Online vs offline back-up: wat is het verschil?

Ken je dat gevoel van angst als je per ongeluk een belangrijk bestand hebt gewist? Zo ja, dan is er altijd wel iemand die er op hamert dat je een back-up had moeten hebben, zowel online als offline. Maar wat betekent dit? In deze handleiding bespreken we de verschillen tussen online en offline back-up.

Een persoon die op een laptop werkt en tegelijk een mobiele telefoon vasthoudt

Hoe voorzichtig je ook bent met het opslaan en bewaren van je bestanden, je kunt niet op voorhand weten dat gegevens verloren zullen gaan. Daarom is een back-upproces een van de meest effectieve manieren om je gegevens tegen onverwachte gebeurtenissen te beschermen.

Probeer bij voorkeur de '3-2-1-regel' te gebruiken:

  • Maak ten minste drie kopieën van je belangrijkste gegevens
  • Maak van twee van deze kopieën een offline back-up op verschillende lokale apparaten
  • Sla één kopie op als back-up op een externe plek als de cloud

Maar waarom is het eigenlijk belangrijk om een back-up van je gegevens te maken? Is het niet genoeg om cloudopslag en 'automatisch opslaan' te hebben ingesteld voor je documenten?

Voor we naar de verschillen tussen de strategieën voor online en offline back-up kijken, leggen we eerst uit wat een 'back-up' is en waarom het belangrijk is.

Een afbeelding van een kamer met een bureau, een salontafel en drie elektronische apparaten in blauw gemarkeerd

Laten we dus bij het begin beginnen: wat is een 'back-up'?

Simpel gezegd is een back-up een kopie van fysieke of virtuele gegevens die op een secundaire plaats wordt bewaard. Het doel van een back-up is om gegevens te bewaren zodat ze hersteld kunnen worden als het oorspronkelijke bestand, de map of het document zoek is geraakt of niet meer bruikbaar is.

Hoe vaak je een back-up van je gegevens moet maken hangt van verschillende factoren af. Voorbeelden zijn hoe vaak je gegevens worden bijgewerkt, hoe belangrijk de gegevens zijn en hoeveel tijd of middelen er nodig zijn om de back-up uit te voeren.

Het soort gegevens waar je regelmatig een back-up van moet maken zijn bijvoorbeeld:

  • Foto's, video's en muziekbestanden
  • E-mails en berichten
  • Documenten (vertrouwelijk, persoonlijk en commercieel)
  • Spreadsheets
  • Databases ( zoals financiële gegevens of transactiebestanden)

In principe moet je een back-up maken van alle gegevens die bij verlies of beschadiging niet meer te vervangen zouden zijn.

Waarom is een back-up zo belangrijk?

Je bent de hele dag bezig geweest om een belangrijk project af te ronden dat morgen bij een klant moet zijn. Het is helemaal bijgeschaafd en verbeterd, en nu is het eindelijk echt perfect.

Je wilt net op 'Opslaan' klikken en dan crasht je computer.

Een paniekmoment dat geen enkele professional wil meemaken. Vooral als je weet dat je geen back-up hebt gemaakt van je bestand. En nu is je werk misschien wel helemaal verdwenen.

Of je nu een online of offline methode kiest, een back-up zorgt op meerdere manieren voor gemoedsrust:

  • Disaster recovery—voorkom dat gegevens onherroepelijk verloren gaan
  • Gemoedsrust—snel weer aan de slag als er toch iets misgaat
  • Flexibiliteit—meerdere kopieën van je gegevens betekenen dat je opties hebt als er een kopie beschadigd of defect is
  • Gegevensbehoud—archiveer bestanden die je in de toekomst misschien nog nodig hebt, maar waar je niet regelmatig bij hoeft te kunnen
  • Bedrijfscontinuïteit—back-ups maken het eenvoudiger om informatie te herstellen die gebruikt wordt om relaties met medewerkers te beheren, projectfeedback en -wijzigingen te volgen en meer

Om je cybersecurity strategie te versterken, moet je kopieën van je gegevens maken op zowel online als offline back-uplocaties. Maar wat bedoelen we met 'online back-up' en 'offline back-up'? En wat zijn de overeenkomsten of verschillen?

Een afbeelding van een persoon met een rood shirt die op een mobiele telefoon kijkt aan een bureau met een monitor en toetsenbord

Wat is online back-up?

Bij online back-ups worden kopieën van gegevens via een internetverbinding naar externe locaties gestuurd. Deze locaties zullen vaak cloudservers zijn die gehost worden door services van derden. 

Je kunt specifieke bestanden naar de cloud sturen om een back-up van te maken of een back-up maken van je hele computersysteem. Bij een online serviceprovider zal alles waarvan je een back-up maakt toegankelijk zijn via het dashboard of de software van die service.

Services voor back-ups in de cloud brengen hun gebruikers een bedrag in rekening voor een specifiek abonnement. Dan gaat het om factoren als de benodigde capaciteit, schaalbaarheid, bandbreedte en het aantal gebruikers. Al deze factoren dragen bij tot het bedrag dat je voor een service voor back-up in de cloud betaalt.

Bestanden die zijn geselecteerd voor online back-up worden versleuteld voordat ze naar de online servers van je provider worden gestuurd. Zo houd je niet alleen je gegevens veilig, maar gebeurt dit ook nog eens automatisch.

Online back-up kan ook bekendstaan als 'remote back-up' of 'offsite back-up'. Soms wordt dit proces ook wel 'hot back-up' genoemd, wat betekent dat de back-up gebeurt terwijl de gegevens nog toegankelijk zijn voor gebruikers.

Wat zijn de voordelen en nadelen van online back-up?

Online services voor back-up zorgen ervoor dat gegevens toegankelijk blijven en beschermd zijn tegen cyberdreigingen. Je hebt altijd en overal toegang tot de bestanden waarvan je een back-up hebt gemaakt, zelfs op verschillende apparaten, zoals mobiele telefoons en tablets.

Stel dat je een content creator bent en veel werk onderweg doet. Je kunt dan niet telkens je werkzaamheden onderbreken om een back-up van je bestanden te maken op een externe harde schijf.

Je hebt een service nodig voor het maken van back-ups die kan bijblijven en op de achtergrond actief is, zodat jij je kunt richten op het perfectioneren van je content. De permanente werking van een online oplossing voor back-ups als Dropbox Backup geeft je dit voordeel.

Online back-up is niet alleen flexibel en schaalbaar, maar ook ongelooflijk eenvoudig in gebruik. Wat je wel in de gaten moet houden, is dat de snelheid van de back-up afhangt van hoe betrouwbaar en snel je internetverbinding is.

Een externe harde schijf die aangesloten is op een laptop en gebruikt wordt als offline back-up

Wat is offline back-up?

In tegenstelling tot online back-up maakt een offline back-up strategie geen gebruik van software of de cloud. In plaats daarvan kopieert dit type back-up de gegevens naar een locatie die toegankelijk is als een computer geen internetverbinding heeft.

Een offline locatie kan een fysiek hardwareproduct zijn, zoals een externe harde schijf, USB of zelfs een DVD. Een andere mogelijkheid is dat het op hetzelfde apparaat staat als de brongegevens, maar op een aparte plek die toegankelijk is als het apparaat niet met het internet verbonden is.

Offline back-up wordt ook wel 'local back-up' en 'removable back-up' genoemd. Net als online back-up kun je naar offline back-up verwijzen in termen van temperatuur: 'cold back-up'. Dit type back-up wordt namelijk uitgevoerd als het systeem offline is en de gegevens niet kunnen worden bijgewerkt.

Wat zijn de voordelen en nadelen van offline back-up?

Gelukkig zijn de meeste dragers van offline back-up tegenwoordig behoorlijk draagbaar. USB-sticks en geheugenkaarten zijn heel eenvoudig mee te nemen en weg te leggen: ideaal als je graag je laptop meeneemt om in een café of bibliotheek te werken. 

Op het moment dat er een back-up van je gegevens naar een offline gegevensdrager wordt gemaakt, kun je er niet bij en kunnen ze dus ook niet gewijzigd worden. Dit kan voordelen hebben, maar kan ook leiden tot problemen als je een typefout in een document ontdekt terwijl je back-up bezig is.

Offline back-upmethodes worden niet beïnvloed door stroomstoringen en hebben geen internetverbinding nodig. Dit betekent echter wel dat je gegevens niet overal en op elk moment beschikbaar zijn: je kunt er alleen bij als je het apparaat met de offline back-up bij je hebt.

Omdat het fysieke apparaten zijn en geen externe oplossingen zoals back-up in de cloud, hebben offline back-upapparaten een eigen veilige opslagplaats nodig. Ze kunnen ook beschadigd raken door omgevingsinvloeden, per ongeluk kapot gaan, gestolen worden of gewoon kwijtraken (dat is ons allemaal wel eens gebeurd!).

Bovendien betekent de vereiste uitvaltijd voor offline back-up dat dit geen ideale oplossing is voor een systeem dat steeds bereikbaar moet zijn. In dit geval zou een automatische service voor back-up in de cloud beter geschikt zijn, zoalsDropbox Backup.

Zelfs de meest geavanceerde gegevensdragers voor offline back-up zijn gevoelig voor storingen als je een glas water of een kop koffie morst. Dat gezegd hebbende, offline methoden zouden nog steeds een rol moeten spelen in je back-up strategie als je de meest robuuste bescherming tegen gegevensverlies wilt.

Een animatie van het back-upproces in Dropbox Backup

Wacht niet tot het fout gaat

Dropbox Backup maakt het eenvoudig om automatisch een back-up van je bestanden in de cloud te zetten, zodat je snel en soepel kunt herstellen van alles wat er in het leven op je afkomt.