Wat is asynchrone communicatie?
Asynchrone communicatie is een begrip dat afkomstig is uit de telecommunicatie. Het verwijst naar de overdracht van gegevens zonder met een klok te synchroniseren, wat betekent dat de gegevens niet in een gestage stroom, maar met tussenpozen worden gedeeld.
In het bedrijfsleven verwijst asynchrone communicatie naar elke communicatie die niet in realtime plaatsvindt. Een voorbeeld hiervan is jouw collega een vraag stellen via e-mail in plaats van gewoon langs te lopen. Hierdoor wordt jouw oorspronkelijke communicatie (oftewel de vraag) niet onmiddellijk beantwoord, net zoals elke communicatie op de werkvloer niet in een constante stroom van vragen en antwoorden gebeurt. In plaats daarvan zit er een pauze tussen de vraag en het antwoord, meestal doordat jouw collega's bezig zijn met een andere taak op het moment dat jij jouw vraag stelt. Asynchrone communicatie is dus simpel gezegd het stellen van een vraag of versturen van een bericht, waarop je geen onmiddellijk antwoord verwacht. Het tegenovergestelde hiervan is bijvoorbeeld een Zoom-vergadering, waarbij alles in realtime gebeurt.
Hoewel je op kantoor ongetwijfeld vaak gebruikmaakt van deze vorm van communiceren, is asynchrone communicatie essentieel voor freelancers en teams die op afstand werken.
Wat zijn enkele voorbeelden van asynchrone communicatie?
Veelvoorkomende middelen voor asynchrone communicatie zijn berichtenapps, e-mails en online platformen voor het delen van documenten.
E-mailadres
Niemand verwacht een onmiddellijk antwoord op een e-mail, met name doordat e-mail de digitale versie van een ouderwetse brief is. Natuurlijk ontvang je het bericht sneller, maar het antwoord kan nog steeds lang op zich laten wachten, misschien wel net zo lang als wanneer je een brief per post zou versturen.
Berichtenapps
Deze omvatten Microsoft Teams, WhatsApp en Slack. Veel van deze apps kunnen natuurlijk ook in realtime worden gebruikt voor chatten en er zijn genoeg organisaties waarin ze worden toegepast voor het verbeteren van de bedrijfscultuur door middel van informele chats. Een onmiddellijk antwoord is echter nog steeds niet gegarandeerd en wordt ook niet verwacht.
Tools voor taakbeheer
Met platformen zoals Monday, Trello en taakbeheertools in Dropbox kun je digitaal met teamleden bijpraten, zonder dat iedereen daarvoor een gaatje in de agenda hoeft te zoeken. Nadat je je hebt aangemeld, kun je eenvoudig zien wat er is toegevoegd of gemarkeerd en daarmee aan de slag gaan. Dit lijkt misschien contraproductief. Zou je immers een probleem niet direct moeten oppakken met degene die het kan verhelpen? In werkelijkheid is iedereen in jouw team met andere taken bezig. Door te eisen dat iets onmiddellijk moet gebeuren, druk je niet alleen de motivatie de kop in, maar is het ook onwaarschijnlijk dat er op magische wijze opeens tijd is om jouw probleem aan te pakken. Het is beter om ervoor te zorgen dat je de kwestie markeert, zodat al jouw teamleden weten wat ze moeten doen zodra ze weer met de taak aan de slag gaan. Met deze tools weet iedereen wat er gaande is en wat hem of haar te doen staat. Zo kan er niets over het hoofd worden gezien en behoren paniekerige telefoongesprekken tot het verleden.
samenwerken aan document
Tools zoals Dropbox Paper maken het mogelijk dat jij en jouw team onderling kunnen samenwerken, zelfs als jullie je op verschillende locaties of in andere tijdzones bevinden. Jij en jouw collega's kunnen wijzigingen aanbrengen en opmerkingen achterlaten, die onmiddellijk zichtbaar zijn voor degenen die toegang tot het document hebben. Dit betekent dat je nooit meer dat ene hoofdexemplaar heen en weer hoeft te sturen of bewerkingen kwijtraakt omdat het document is hernoemd naar 'Versie 2' of 'Versie 12'. Dropbox Paper maakt asynchrone communicatie eenvoudig.
Het verschil tussen synchrone en asynchrone communicatie
Welke is beter? Voor sommigen gaat er niets boven het krijgen van een onmiddellijk antwoord via een videogesprek of face-to-face. Misschien heb je het gevoel dat je alleen met realtime communicatie iemand de maat kan nemen. Dat gezegd hebbende, is het vaak zo dat je na dit soort gesprekken nog steeds heen en weer moet mailen om alles wat is besproken op papier te zetten. Het lijkt wel alsof de 'officiële' communicatie pas begint wanneer deze asynchroon is. Daarnaast is het zo dat als mensen worden gedwongen onmiddellijk te handelen, ze vaak niet hun beste werk leveren. We weten allemaal hoe het voelt als iemand in onze nek hijgt. Asynchrone communicatie biedt je de mogelijkheid om informatie in je op te nemen, deze te verwerken en jouw beste antwoord te geven, zonder je daarbij opgejaagd te voelen.
Leidt asynchrone communicatie tot hoogwaardigere communicatie?
Uit sommige onderzoeken is naar voren gekomen dat thuiswerken beter is dan op kantoor werken en dat teams zich gemotiveerder en productiever voelen. Cisco concludeerde dat dit resultaat mede te danken was aan het feit dat 83% van thuiswerkers zei dat ze dankzij asynchrone communicatie net zo goed of beter konden communiceren. Een ander onderzoek wees uit dat realtime communicatie voor verstoringen zorgde die meer stress veroorzaakten, doordat teams het gevoel kregen dat ze verloren tijd moesten inhalen. Hieruit blijkt maar weer dat asynchrone communicatie voor minder druk zorgt en individuele werkprocessen bevordert. Op basis van deze bevindingen zou je tot de eenvoudige conclusie kunnen komen dat asynchrone communicatie jouw team bevrijdt van strikte verwachtingen en stress.
Hoewel apps voor gesprekken in real time uitstekend zijn voor het verbinden van het team, kan er ook een situatie ontstaan waarin jouw team voortdurend verbonden is, waardoor het wordt gedwongen tot synchrone communicatie. Dit kan leiden tot een slechte werk-privébalans, wat uiteindelijk een burn-out kan veroorzaken. Door niet aan jouw teamchat bij te dragen, kun je onsportief lijken. Als je echter te vaak een bijdrage levert, kunnen anderen misschien het idee krijgen dat je jouw werk niet serieus neemt.
Wat is de belangrijkste conclusie die we hieruit kunnen trekken? Weet wat de sterke punten van asynchrone communicatie zijn en maak er geen misbruik van.
Hoe Dropbox kan helpen?
Dropbox is een essentiële tool voor elk kantoor of team dat op afstand werkt en op zoek is naar een soepele samenwerking. Vroeger betekenden verschillende tijdzones dat je laat moest opblijven om dat ene telefoontje te beantwoorden. Met Dropbox hoeft niemand uren te wachten totdat het andere continent wakker wordt. Deel eens een schermopname met Dropbox Capture, zodat je minder vergaderingen hoeft te houden. Teamleden kunnen jouw video in Dropbox bekijken en per frame opmerkingen achterlaten, in plaats van een vergadering bij te wonen die misschien helemaal niet in hun planning past.
Door middel van Dropbox-aantekeningen kun je met een gerust hart jouw gedachten en feedback delen in de wetenschap dat iedereen deze ziet zodra ze zich aanmelden. Zo hoef je je geen zorgen te maken dat een e-mail over het hoofd wordt gezien of dat iemand de communicatieketen verbreekt door het bericht niet door te sturen. Wanneer anderen in jouw gedeelde document aan de slag gaan, hebben ze onmiddellijk de beschikking over alle benodigde updates en informatie. Dropbox laat je weten wanneer er nieuwe aantekeningen zijn toegevoegd, zodat je niets mist.
Samenwerken met Dropbox helpt iedereen op één lijn te brengen, van waar ze ook werken. Vergaderagenda's, projectontwerpen en zelfs lange video's kunnen moeiteloos worden gedeeld. Dropbox creëert één centrale, handige werkruimte waar geen kantoortijden gelden en waar je taken op jouw eigen voorwaarden kunt aanpakken. Alles wat je nodig hebt, staat voor je klaar als je aan de slag gaat.
Zorgeloos synchroniseren
In vele kantoren is asynchrone communicatie al enige tijd de norm, maar als dat bij jou nog niet het geval is, kun je vandaag nog beginnen. Jouw teams zullen je dankbaar zijn voor de nieuwe, verbeterde communicatiekanalen, of ze zich nu dichtbij of ver weg bevinden.
Dropbox en onze integraties brengen jouw team op één lijn, zonder daarvoor hetzelfde kantoor of dezelfde tijdzone te delen. Alles wat je hoeft te doen om jouw team te synchroniseren, is het beste uit Dropbox halen.
