Definición de comunicación asincrónica
La comunicación asincrónica es un término que se origina en las telecomunicaciones. Se refiere a la transmisión de datos sin sincronizar con un reloj, lo que significa que esta información proviene de un intercambio intermitente y no de un flujo constante.
En términos comerciales, la comunicación asincrónica se refiere a cualquier comunicación que no se desarrolle en tiempo real. Por ejemplo, podrías enviarle una pregunta a tu colega en lugar de levantarte y preguntarle. Eso significa que tu comunicación original (la pregunta) no se responde al instante, así como cualquier comunicación en la oficina no se desarrolla en un flujo constante de preguntas y respuestas. En cambio, la pregunta se responde después de un intervalo, en general porque los compañeros de trabajo están ocupados con otra tarea en el momento de tu pregunta. En pocas palabras, si haces una pregunta o envías un mensaje sin esperar una respuesta instantánea, eso se denomina comunicación asincrónica. Lo opuesto a esto sería algo como una llamada de Zoom, donde todo está en tiempo real.
Aunque sin duda se usa mucho la comunicación asincrónica en la oficina, es una herramienta vital para los autónomos y la comunicación de equipos remotos.
¿Cuáles son algunos ejemplos de comunicación asincrónica?
Las aplicaciones de mensajería, el correo electrónico y las plataformas de intercambio de documentos online son los ejemplos más comunes de comunicación asincrónica.
Correo electrónico
Nadie espera una respuesta instantánea en un correo electrónico, sobre todo porque el correo electrónico es la evolución digital del correo postal. Sí, recibes el mensaje más rápido, pero aún hay un plazo muy generoso para la respuesta que puede tardar tanto como enviar una carta por correo tradicional.
Aplicaciones de mensajería
Estas incluyen Microsoft Teams, WhatsApp y Slack. Por supuesto, muchas de ellas se pueden utilizar en tiempo real para la mensajería instantánea, y muchas oficinas las emplean para ayudar a mejorar la cultura de la empresa a través de la charla casual. Aun así, no se garantiza ni se espera completamente que la respuesta sea instantánea.
Herramientas de administración de tareas
Plataformas, como Monday, Trello y herramientas de gestión de tareas en Dropbox, te permiten jugar a ponerte al día de forma digital con los miembros del equipo sin que todos tengan que encontrar tiempo en tus calendarios. Solo debes iniciar sesión, ver qué se agregó o destacó y seguir así. Esto puede parecer contraproducente. Después de todo, ¿no deberías tratar un problema de inmediato y directamente con la persona que puede resolverlo? En realidad, con todos los miembros de tu equipo haciendo malabares con diferentes tareas, exigir directamente que se haga algo no solo es una gran manera de matar la motivación, sino que no va a liberar mágicamente el tiempo necesario para ordenarlas al instante. Es mejor asegurarse de que has destacado el problema, así, cuando todos vuelvan a la tarea, sabrán qué hacer. Estas herramientas garantizan que la excusa de “perdí el memorándum” no se pueda utilizar nunca más y aseguran que todos sepan lo que está pasando, sin que nada se limite a una llamada telefónica de pánico.
Colaboración con documentos
Herramientas, como Dropbox Paper, significan que tu equipo y tú pueden trabajar en colaboración sin tener que estar en la misma habitación o incluso en la misma zona horaria. Puedes editar y dejar comentarios que se actualizan al instante para todos los que tienen acceso al documento, y otros usuarios pueden hacer lo mismo. Ya no hay días en que se envíe una copia maestra ida y vuelta, solo para que se pierda la edición, ya que se le cambia el nombre a “Versión 2” o “Versión 12”. Con Dropbox Paper, la comunicación asincrónica es fácil.
Comunicación sincrónica vs. asincrónica
Entonces, ¿cuál es mejor? Para algunos, no hay nada mejor que la respuesta inmediata que puedes obtener en una videollamada o cara a cara. Tal vez también sientas que no puedes captar el mensaje real de una persona sin algún tipo de comunicación en tiempo real. Dicho esto, cuando finalizan estas llamadas, todavía terminas pasando correos electrónicos de ida y vuelta para consolidar todo lo que se compartió en un papel. Es casi como si la comunicación “oficial” solo comenzara realmente una vez que las cosas caen en la asincronía. También existe el hecho de que, cuando se presiona a la gente para que actúe de inmediato, es casi seguro que no se obtiene su mejor trabajo, todos saben lo que se siente entrar en pánico frente a cualquier situación. La comunicación asincrónica te brinda la oportunidad de obtener información, digerirla y formar tu mejor respuesta, todo ello sin que nadie te esté encima.
¿La comunicación asincrónica significa una comunicación de mayor calidad?
Algunos estudios sugieren que el trabajo a distancia es mejor que el trabajo en la oficina, con equipos que se sienten más motivados y productivos. Cisco descubrió que a esto contribuía el hecho de que el 83 % de los trabajadores remotos sentían que podían comunicarse igual o mejor al trabajar a distancia gracias a la comunicación asincrónica. A través de otro estudio, se descubrió que las interrupciones causadas por la comunicación en tiempo real provocaban un aumento del estrés cuando los equipos sentían la necesidad de recuperar el tiempo perdido, lo que sugiere de nuevo que la comunicación asincrónica elimina la presión y mejora los procesos de trabajo individuales. Basándonos en esta información, sería fácil pensar que la comunicación asincrónica libera a tu equipo de las estrictas expectativas y del estrés.
Mientras que las aplicaciones de mensajería en tiempo real siguen siendo una gran manera de conseguir que el equipo se conecte, hay un riesgo alto de que cause que tu equipo esté constantemente conectado, forzándolo a una comunicación sincrónica. Esto puede llevar a un pobre equilibrio entre la vida personal y laboral y, finalmente producir el agotamiento mental. Si te niegas a contribuir al chat del equipo, puedes parecer huraño, aunque si contribuyes demasiado a menudo, podrías quedar como un holgazán.
¿Cuál es el aspecto clave aquí? Conoce las fortalezas del uso de la comunicación asincrónica y no abuses de ella.
¿Cómo puede ayudar Dropbox?
Dropbox es una herramienta vital para cualquier oficina o equipo remoto que busque una colaboración sin esfuerzo. Las diferentes zonas horarias solían implicar quedarse hasta tarde para recibir esa llamada. Con Dropbox, nadie necesita pasar horas esperando a que la otra costa se despierte. Prueba utilizar Dropbox Capture para compartir una grabación de pantalla y reducir la necesidad de reuniones. Los miembros del equipo pueden ver el video y revisarlo con comentarios precisos en Dropbox, sin la presión de tener que asistir a una reunión que podría no adecuarse a su horario.
Las notas de Dropbox te permiten compartir tus ideas y comentarios con la seguridad de que todos los verán cuando se conecten. Eso significa que no debes preocuparte de que un correo electrónico se pierda en una bandeja de entrada o de que una persona rompa la cadena de comunicación al no reenviarlo. Si alguien abre tu documento compartido para trabajar, tendrá todas las actualizaciones e información que necesita allí mismo. Dropbox te notificará cuando se agreguen notas nuevas, para que no te pierdas nada.
Colaborar con Dropbox puede ayudar a alinear a todo el mundo, sin importar desde dónde esté trabajando. Las agendas de las reuniones, los esquemas de los proyectos, incluso los videos largos, pueden compartirse sin esfuerzo . Dropbox crea un espacio de trabajo central y práctico que no tiene horarios de oficina y te permite abordar las tareas en tus propios términos. Todo lo que necesitas te estará esperando cuando estés listo.
No hay sensación de sincronización
La comunicación asincrónica ha sido la norma en muchas oficinas durante algún tiempo, pero si has perdido el memorándum, empieza hoy mismo. Tus equipos, tanto los cercanos como los lejanos, te agradecerán por los nuevos y mejores canales de comunicación.
Dropbox y nuestras integraciones pueden ayudar a tu equipo a alinearse sin compartir la misma oficina o zona horaria. Todo lo que necesitas para sincronizarte es aprovechar Dropbox al máximo.
