Definição de comunicação assíncrona
Comunicação assíncrona é um termo que se originou nas telecomunicações. Refere-se à transmissão de dados sem sincronização com um relógio, o que significa que esta informação vem de um compartilhamento intermitente e não de um fluxo constante.
Em termos empresariais, a comunicação assíncrona refere-se a qualquer comunicação que não é feita em tempo real. Por exemplo, você pode enviar uma pergunta por e-mail ao seu colega em vez de simplesmente levantar-se e fazer a pergunta a ele. Isso significa que sua comunicação original (a pergunta) não é respondida instantaneamente, assim como qualquer comunicação no escritório não se dá em um fluxo constante de perguntas e respostas. Em vez disso, a pergunta é respondida após um intervalo, geralmente porque os colegas de trabalho estão ocupados com outra tarefa no momento da sua pergunta. Simplificando, se você fizer uma pergunta ou enviar uma mensagem sem esperar uma resposta instantânea, essa comunicação é assíncrona. O contrário seria algo como uma chamada pelo Zoom, onde tudo está em tempo real.
Embora você, sem dúvida, use bastante a comunicação assíncrona no escritório, é uma ferramenta vital para a comunicação de freelancers e equipe remota.
Quais são alguns exemplos de comunicação assíncrona?
Aplicativos do mensagens, e-mail e plataformas de compartilhamento de documentos on-line são os exemplos de comunicação assíncrona mais comuns.
Ninguém espera uma resposta instantânea de um e-mail, principalmente porque o e-mail é a evolução digital do correio tradicional. Sim, você recebe a mensagem mais rápido, mas ainda há um prazo muito generoso para a resposta que pode levar o mesmo tempo de enviar uma carta por correio tradicional.
Aplicativos de mensagens
Isso inclui Microsoft Teams, WhatsApp e Slack. Claro, muitos deles podem ser usados em tempo real para mensagens instantâneas, e muitos escritórios os utilizam para ajudar a melhorar a cultura da empresa por meio de bate-papo casual. Ainda assim, não é garantido nem totalmente esperado que a resposta seja instantânea.
Ferramenta de gerenciamento de tarefas
Plataformas como Monday, Trello e ferramentas de gerenciamento de tarefas no Dropbox permitem que você coloque o papo em dia com os membros da equipe sem que todos precisem encontrar tempo em seus calendários. Você pode simplesmente fazer login, ver o que foi adicionado ou destacado e continuar. Isso pode parecer contraproducente. Afinal, você não deveria levar um problema imediatamente e diretamente à pessoa que pode resolvê-lo?
Na realidade, com todos na sua equipe fazendo malabarismos para executar diferentes tarefas, exigir diretamente que algo seja feito, além de ser uma ótima maneira de acabar com a motivação, não vai magicamente liberar o tempo necessário para resolver o problema instantaneamente. É melhor destacar o problema, assim, quando todos voltarem à tarefa, saberão exatamente o que fazer.
Essas ferramentas garantem que a desculpa de "perdeu o memorando" nunca mais seja usada, já que todos estão cientes do que está acontecendo, sem que nada fique limitado a um telefonema em pânico.
Colaboração em documento
Ferramentas como o Dropbox Paper significam que você e sua equipe podem trabalhar de forma colaborativa sem precisar estar na mesma sala ou no mesmo fuso horário. Você pode fazer edições e deixar comentários, que são atualizados instantaneamente para todos que têm acesso ao documento, e outros podem fazer o mesmo.
Já se foi o tempo das trocas intermináveis de e-mails com alterações em documentos, apenas para que as edições fossem perdidas conforme eram renomeadas para “Versão 2” ou “Versão 12". Com o Dropbox Paper, a comunicação assíncrona é fácil.
Comunicação síncrona vs. assíncrona
Qual é a melhor? Para alguns, não há como superar a resposta imediata que você pode obter em uma chamada de vídeo ou cara a cara. Você também pode pensar que simplesmente não consegue entender bem uma pessoa sem algum tipo de comunicação em tempo real.
Dito isto, quando esses telefonemas terminam, você ainda continua trocando e-mails para consolidar tudo o que foi compartilhado em um pedaço de papel. É quase como se a comunicação “oficial” só começasse quando se torna assíncrona.
Há também o fato de que, quando as pessoas são pressionadas a agir imediatamente, certamente não fazem o melhor que podem, todo mundo sabe como é desconfortável estar sob holofotes. A comunicação assíncrona lhe dá a chance de receber informações, digeri-las e formular sua melhor resposta, sem a pressão de alguém em pé esperando na sua frente.
Comunicação assíncrona significa comunicação de melhor qualidade?
Há estudos que sugerem que o trabalho remoto é melhor do que o trabalho presencial, com as equipes se sentindo mais motivadas e produtivas. A Cisco descobriu que isso foi ajudado pelo fato de que 83% dos trabalhadores remotos sentiram que podiam se comunicar igualmente ou melhor quando trabalhavam remotamente graças à comunicação assíncrona.
Outro estudo descobriu que as interrupções causadas pela comunicação em tempo real levaram ao aumento do estresse, pois as equipes sentiram a necessidade de recuperar o tempo perdido, sugerindo novamente que a comunicação assíncrona alivia a pressão e melhora os processos de trabalho individuais. Com base nessas descobertas, seria fácil pensar que a comunicação assíncrona liberta sua equipe de expectativas rígidas e estresse.
Embora aplicativos de mensagem em tempo real continuem sendo uma ótima maneira de conectar a equipe, há um risco elevado de que sua equipe fique constantemente conectada, forçando uma comunicação síncrona. Isso pode levar a um equilíbrio precário entre trabalho e vida pessoal e, eventualmente, ao esgotamento. Ao se recusar a contribuir para o bate-papo da sua equipe, você também pode parecer antidesportivo, mas, ao contribuir com muita frequência, pode parecer alguém que está, com o perdão do trocadilho, relaxando.
Qual a principal lição? Saber quais são os pontos fortes do uso da comunicação assíncrona e não abusar dela.
Como o Dropbox pode ajudar?
O Dropbox é uma ferramenta essencial para qualquer escritório ou equipe remota que busque uma colaboração descomplicada. Diferentes fusos horários muitas vezes faziam as pessoas trabalharem até tarde para receber uma chamada. Com o Dropbox, ninguém precisa passar horas esperando que o outro lado do mundo acorde.
As anotações do Dropbox permitem que você compartilhe seus pensamentos e opiniões com a certeza de que todos os verão quando fizerem login. Isso significa que você não precisa nem se preocupar com um e-mail se perdendo na caixa de entrada ou com alguém quebrando a cadeia de comunicação por não encaminhá-lo. Se alguém abrir seu documento compartilhado para trabalhar, terá todas as atualizações e informações necessárias ali mesmo. O Dropbox notificará você quando novas anotações forem adicionadas, para que você não perca nada.
Colaborar com o Dropbox pode ajudar a alinhar todos, não importa onde estejam trabalhando. Agendas de reuniões, esboços de projetos e até vídeos longos podem ser compartilhados sem esforço. O Dropbox cria um espaço de trabalho central e prático que não tem horário comercial e permite que você aborde as tarefas do seu próprio jeito. Tudo o que você precisa estará esperando por você quando estiver pronto.
Sem a sensação de sincronização
A comunicação assíncrona tem sido a norma em muitos escritórios há algum tempo, mas se você perdeu o memorando, comece hoje mesmo. Suas equipes, próximas e distantes, agradecerão por novos e melhorados canais de comunicação.
O Dropbox e nossas integrações podem ajudar sua equipe a se alinhar sem compartilhar o mesmo escritório ou fuso horário. Tudo o que você precisa para realmente sincronizar é aproveitar ao máximo o Dropbox.
