难恢复—防止数据的不可逆丢失
- 安心保证—如果真的出现问题，可快速恢复并运行
- 灵活性—多个数据副本意味着，如果一份副本损坏或故障，您还有其他选择
- 数据保存—存档将来可能需要但无需定期访问的文件
- 业务连续性—通过备份，可以更轻松地恢复用于管理与协作者的关系、监控项目反馈和更改等方面的信息
为加强您的网络安全策略，您应该将数据副本发送至在线备份和离线备份位置。但我们所说的“在线备份”和“离线备份”是什么意思呢？它们如何比较或区别？
什么是在线备份？
在线备份是使用互联网连接将数据副本发送至远程位置的系统。这些位置通常是由第三方服务托管的基于云的服务器。
您可以将特定文件发送至云端进行备份，也可以备份您的整个电脑系统。您通过在线服务提供商备份的所有内容均可通过该服务的仪表板或软件进行访问。
云备份服务会向用户收取订阅费用，其中包括几项内容。所需容量、可扩展性、带宽和用户数量等因素均会影响您为云备份服务支付的费用。
选用于在线备份的文件在发送至提供商的在线服务器之前进行加密。这不仅会使您的数据尽可能安全，而且这也可以自动完成。
在线备份也可称为“远程备份”或“异地备份”。您也可以将该过程称为“热备份”，意即备份发生在用户仍可以访问数据的情况下。
在线备份的优缺点有哪些？
在线备份服务确保数据可访问并免受网络安全威胁。您可以随时随地访问已备份文件—即使是在不同设备上，包括手机和平板电脑。
假设您是内容创建者，并在四处奔波的情况进行大量工作。您不能肆意中断进度，以在每次进行编辑时都停下来将文件备份到外置硬盘驱动器。
您需要一个可以在后台同步运行的备份服务，以便您可以专注于完善您的媒体工作。Dropbox Backup 等在线备份解决方案的始终在线特性将为您带来这种便利。
在线备份不仅灵活、可扩展，而且使用起来也非常简单。但是，要记住的一点是，备份速度取决于您的互联网连接的信号强度和速度。
什么是离线备份？
不同于在线备份，离线备份策略不使用软件或云。相反，该类型的备份将数据复制到电脑没有互联网连接时可以访问的位置。
离线目标位置可以是物理硬件，例如外置硬盘驱动器、USB，甚至是 DVD。或者，它可能与源数据位于同一设备上，但在设备未连接到互联网时可访问的单独空间中。
离线备份也称为“本地备份”和“可移动备份”。像在线备份一样，就温度而言，可以将离线备份称为：“冷备份”。这是因为该类型的备份在系统离线且无法访问数据以进行更新时执行。
离线备份的优缺点有哪些？
幸运的是，如今大多数离线备份媒体都非常便于携带。U 盘和存储卡特别易于随身携带和放置—如果您喜欢带着笔记本电脑去咖啡馆或图书馆工作，这是理想的选择。
在将数据备份到离线媒体时，您无法访问数据，因此无法更改。这可能是有利的，但如果您在备份过程中发现文档中有错字，则可能会导致问题。
离线备份方法不受电涌的影响，且无需互联网连接即可工作。然而，这确实意味着无法随时随地访问您的数据，您仅在随身携带离线备份设备时才可访问这些数据。
因为它们是物理设备，而不是像云备份那样的远程解决方案，所以离线备份设备需要自身的安全存放位置。它们还易遭受环境破坏、意外破损、盗窃，以及常常会被放错地方（我们都有过这样的经历！）
此外，离线备份所需的停机时间意味着对于需要一直运行的系统而言，这不是个理想的解决方案。在这种情况下，像 Dropbox Backup 这样的自动云备份服务会更合适。
即使是最先进的离线备份媒体也容易在打翻一杯水或一杯咖啡这样简单的事情之后发生故障。话虽如此，如果您希望对数据丢失提供最强大的保护，离线方法仍应在您的备份策略中发挥作用。
不要等到出现问题才追悔莫及
Dropbox Backup 让您可以轻松地将文件自动备份到云端，这样您就可以快速、平稳地从生活中遇到的任何问题中恢复过来。