Definição de comunicação assíncrona
Comunicação assíncrona é um termo que se originou nas telecomunicações. Refere-se à transmissão de dados sem sincronização com um relógio, o que significa que esta informação vem de um compartilhamento intermitente e não de um fluxo constante.
Em termos empresariais, a comunicação assíncrona refere-se a qualquer comunicação que não é feita em tempo real. Por exemplo, você pode enviar uma pergunta por e-mail ao seu colega em vez de simplesmente levantar-se e fazer a pergunta a ele. Isso significa que sua comunicação original (a pergunta) não é respondida instantaneamente, assim como qualquer comunicação no escritório não se dá em um fluxo constante de perguntas e respostas. Em vez disso, a pergunta é respondida após um intervalo, geralmente porque os colegas de trabalho estão ocupados com outra tarefa no momento da sua pergunta. Simplificando, se você fizer uma pergunta ou enviar uma mensagem sem esperar uma resposta instantânea, essa comunicação é assíncrona. O contrário seria algo como uma chamada pelo Zoom, onde tudo está em tempo real.
Embora você, sem dúvida, use bastante a comunicação assíncrona no escritório, é uma ferramenta vital para a comunicação de freelancers e equipe remota.
Quais são alguns exemplos de comunicação assíncrona?
Aplicativos do mensagens, e-mail e plataformas de compartilhamento de documentos on-line são os exemplos de comunicação assíncrona mais comuns.
Ninguém espera uma resposta instantânea de um e-mail, principalmente porque o e-mail é a evolução digital do correio tradicional. Sim, você recebe a mensagem mais rápido, mas ainda há um prazo muito generoso para a resposta que pode levar o mesmo tempo de enviar uma carta por correio tradicional.
Aplicativos de mensagens
Incluem o Microsoft Teams, o WhatsApp e o Slack. É claro que muitos deles podem ser usados em tempo real para mensagens instantâneas, e muitos escritórios os empregam para ajudar a melhorar a cultura da empresa por meio de bate-papo casual. Ainda assim, não é garantido ou totalmente esperado que a resposta seja instantânea.
Ferramentas de gerenciamento de tarefas
Plataformas como o Monday, Trello e ferramentas de gerenciamento de tarefas no Dropbox permitem que você faça atualizações digitais com os membros da equipe sem que todos tenham que encontrar tempo em suas agendas. Você pode simplesmente fazer logon, ver o que foi adicionado ou destacado e seguir em frente. Isso pode parecer contraproducente. Afinal, você não deveria encaminhar diretamente um problema para a pessoa que pode corrigi-lo? Na realidade, com todos na sua equipe fazendo malabarismos para executar diferentes tarefas, exigir diretamente que algo seja feito, além de ser uma ótima maneira de acabar com a motivação, não vai magicamente liberar o tempo necessário para resolver o problema instantaneamente. É melhor destacar o problema, assim, quando todos voltarem à tarefa, saberão exatamente o que fazer. Essas ferramentas garantem que a desculpa de "perdeu o memorando" nunca mais seja usada, já que todos estão cientes do que está acontecendo, sem que nada fique limitado a um telefonema em pânico.
Colaboração em documento
Com ferramentas como o Dropbox Paper, você e sua equipe podem trabalhar de forma colaborativa sem precisar estar na mesma sala nem no mesmo fuso horário. Você pode fazer edições e deixar comentários, que serão atualizados instantaneamente para todos que tenham acesso ao documento, e as outras pessoas poderão fazer o mesmo. Já se foi o tempo das trocas intermináveis de e-mails com alterações em documentos, apenas para que as edições fossem perdidas conforme eram renomeadas para “Versão 2” ou “Versão 12". Com o Dropbox Paper, a comunicação assíncrona é fácil.
Comunicação síncrona x assíncrona
Qual é a melhor? Para alguns, não há como superar a resposta imediata que você pode obter em uma chamada de vídeo ou cara a cara. Você também pode pensar que simplesmente não consegue entender bem uma pessoa sem algum tipo de comunicação em tempo real. Dito isto, quando esses telefonemas terminam, você ainda continua trocando e-mails para consolidar tudo o que foi compartilhado em um pedaço de papel. É quase como se a comunicação “oficial” só começasse quando se torna assíncrona. Há também o fato de que, quando as pessoas são pressionadas a agir imediatamente, certamente não fazem o melhor que podem, todo mundo sabe como é desconfortável estar sob holofotes. A comunicação assíncrona lhe dá a chance de receber informações, digeri-las e formular sua melhor resposta, sem a pressão de alguém em pé esperando na sua frente.
Comunicação assíncrona significa comunicação de melhor qualidade?
Há estudos que sugerem que o trabalho remoto é melhor do que o trabalho no escritório, com as equipes se sentindo mais motivadas e produtivas. A Cisco descobriu que um dos fatores que contribuem para esse resultado é que 83% dos trabalhadores remotos sentem que podem se comunicar de forma igual ou melhor no teletrabalho graças à comunicação assíncrona. Outro estudo descobriu que as interrupções causadas pela comunicação em tempo real levam ao aumento do estresse, pois as equipes sentem a necessidade de recuperar o tempo perdido, sugerindo novamente que a comunicação assíncrona remove a pressão e melhora os processos de trabalho individuais. Com base nessas descobertas, seria fácil pensar que a comunicação assíncrona liberta sua equipe de expectativas e estresse rigorosos.
Embora aplicativos de mensagem em tempo real continuem sendo uma ótima maneira de conectar a equipe, há um risco elevado de que sua equipe fique constantemente conectada, forçando uma comunicação síncrona. Isso pode prejudicar o equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho e até causar esgotamento. Ao se recusar a contribuir com o bate-papo da sua equipe, você também pode parecer antiesportivo e, se contribuir com muita frequência, pode parecer que está ficando relaxado.
Qual a principal lição? Saber quais são os pontos fortes do uso da comunicação assíncrona e não abusar dela.
Como o Dropbox pode ajudar?
O Dropbox é uma ferramenta vital para qualquer escritório ou equipe remota que procure colaboração descomplicada. Diferentes fusos horários muitas vezes faziam as pessoas ficarem até tarde para receber uma chamada. Com o Dropbox, ninguém precisa passar horas esperando que o outro lado do mundo acorde.
As anotações do Dropbox permitem que você compartilhe seus pensamentos e comentários com segurança, sabendo que todos vão vê-los quando fizerem logon. Isso significa que você nem precisa se preocupar com a perda de um e-mail em uma caixa de entrada nem com uma pessoa interrompendo a cadeia de comunicação ao não encaminhá-lo. Se alguém abrir seu documento compartilhado para trabalhar, terá acesso a todas as atualizações e informações necessárias. O Dropbox o notificará quando novas anotações forem adicionadas, para que você não perca nada.
Colaborar com o Dropbox pode ajudar a alinhar todos, independentemente de onde estejam trabalhando. Pautas de reuniões, esboços de projetos e até vídeos longos podem ser compartilhados sem complicação. O Dropbox cria um espaço de trabalho central e conveniente que não tem horário de expediente e permite que você aborde tarefas de acordo com seus próprios termos. Tudo o que você precisa estará esperando por você quando estiver pronto.
Sem sensação de sincronização
A comunicação assíncrona tem sido a norma em muitos escritórios há algum tempo, mas se você perdeu o memorando, comece hoje mesmo. Suas equipes, próximas e distantes, agradecerão por novos e melhorados canais de comunicação.
O Dropbox e nossas integrações podem ajudar sua equipe a se alinhar sem compartilhar o mesmo escritório ou fuso horário. Tudo com o que você precisa realmente estar sincronizado é com o aproveitamento máximo do Dropbox.
