การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร

คำจำกัดความของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเป็นคำที่มีมาจากโทรคมนาคม หมายถึง การส่งข้อมูลโดยไม่ทำการซิงค์กับนาฬิกา ซึ่งแสดงว่าข้อมูลนี้มาจากสตรีมที่มีการแบ่งปันแบบไม่ต่อเนื่อง ไม่ใช่สตรีมแบบคงที่

ในแง่ของธุรกิจ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส หมายถึง การสื่อสารใดๆ ที่ไม่ได้ทำแบบเรียลไทม์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานของคุณเพื่อถามคำถามแทนที่จะแค่เดินไปถามคำถามโดยตรง นั่นหมายความว่า การสื่อสารเดิมของคุณ (คำถาม) จะไม่ได้รับคำตอบในทันที เช่นเดียวกับการสื่อสารใดๆ ในที่ทำงานที่ไม่ได้เกิดขึ้นจากการถามและตอบอย่างต่อเนื่อง แต่คำถามจะได้รับคำตอบหลังจากช่วงเวลาหนึ่ง ซึ่งมักเป็นเพราะเพื่อนร่วมงานยุ่งอยู่กับงานอื่นในขณะที่คุณถาม อธิบายง่ายๆ คือถ้าคุณถามคำถามหรือส่งข้อความโดยไม่ได้คาดหวังจะได้รับคำตอบในทันที นั่นคือการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ซึ่งตรงกันข้ามกับการโทรโดยใช้ Zoom ซึ่งทุกอย่างจะเป็นแบบเรียลไทม์

ในขณะที่คุณใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสบ่อยครั้งในที่ทำงานอย่างไม่ต้องสงสัย การสื่อสารแบบดังกล่าวก็เป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับคนทำงานอิสระและการสื่อสารกับทีมระยะไกลด้วย

ตัวอย่างการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมีอะไรบ้าง

แอป Messenger อีเมล และแพลตฟอร์มการแบ่งปันเอกสารออนไลน์ เป็นตัวอย่างการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่พบบ่อยที่สุด

อีเมล

ไม่มีใครคาดหวังว่าจะได้รับอีเมลตอบกลับในทันที ส่วนใหญ่เป็นเพราะอีเมลเป็นวิวัฒนาการทางดิจิทัลของการส่งจดหมายทางไปรษณีย์ คุณได้รับข้อความเร็วกว่าก็จริง แต่ก็ยังคงใช้เวลาค่อนข้างมากในการตอบกลับซึ่งอาจใช้เวลาพอๆ กับการส่งจดหมายทางไปรษณีย์แบบเดิม

แอป Messenger

แอปเหล่านี้รวมไปถึง Microsoft, Teams, WhatsApp และ Slack แน่นอนว่าคุณสามารถใช้งานแอปเหล่านี้ได้แบบเรียลไทม์เพื่อส่งข้อความแบบทันที และบริษัทหลายแห่งก็ใช้แอปเหล่านี้เพื่อช่วยปรับปรุงวัฒนธรรมขององค์กรผ่านการแชทแบบสบายๆแต่ก็ไม่ได้เป็นการรับประกันกับผู้ส่งหรือผู้ส่งก็ไม่ได้คาดว่าจะได้รับการตอบกลับในทันที

เครื่องมือบริหารจัดการงาน

แพลตฟอร์มต่างๆ เช่น Monday, Trello และเครื่องมือการจัดการงานใน Dropbox ช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้ากับสมาชิกในทีมได้แบบดิจิทัลโดยมานั่งหาวันว่างในปฏิทิน คุณสามารถเข้าสู่ระบบ ดูว่ามีอะไรเพิ่มเข้ามาหรือมีอะไรที่ไฮไลท์ไว้และดำเนินการกับรายการนั้นได้ ซึ่งอาจดูเหมือนไม่ใช่สิ่งที่ต้องการ แต่ในท้ายที่สุด คุณควรพิจารณาปัญหาหนึ่งๆ ในทันทีกับผู้ที่สามารถแก้ไขปัญหาได้โดยตรงไม่ใช่หรือ ในความเป็นจริงแล้ว เมื่อทุกคนในทีมของคุณจัดการกับงานที่แตกต่างกัน การขอให้ทำบางอย่างโดยตรงไม่เพียงทำลายแรงจูงใจในการทำงานเท่านั้น แต่จะทำให้ไม่มีเวลาในการจัดการเรื่องดังกล่าวในทันทีอีกด้วย ทางที่ดีโปรดอย่าลืมไฮไลท์ปัญหาไว้เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไรเมื่อพวกเขากลับมาทำงาน เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีการใช้ข้ออ้างเรื่อง “การพลาดบันทึกช่วยจำ” อีกต่อไป และยังทำให้ทุกคนรู้ว่ากำลังเกิดอะไรขึ้น ไม่มีอะไรตกหล่นให้ต้องโทรหากันให้ชวนตกใจ

การทำงานร่วมกันบนเอกสาร

เครื่องมือ เช่น Dropbox Paper ทำให้คุณและทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในห้องเดียวกันหรือแม้แต่เขตเวลาเดียวกัน คุณสามารถแก้ไขและแสดงความคิดเห็นได้ ซึ่งจะมีการอัพเดตทันทีสำหรับทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร และคนอื่นๆ ก็สามารถทำได้เช่นเดียวกัน ปัญหาการส่งไฟล์หลักหนึ่งชุดไปมาที่จะทำให้ข้อมูลการแก้ไขหายไปเมื่อมีการเปลี่ยนชื่อเป็น "เวอร์ชันที่ 2" หรือ "เวอร์ชันที่ 12" ได้กลายเป็นอดีตไปแล้ว เพราะ Dropbox Paper ทำให้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเป็นเรื่องง่าย

การสื่อสารแบบซิงโครนัสกับแบบอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบไหนดีกว่ากัน สำหรับบางคน ไม่มีอะไรดีไปกว่าการตอบกลับในทันทีที่คุณได้รับจากการสนทนาทางวิดีโอหรือแบบต่อหน้า คุณอาจรู้สึกว่าคุณไม่อาจทราบถึงความต้องการที่แท้จริงของคนๆ หนึ่งได้ถ้าไม่มีการสื่อสารแบบเรียลไทม์ แต่เมื่อการโทรเหล่านี้สิ้นสุดลง คุณยังคงส่งอีเมลไปมาเพื่อรวมทุกอย่างที่ได้แบ่งปันกันลงบนกระดาษ ซึ่งดูเหมือนว่าการสื่อสาร "อย่างเป็นทางการ" จะเกิดขึ้นเฉพาะเมื่อสิ่งต่างๆ เป็นแบบอะซิงโครนัสเท่านั้น แต่ยังมีข้อเท็จจริงที่ว่าเมื่อคนเราได้รับความกดดันให้ดำเนินการในทันที คุณแทบจะไม่ได้งานที่ดีที่สุดอย่างแน่นอน ซึ่งทุกคนรู้ดีว่าความรู้สึกตื่นตระหนกเป็นอย่างไร การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเปิดโอกาสให้คุณรับข้อมูล ทำความเข้าใจ และกำหนดรูปแบบการตอบกลับที่ดีที่สุด ทั้งหมดนี้โดยไม่มีใครคอยจับตามองคุณอยู่

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเป็นการสื่อสารที่มีคุณภาพมากกว่าใช่หรือไม่

มีการศึกษาวิจัยที่ชี้ให้เห็นว่าการทำงานจากระยะไกลดีกว่าการทำงานในที่ทำงาน โดยที่ทีมมีแรงบันดาลใจและทำงานได้มากกว่าCisco พบว่าผลการวิจัยดังกล่าวได้รับการสนับสนุนจากข้อเท็จจริงที่ว่า 83% ของคนที่ทำงานจากระยะไกลจะรู้สึกว่าตัวเองสามารถสื่อสารได้ดีเหมือนเดิมหรือดีขึ้นเมื่อทำงานที่บ้านเพราะใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส การศึกษาวิจัยอื่นพบว่าการหยุดชะงักที่เกิดจากการสื่อสารแบบเรียลไทม์ทำให้เกิดความเครียดมากขึ้น เนื่องจากทีมรู้สึกว่าจำเป็นต้องตามงานในช่วงเวลาที่หายไป ซึ่งชี้ให้เห็นว่าการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยกำจัดความกดดันและปรับปรุงกระบวนการทำงานในแต่ละคน จากผลการวิจัยเหล่านี้ ทำให้เชื่อได้ว่าการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยให้ทีมของคุณเป็นอิสระจากความคาดหวังและความเครียดที่รุนแรง

แม้ว่าแอปส่งข้อความแบบเรียลไทม์จะยังคงเป็นวิธีที่ดีในการเชื่อมต่อกับทีม แต่ก็มีความเสี่ยงอย่างมากที่จะทำให้ทีมของคุณต้องเชื่อมต่อตลอดเวลาโดยบังคับให้เป็นการสื่อสารแบบซิงโครนัส ซึ่งอาจนำไปสู่ Work Life Balance ที่ไม่ดี และหมดไฟในการทำงานในท้ายที่สุด การที่คุณปฏิเสธการมีส่วนร่วมในการแชทเป็นทีมอาจทำให้คุณดูเหมือนไม่ให้ความร่วมมือได้ แต่การมีส่วนร่วมบ่อยเกินไปก็อาจทำให้คุณดูเหมือนเป็นคนอู้งานได้เช่นกัน

ประเด็นสำคัญก็คือ รู้จุดแข็งของการใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสและอย่าใช้ในทางที่ผิด

Dropbox ช่วยได้อย่างไร

Dropbox เป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับทุกที่ทำงานหรือทีมระยะไกลที่กำลังมองหาการทำงานร่วมกันที่ง่ายดาย เขตเวลาที่แตกต่างกันเคยทำให้เราต้องอดหลับอดนอนเพื่อรอรับสาย แต่เมื่อใช้ Dropbox ก็ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการรอให้อีกฝั่งตื่นนอน ลองใช้ Dropbox Capture ในการแชร์การบันทึกหน้าจอเพื่อลดความจำเป็นในการประชุม สมาชิกในทีมสามารถรับชมวิดีโอของคุณและแสดงความคิดเห็นด้วยการพิมพ์ลงในกรอบเวลาที่เจาะจงใน Dropbox โดยที่ไม่ต้องกดดันว่าจะต้องเข้าประชุมในเวลาที่ตนอาจไม่สะดวก

หมายเหตุประกอบของ Dropbox ช่วยให้คุณแบ่งปันความคิดและข้อคิดเห็นของคุณได้อย่างปลอดภัยโดยรู้ว่าทุกคนจะเห็นข้อมูลดังกล่าวเมื่อเข้าสู่ระบบ ทำให้คุณไม่ต้องกังวลว่าอีเมลจะหายไปในกล่องจดหมายหรือกังวลว่าฝ่ายใดจะทำให้การสื่อสารขาดช่วงไปโดยการไม่ส่งต่ออีเมล ถ้ามีใครเปิดเอกสารที่คุณแบ่งปันเพื่อทำงาน คนๆ นั้นก็จะมีข้อมูลอัพเดตและข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการทันที Dropbox จะแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีการเพิ่มหมายเหตุประกอบใหม่ คุณจึงจะไม่พลาดอะไรเลย

การทำงานร่วมกันโดยใช้ Dropbox ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันไม่ว่าจะทำงานจากที่ใด ทั้งวาระการประชุม สรุปโครงการ หรือแม้แต่วิดีโอขนาดยาวก็สามารถแบ่งปันได้อย่างง่ายดาย Dropbox สร้างพื้นที่ทำงานส่วนกลางที่สะดวกเพียงแห่งเดียวซึ่งไม่มีเวลาทำการ และช่วยให้คุณเข้าถึงงานต่างๆ ได้ตามเงื่อนไขของคุณเอง ทุกสิ่งที่คุณต้องการจะรอคุณอยู่เมื่อคุณพร้อม

ไม่มีความรู้สึกของการซิงค์

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเป็นบรรทัดฐานในที่ทำงานหลายแห่งมาเป็นเวลานาน แต่ถ้าคุณพลาดบันทึกช่วยจำ ให้เริ่มต้นใช้งานตั้งแต่วันนี้เลย ทีมของคุณทั้งใกล้และไกลจะขอบคุณช่องทางการสื่อสารใหม่ที่ดีขึ้น

Dropbox และการผสานรวมของเราช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจตรงกันได้โดยไม่ต้องอยู่ในที่ทำงานหรือเขตเวลาเดียวกัน สิ่งที่จำเป็นในการซิงค์จริงๆ คือการใช้ประโยชน์จาก Dropbox ให้ได้มากที่สุด