非同期通信とは

どんなビジネスでもコミュニケーションは重要ですが、リアルタイムのコミュニケーションはどのくらいの割合を占めていますか？

非同期通信とは何か

非同期通信は、元々は電気通信の用語で、クロックに同期せずにデータを送信することを指します。つまり、情報は絶え間なく流れるのではなく、断続的に共有されます。

ビジネスにおける非同期通信とは、リアルタイムではない通信のことを指します。たとえば、席を立って同僚に質問しに行くのではなく、メールで問い合わせるような場合です。オフィスでのコミュニケーションも質問と回答が絶え間なく続くわけではありません。それと同様、元の質問はその場ですぐにではなく、一定時間後に回答されます。質問した時点では同僚が別の仕事で忙しくしていることがほとんどだからです。簡単に言えば、すぐに返信されることを期待せずに質問やメッセージを送ることが非同期通信となります。すべてがリアルタイムである Zoom コールなどは、これとは逆のものと言えるでしょう。

非同期通信は、オフィスで多用されることはもちろん、フリーランサーやリモートチームのコミュニケーションにも欠かせないツールです。

非同期通信の例

メッセンジャーアプリ、メール、オンラインドキュメント共有プラットフォームは、最も一般的な非同期通信の例です。

メール

メールにすぐに返信があると思う人は誰もいません。その最大の理由は、メールは従来の郵便がデジタル化したものだからです。メールではメッセージをより早く受け取ることができますが、返信の期限までには十分すぎるほどの余裕があります。時には、従来の郵便で手紙を送るのと同じくらい時間がかかることもあります。

メッセンジャーアプリ

Microsoft Teams、WhatsApp、Slack などのメッセンジャーアプリの多くは当然、リアルタイムでのインスタントメッセージングに使用することができ、多くのオフィスでは、肩の凝らないチャットを通じて企業文化を育むためにメッセンジャーアプリを採用しています。それでも、すぐに応答が返ってくるとは限りませんし、確実に返事が返ってくるとも限りません。

タスク管理ツール

Monday や Trello、Dropbox のタスク管理ツールのようなプラットフォームを使えば、予定表で空き時間を探さなくても、チームメンバーとデジタルで情報交換ができます。ログインするだけで、何が追加されたか、何が重要かを確認して仕事に取り掛かることができます。もしかすると、これは非効率に見えるかもしれません。結局、自分で問題を取り上げて、すぐ解決できる人に直接依頼すればよいと思うかもしれません。しかし実際には、チーム全員がさまざまなタスクをこなしているので、何かを直接要求することはモチベーションの低下につながりますし、割り込みの仕事を片づける時間が瞬時に捻出されるわけでもありません。それよりもまず、問題を明確にしておく必要があります。そうすれば、誰もが仕事を開始するときに、何をすべきかがすぐにわかります。こうしたツールを使えば、「メモを見落とした」という言い訳は二度と使えなくなり、何が起きているのかを全員が把握できます。パニック状態の電話を受けて身動きが取れなくなることもありません。

ドキュメントの共同作成

Dropbox Paper のようなツールを使えば、同じ部屋にいなくても、さらには別のタイムゾーンにいても、チーム全員で共同作業ができます。作成者だけではなくメンバー全員がドキュメントを編集しコメントを残すことができ、変更内容はドキュメントにアクセスしているすべての人に即座に反映されます。1 つのマスターコピーをやり取りする時代は終わりました。これでは、「バージョン 2」や「バージョン 12」と名前が変わり編集内容が失われてしまうだけです。Dropbox Paper なら、非同期通信も簡単です。

同期通信と非同期通信の比較

では、どちらが良いのでしょうか。一部の人にとっては、ビデオ通話や直接の会話で得られる即応性に勝るものはありません。また、何らかのリアルタイムなコミュニケーションがなければ、本当の意味で人の価値を計ることはできないと感じるかもしれません。とは言え、こうした通話が終わったときには、共有された情報をすべて結び付けて記録に残すために、メールをやり取りすることになります。これでは、「公式」のコミュニケーションが実際には非同期のやり取りになってから始まっているようなものです。また、すぐに行動するようにプレッシャーをかけられたとき、人はほぼ間違いなく最高の仕事ができないという事実もあります。負の感情に苛まれては力を発揮できません。非同期通信では、情報を取り込んで整理し、最善の答えを用意する機会があり、またそれをすべて誰にも邪魔されずに行うことができます。

非同期通信は高品質のコミュニケーション

テレワークはオフィスワークよりも優れており、チームのモチベーションと生産性が高まることを示唆する調査があります。Cisco は、テレワークで働く人の 83 % が在宅勤務時は非同期通信のおかげでオフィスと同等以上のコミュニケーションが取れると感じているという事実から、モチベーションと生産性の向上が裏付けられていることを発見しました。別の調査では、リアルタイムコミュニケーションによって作業が中断されると、失われた時間を取り戻す必要性を感じるようになり、ストレスが増大したことがわかりました。これも、非同期通信がプレッシャーを取り除き、個々の作業プロセスを改善することを示唆しています。これらの調査結果から、非同期通信はチームを過剰な期待とストレスから解放してくれると考えられます。

リアルタイムのメッセンジャーアプリは、チームを結び付けるための優れた方法であることに変わりはありませんが、使うことでチームが常につながっている状態になり、同期通信を強制されてしまうリスクが非常に高くなります。そのため、ワークライフバランスが崩れ、最終的には燃え尽きてしまうこともあります。チームチャットへの書き込みを拒んでいると感じの悪い人に思われるかもしれませんし、逆に書き込みばかりしているとサボっていると思われるかもしれません。

ここでの重要なポイントは、非同期通信を利用する強みを知った上で、正しく使用することです。

Dropbox でできること

Dropbox は、スムーズなコラボレーションを求めるオフィスやリモートチームに欠かせないツールです。以前は、タイムゾーンが異なる場合、電話を受けるために遅くまで待っていなければなりませんでした。Dropbox があれば、海の向こうのメンバーが目を覚ますのを何時間も待つ必要はありません。Dropbox Capture を使用して画面録画を共有すれば、不要な会議を減らすことができます。チームメンバーは Dropbox で動画を視聴し、フレーム単位のコメントで確認できるため、スケジュールに合わない会議に出席するプレッシャーを感じることもなくなります。

Dropbox の注釈は、ログインしたときにすべてのメンバーに表示されるので、考えやフィードバックを安全に共有することができます。メールを受信トレイで見失ってしまうことや、転送を忘れてコミュニケーションが途切れてしまうこともありません。共有したドキュメントを他のメンバーが開いて作業すれば、そのメンバーはすぐに必要なすべての更新情報を知ることができます。新しい注釈が追加されると通知が届くので、見逃すことはありません。

Dropbox を使って共同作業すれば、どこで仕事をしていても、全員が同じ情報を共有できます。会議の議題、プロジェクトの概要、さらには長い動画も簡単に共有できます。勤務時間の制約がない便利なワークスペースを Dropbox に作成して、自分のペースでタスクに取り組むことができます。必要なものはすべて揃っているので、すぐに使い始められます。