線上備份與離線備份有什麼不同?

您是否曾經意外刪除重要檔案,因而感到擔心害怕?若是如此,一定有人會建議您在線上和離線都要備有備份資料複本。不過這代表什麼?我們將在這份指南中,探索線上和離線備份的不同。

一個人使用筆電工作時,同時拿著手機

就算您竭盡所能,小心翼翼儲存及存放檔案,但您還是無法預期是否會丟失資料。所以準備好備份流程,是保護資料免受意外事件危害的有效方法之一。

理想情況下,請嘗試依循「3-2-1 規則

  • 為最重要的資料建立至少三份複本
  • 將其中兩份複本儲存成離線備份,存放至不同本機裝置
  • 異地備份一份複本至遠端位置,例如雲端

不過為什麼首先備份資料很重要?難道文件的雲端儲存及「自動儲存」設定還不夠嗎?

在我們深入了解線上及離線備份策略的不同前,請容我們先說明什麼是「備份」,以及備份如此重要的原因。

示意圖中的房間裡有辦公桌、咖啡桌和三部以藍色凸顯出來的電子裝置

讓我們從基本概念開始:什麼是「備份」?

簡單來說,備份資料就是儲存在第二位置的實體或虛擬資料複本。備份的目的就是保存資料,萬一原檔案、資料夾或文件丟失或不能再使用時,就能將資料還原。

備份資料的頻率取決於一些因素,包括您修改資料的頻率、資料的價值,以及備份需要的時間或資源。

舉例來說,您應該定期備份的資料種類包括:

  • 圖片、影片和音樂檔案
  • 電子郵件和訊息
  • 文件 (機密、私人,和商業)
  • 試算表
  • 資料庫 (如財務或交易紀錄)

基本上,您應該備份那些丟失損壞或損毀後,也無法取代的資料。

備份為什麼這麼重要?

您花了一整天調整要傳給客戶的重要工作內容,而檔案經過調整和完善後,終於達到完美狀態。

就在您就要按下 [儲存] 時,電腦當機了。

專業人士都不會想經歷讓這種驚慌時刻,尤其當您知道自己還沒備份檔案時更是如此,而現在您的工作檔案可能都已付諸流水。

不論您選擇的是線上或離線備份方式,都可透過多種方式讓自己安心無虞:

  • 災難還原:防止不可逆的資料丟失
  • 無須擔心:發生問題時,可以快速取得備份資料並離開
  • 彈性十足:萬一其中一份複本受損或發生問題時,只要有多份資料複本,您就還能有其他選項
  • 資料保存:封存未來可能有需要但不需定期存取的檔案
  • 企業延續性:備份作業讓資料還原更簡單,無論是用來管理協作者關係,還是監督專案意見及變更等資訊,都能輕鬆還原

為了強化您的網路安全策略,請務必將資料傳到線上與離線的備份位置。不過我們指的「線上備份」和「離線備份」到底是什麼?兩者又有何不同之處?

一個穿著紅色襯衫的人在有螢幕和鍵盤的辦公桌旁看著手機

什麼是線上備份?

線上備份就是使用網際網路連線,將資料複本傳送至遠端位置的系統。這些位置通常是由第三方服務代管的雲端伺服器。

您可以將特定檔案傳送至雲端備份,或是將整個電腦系統備份起來。所有您透過線上服務供應商備份的資料,都能在該服務的資訊主頁或軟體看到。

雲端備份服務有部分功能,需要向使用者收取訂閱方案費用。所需容量、可擴充性、頻寬和使用者數量,都會是決定雲端備份服務費用的因素。

獲選線上備份的檔案在傳送至您的供應商線上伺服器前,會先進行加密。這項動作不但能盡量保護資料安全,還會自動執行。

線上備份也可以稱為「遠端備份」或「異地備份」。您可能也看到有人稱這個流程為「熱備份」,也就是在使用者還可取得資料時備份。

線上備份有哪些優點和缺點?

線上備份服務可確保資料隨手可得,同時能保護備份檔案免受網路安全威脅的危害。您在需要時,隨時隨地都可存取備份檔案,甚至透過手機和平板電腦等不同裝置存取,也都沒問題。

假設您是一位內容創作者,有很多工作正在如火如荼進行中。您沒有辦法每次編輯就得中斷工作流程,停下來並將檔案備份至外接硬碟。

您需要備份服務,讓資料可以持續跟進並在背景運作,進而讓您可以集中注意力用心製作您的媒體。全天候待命的線上備份解決方法,如Dropbox Backup,就能提供您這樣的簡便。

線上備份不僅富有彈性且可擴充,而且超乎想像地易於使用,但請銘記一件事,備份速度取決於您的網際網路連線是否夠強夠快。

連接至筆電並用來進行離線備份的外接硬碟

什麼是離線備份?

離線備份策略與線上備份不同,不會使用到軟體或雲端,而是將資料備份至一個電腦即使沒有網際網路連線也能存取的位置。

離線目標位置可能是實體硬體,如外接硬碟、USB 或甚至是 DVD。離線備份資料可能也會和來源資料一樣放在相同裝置,但即使裝置沒有網際網路連線,也能透過其他空間存取。

離線備份也稱為「本機備份」和「抽取式磁碟備份」。就像是線上備份一樣,您也可以用溫度將離線備份稱為「冷備份」。這是因為這種備份類型是在系統離線,且資料無法存取更新時執行。

離線備份有哪些優點和缺點?

幸好,目前大部分離線備份媒體都很容易攜帶。USB 隨身碟和記憶卡就特別容易攜帶在身上和身邊,如果您想帶著筆電到咖啡廳或圖書館工作,這兩種媒體就是理想的選擇。

您無法在資料備份至離線媒體時存取資料,所以備份資料無法變更。雖然這種情況可能有好處,但如果您在備份時,發現文件中有拼寫錯誤,就可能會很麻煩。

離線備份方法不會受到電壓突波的干擾,不需網際網路連線也能運作。不過這也代表您無法在需要時隨時隨地存取資料,只能在身邊有離線備份裝置時才能存取資料。

因為離線備份裝置是實體裝置,不是如雲端備份的遠端解決方法,所以您會需要自己的安全儲存空間位置。離線裝置也很容易受到環境傷害、意外破壞、遭竊或是遭遇隨手亂放的情況 (我們都有過這種經驗)。

此外,離線備份需要停機才能進行,而這對於需要隨時待命的系統來說,也就不是個理想的解決方法。在這種情況下,自動雲端備份服務,如 Dropbox Backup,就會非常適合您。

就算是最先進的離線備份媒體也逃不過一些失誤,如打翻水或咖啡這種容易發生的小意外。不過即便如此,如果您希望能夠以最強大的保護力,防止資料丟失,則您的備份策略中還是應該包含離線備份。

Dropbox Backup 中備份流程的動畫

別等到出現問題才採取行動

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從中斷的地方繼續前進。

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