Définition de la communication asynchrone
Le terme de communication asynchrone trouve son origine dans le domaine des télécommunications. Il fait référence à la transmission de données sans synchronisation avec une horloge, ce qui signifie que ces informations proviennent d’un partage intermittent et non d’un flux continu.
Dans un contexte professionnel, la communication asynchrone désigne toute communication qui ne se fait pas en temps réel, comme lorsque vous envoyez une question par courriel à un collègue au lieu de vous lever et d’aller la lui poser directement. Votre communication d’origine (la question) ne reçoit pas de réponse immédiate, tout comme les communications au bureau qui n’entrent pas dans un flux constant de questions et de réponses. Votre question obtient donc une réponse après un certain laps de temps, généralement parce que vos collaborateurs sont occupés par une autre tâche au moment où vous la posez. En d’autres termes, si vous posez une question ou envoyez un message sans attendre de réponse immédiate, il s’agit d’une communication asynchrone. L’inverse d’une communication asynchrone serait par exemple un appel Zoom, où les interactions se font en temps réel.
Si la communication asynchrone est très largement utilisée au bureau, elle constitue également un outil essentiel pour les travailleurs indépendants et les équipes à distance.
Quelques exemples de communication asynchrone
Les applications de messagerie instantanée, les courriels et les plateformes de partage de documents sont les exemples les plus courants de communication asynchrone.
Courriel
En tant que successeur numérique du courrier postal, le courriel n’exige pas de réponse immédiate. Si vous recevez effectivement le message plus rapidement, vous disposez d’un délai de réponse assez confortable, parfois aussi long que si vous envoyiez le courrier par la poste.
Application de messagerie
Microsoft Teams, WhatsApp ou encore Slack en sont quelques exemples. Si bon nombre de ces applications sont utilisées en temps réel dans le cadre de la messagerie instantanée, beaucoup d’entreprises les adoptent pour permettre à leurs collaborateurs d’échanger de manière informelle et de renforcer ainsi la culture d’entreprise. Cependant, il n’est pas garanti ni totalement attendu que la réponse sera instantanée.
Outil de gestion des tâches
Des plateformes comme Monday, Trello et les outils Dropbox de gestion de tâches permettent aux membres des équipes de se tenir au courant de l’évolution des projets sans avoir à dégager du temps dans leur échéancier pour se réunir. Il suffit de se connecter pour voir ce qui a été ajouté ou ce qui doit être fait. Tout cela peut sembler contre-productif. Ne serait-il pas plus judicieux d’aborder un problème sur-le-champ et directement avec la personne capable de le résoudre? En réalité, comme tous les membres de l’équipe jonglent avec différentes tâches, exiger que quelque chose soit fait sans délai est un excellent moyen de réduire à néant toute motivation. Et cela ne permet pas non plus de trouver comme par magie le temps de régler immédiatement le problème. Il est donc préférable de souligner le problème, de sorte que tous sachent exactement quoi faire au moment de revenir sur la tâche. Avec ces outils, plus personne ne pourra dire qu’il a raté la communication. Chacun sait ce qu’il se passe et aucune information n’est transmise par téléphone par un collaborateur en panique.
Collaboration sur des documents
Grâce à des outils comme Dropbox Paper, votre équipe et vous pouvez travailler ensemble sans forcément être dans la même pièce ni dans le même fuseau horaire. Vous pouvez apporter des modifications et ajouter des commentaires qui se mettent à jour instantanément pour tous ceux qui ont accès au document, et les autres peuvent en faire de même. Fini le temps où l’on se renvoyait sans cesse le même document au gré de modifications qui finissaient par se perdre entre la « Version 2 » et la « Version 12 ». Avec Dropbox Paper, la communication asynchrone est un vrai jeu d’enfant.
Communication synchrone ou asynchrone
Laquelle privilégier? Pour certains, rien ne vaut la réponse instantanée qu’offre un appel vidéo ou une réunion en personne. Vous pouvez aussi avoir l’impression de ne pas réussir à cerner une personne sans échanger avec elle en temps réel. Cela dit, lorsque ces appels se terminent, vous continuez à vous envoyer des courriels pour garder une piste écrite de vos conversations. C’est un peu comme si la communication « officielle » ne commençait qu’une fois les échanges devenus asynchrones. De plus, lorsque les collaborateurs sont poussés à agir sur-le-champ, il est peu probable qu’ils soient au maximum de leurs capacités, car nous avons tendance à perdre nos moyens lorsque nous sommes sous le feu de l’action. La communication asynchrone vous donne la possibilité d’assimiler l’information, de la digérer et d’y répondre au mieux, sans que personne n’exerce une quelconque pression sur vous.
La communication asynchrone est-elle forcément de meilleure qualité?
Des études suggèrent que le télétravail est préférable au travail sur le site, car les équipes ont le sentiment d’être plus motivées et plus productives. Selon Cisco, cela s’explique en partie du fait que 83 % des télétravailleurs estiment pouvoir communiquer aussi bien, voire mieux, lorsqu’ils travaillent à distance grâce à la communication asynchrone. Une autre étude révèle que les interruptions causées par la communication en temps réel entraînent un stress accru, les équipes ressentant le besoin de rattraper le temps perdu, ce qui suggère à nouveau que la communication asynchrone allège la pression et améliore les processus de travail individuels. Ces conclusions pourraient donc nous porter à croire que la communication asynchrone libère les équipes du stress et des attentes strictes.
Bien que les applications de messagerie directe restent un excellent moyen de connecter les équipes, il existe également un risque important que les employés soient connectés en permanence, et donc en mode de communication synchrone. Cela peut fragiliser l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle, et parfois mener à l’épuisement professionnel. Si le refus de participer aux échanges de votre équipe peut être perçu comme un manque de motivation ou de l’impolitesse, une participation trop régulière peut quant à elle être interprétée comme un manque de sérieux.
Il est donc essentiel de connaître les atouts de la communication asynchrone, mais de l’utiliser avec parcimonie.
Comment Dropbox peut vous aider
Dropbox est un outil indispensable pour toute équipe, au bureau ou à distance, qui souhaite collaborer en toute simplicité. Auparavant, les fuseaux horaires nous obligeaient à rester tard au bureau pour ne pas manquer un appel important. Avec Dropbox, plus personne n’a besoin d’attendre pendant des heures que ses collaborateurs se réveillent à l’autre bout de la planète. Essayez d’utiliser Dropbox Capture pour partager une saisie d’écran afin de réduire le nombre de réunions. Les membres de votre équipe peuvent regarder votre vidéo et y ajouter des commentaires à la seconde près dans Dropbox, sans aucune pression pour assister à une réunion qui pourrait ne pas correspondre à leur emploi du temps.
Grâce aux annotations Dropbox, vous pouvez partager vos idées et vos commentaires avec la certitude que chacun en prendra connaissance dès qu’il se connectera. Il n’y a plus aucun risque qu’un courriel se perde dans une boîte de réception ou qu’une personne rompe la chaîne de communication en ne le faisant pas suivre. Si quelqu’un ouvre votre document partagé pour y travailler, il y retrouvera directement toutes les modifications et les informations dont il a besoin. Dropbox vous informe dès qu’une nouvelle annotation est ajoutée, afin que vous ne passiez à côté d’aucune information.
Dropbox met tous les collaborateurs sur la même longueur d’onde, quel que soit leur lieu de travail. Il vous permet de partager l’ordre du jour des réunions, les grandes lignes des projets, et même de longues vidéos en toute simplicité. Dropbox offre un espace de travail centralisé, simple d’utilisation, sans horaires de bureau et où vous pouvez gérer vos tâches comme vous le souhaitez. Vous avez accès à tout ce dont vous avez besoin, dès que vous en avez besoin.
Des équipes plus libres
La communication asynchrone est devenue la norme dans de nombreuses entreprises depuis un certain temps déjà, mais si vous avez raté le signal de départ, il n’est pas trop tard. Vos équipes, sur le site comme à distance, seront ravies de pouvoir utiliser de nouveaux canaux de communication, plus efficaces.
Grâce à Dropbox et à nos intégrations, votre équipe peut rester sur la même longueur d’onde sans être dans le même bureau ou sur le même fuseau horaire. Tout ce que vous aurez à faire, c’est synchroniser vos efforts pour en tirer le meilleur parti.
