就算您竭盡所能，小心翼翼儲存及存放檔案，但您還是無法預期是否會丟失資料。所以準備好備份流程，是保護資料免受意外事件危害的有效方法之一。
理想情況下，請嘗試依循「3-2-1 規則」
- 為最重要的資料建立至少三份複本
- 將其中兩份複本儲存成離線備份，存放至不同本機裝置
- 異地備份一份複本至遠端位置，例如雲端
不過為什麼首先備份資料很重要？難道文件的雲端儲存及「自動儲存」設定還不夠嗎？
在我們深入了解線上及離線備份策略的不同前，請容我們先說明什麼是「備份」，以及備份如此重要的原因。
讓我們從基本概念開始：什麼是「備份」？
簡單來說，備份資料就是儲存在第二位置的實體或虛擬資料複本。備份的目的就是保存資料，萬一原檔案、資料夾或文件丟失或不能再使用時，就能將資料還原。
備份資料的頻率取決於一些因素，包括您修改資料的頻率、資料的價值，以及備份需要的時間或資源。
舉例來說，您應該定期備份的資料種類包括：
- 圖片、影片和音樂檔案
- 電子郵件和訊息
- 文件 (機密、私人，和商業)
- 試算表
- 資料庫 (如財務或交易紀錄)
基本上，您應該備份那些丟失損壞或損毀後，也無法取代的資料。
備份為什麼這麼重要？
您花了一整天調整要傳給客戶的重要工作內容，而檔案經過調整和完善後，終於達到完美狀態。
就在您就要按下 [儲存] 時，電腦當機了。
專業人士都不會想經歷讓這種驚慌時刻，尤其當您知道自己還沒備份檔案時更是如此，而現在您的工作檔案可能都已付諸流水。
不論您選擇的是線上或離線備份方式，都可透過多種方式讓自己安心無虞：
- 災難還原：防止不可逆的資料丟失
- 無須擔心：發生問題時，可以快速取得備份資料並離開
- 彈性十足：萬一其中一份複本受損或發生問題時，只要有多份資料複本，您就還能有其他選項
- 資料保存：封存未來可能有需要但不需定期存取的檔案
- 企業延續性：備份作業讓資料還原更簡單，無論是用來管理協作者關係，還是監督專案意見及變更等資訊，都能輕鬆還原
為了強化您的網路安全策略，請務必將資料傳到線上與離線的備份位置。不過我們指的「線上備份」和「離線備份」到底是什麼？兩者又有何不同之處？
什麼是線上備份？
線上備份就是使用網際網路連線，將資料複本傳送至遠端位置的系統。這些位置通常是由第三方服務代管的雲端伺服器。
您可以將特定檔案傳送至雲端備份，或是將整個電腦系統備份起來。所有您透過線上服務供應商備份的資料，都能在該服務的資訊主頁或軟體看到。
雲端備份服務有部分功能，需要向使用者收取訂閱方案費用。所需容量、可擴充性、頻寬和使用者數量，都會是決定雲端備份服務費用的因素。
獲選線上備份的檔案在傳送至您的供應商線上伺服器前，會先進行加密。這項動作不但能盡量保護資料安全，還會自動執行。
線上備份也可以稱為「遠端備份」或「異地備份」。您可能也看到有人稱這個流程為「熱備份」，也就是在使用者還可取得資料時備份。
線上備份有哪些優點和缺點？
線上備份服務可確保資料隨手可得，同時能保護備份檔案免受網路安全威脅的危害。您在需要時，隨時隨地都可存取備份檔案，甚至透過手機和平板電腦等不同裝置存取，也都沒問題。
假設您是一位內容創作者，有很多工作正在如火如荼進行中。您沒有辦法每次編輯就得中斷工作流程，停下來並將檔案備份至外接硬碟。
您需要備份服務，讓資料可以持續跟進並在背景運作，進而讓您可以集中注意力用心製作您的媒體。全天候待命的線上備份解決方法，如Dropbox Backup，就能提供您這樣的簡便。
線上備份不僅富有彈性且可擴充，而且超乎想像地易於使用，但請銘記一件事，備份速度取決於您的網際網路連線是否夠強夠快。
什麼是離線備份？
離線備份策略與線上備份不同，不會使用到軟體或雲端，而是將資料備份至一個電腦即使沒有網際網路連線也能存取的位置。
離線目標位置可能是實體硬體，如外接硬碟、USB 或甚至是 DVD。離線備份資料可能也會和來源資料一樣放在相同裝置，但即使裝置沒有網際網路連線，也能透過其他空間存取。
離線備份也稱為「本機備份」和「抽取式磁碟備份」。就像是線上備份一樣，您也可以用溫度將離線備份稱為「冷備份」。這是因為這種備份類型是在系統離線，且資料無法存取更新時執行。
離線備份有哪些優點和缺點？
幸好，目前大部分離線備份媒體都很容易攜帶。USB 隨身碟和記憶卡就特別容易攜帶在身上和身邊，如果您想帶著筆電到咖啡廳或圖書館工作，這兩種媒體就是理想的選擇。
您無法在資料備份至離線媒體時存取資料，所以備份資料無法變更。雖然這種情況可能有好處，但如果您在備份時，發現文件中有拼寫錯誤，就可能會很麻煩。
離線備份方法不會受到電壓突波的干擾，不需網際網路連線也能運作。不過這也代表您無法在需要時隨時隨地存取資料，只能在身邊有離線備份裝置時才能存取資料。
因為離線備份裝置是實體裝置，不是如雲端備份的遠端解決方法，所以您會需要自己的安全儲存空間位置。離線裝置也很容易受到環境傷害、意外破壞、遭竊或是遭遇隨手亂放的情況 (我們都有過這種經驗)。
此外，離線備份需要停機才能進行，而這對於需要隨時待命的系統來說，也就不是個理想的解決方法。在這種情況下，自動雲端備份服務，如 Dropbox Backup，就會非常適合您。
就算是最先進的離線備份媒體也逃不過一些失誤，如打翻水或咖啡這種容易發生的小意外。不過即便如此，如果您希望能夠以最強大的保護力，防止資料丟失，則您的備份策略中還是應該包含離線備份。
別等到出現問題才採取行動
Dropbox Backup 讓您輕鬆將檔案自動備份至雲端，無論發生什麼意外，都能快速順利地還原資料。