什么是异步沟通?

沟通是开展一切业务的关键,但我们能做到多少实时沟通呢?

异步沟通的定义

异步沟通源自电信行业的术语“异步通信”,它是指发送数据时不要求接收端时钟和发送端时钟同步,也就是说,该信息不是稳定流,而是属于间断共享。

从业务角度来看,异步沟通是指非实时沟通。例如,您可以向同事发送电子邮件,提出问题,而不是站起来去问。这就意味着您最初的沟通(提问)并不能够立即得到答复,就像办公室里的沟通也都并不是随问随答一样。相反,过段时间后,问题才能得到答复,通常是因为在您提问时,同事们都在忙着别的工作任务。简言之,如果您提出问题或者发送消息时,并不期待立即得到回复,就称为“异步沟通”。而 Zoom call 之类则都是实时的,情况与之正好相反。

毫无疑问,您在办公室会接触大量的异步沟通,而且,它也是自由职业者和远程团队沟通的重要工具。

有哪些异步沟通方面的示例呢?

Messenger 应用、电子邮件和在线文档共享平台都是最常见的异步沟通示例。

电子邮件

没人会期待自己的电子邮件立即得到回复,这多半是因为电子邮件是邮政邮件数字化演变的结果。是的,虽然您现在接收邮件的速度很快,但依然需要大量的时间去回复,这中间回复的时间几乎跟以前传统邮局送达一封信件一样长。

Messenger 应用

这些应用包括 Microsoft Teams、WhatsApp 和 Slack。当然,上述应用中很多都是用于实时接收即时消息的,而且很多办公室都利用这些应用,让员工们闲暇之余适当闲聊一下,以期加强企业文化建设。还需要强调一点,那就是,既无法保证也不能完全期待,能够得到即时回复。

任务管理工具

通过诸如 Monday 和 Trello 之类的平台,您不需要花费太多时间,就能与团队成员的数字化进度保持同步。很简单,您只需要登录,然后查看平台上添加或突出显示的内容,就可以了。这看似有点适得其反的效果。毕竟,您不是应该立即带着问题,径直去找能解决问题的人吗?实际上,团队中的每个人都负责不同的任务,直接要求别人去做一件事,不仅会扼杀团队成员的工作动力,而且对问题进行即时分类、解决还会耗费很多时间。因此,更好的方式是,将问题突出显示,这样后面看到问题的人就知道该怎么做了。这些工具不仅能避免再出现“忘看备忘录”之类的借口,同时,还能让所有团队成员都了解所发生的情况,而不局限于一通惊慌失措的电话所沟通的内容。

文档协作

通过 Dropbox Paper 之类的工具,您和您的团队成员可以实现全方位协作,对工作地点甚至时区都没有限制。您可以编辑、添加评论,这些都是即时更新的,每位团队成员都能访问文档,并进行上述操作。来回发送原版,而且仅仅是担心编辑内容丢失,就需要将其重命名为“版本 2”或“版本 12”,这种麻烦的日子已经一去不复返。现在,有了 Dropbox Paper,异步沟通变得非常简单。

同步沟通与异步沟通

那么,哪个方法更好?对有些人来说,视频电话或面对面的即时响应,是无可比拟的。您可能还会认为,没有经过一些实时沟通,就无法真正了解一个人。这就是说,当通话结束时,您仍然会来回发送电子邮件,希望通过书面方式确认共享的一切信息。这几乎就等于说,沟通只有进入异步阶段,才表明“官方”沟通的正式开始。还有一点,当人们被迫立即行动时,几乎可以确定无法达到最佳工作状态,因为在这种情况下,每个人都觉得自己像车灯前的小鹿一样,慌乱又着急。异步沟通就不同了,它会给您时间,让您吸收信息、消化信息,然后做出最佳对策,而这一切行动都没人在您身边盯着您,对您造成压力。

异步沟通是否意味着沟通质量更高?

有研究表明,远程办公比办公室效果更佳,因为团队成员都觉得他们在家的工作积极性和工作效率更高。 思科发现的一项事实更证实了上述说法,83% 的远程工作者认为,远程办公的沟通效果等于或优于办公室,这主要得益于异步沟通。另一项研究成果显示,实时沟通引起的工作中断会导致团队压力倍增,因为团队会觉得重新找回工作状态很浪费时间,这再次证明了异步沟通能够缓解工作压力,提高工作流程效率。基于上述发现,我们很容易理解这个结论:异步沟通可以让您的团队从较高的期望和巨大的压力中解放出来。

但如今,实时通讯应用仍然是团队保持联络的主要方式,其风险很大,因为这样会迫使团队始终保持在线,从而带来同步沟通的压力。其后果是导致工作和生活失衡,并最终让人精疲力尽。如果拒绝群组聊天,会显得自己不合群,但聊得过多,又显得自己,请别介意我这么说,好像在摸鱼。

关键要点是什么?就是了解使用异步沟通的优势,且不要滥用它。

Dropbox 可以如何提供帮助?

Dropbox 是任何办公室或远程团队寻求轻松协作的重要工具。过去,由于所处时区不同,为了打通一个电话,必须要等到半夜。但现在,有了 Dropbox,就不需要花费大量时间去等着大洋彼岸的人起床了。

通过 Dropbox 注释,您可以安全地共享您的想法和反馈,并且确信每个登录的人都能看到。也就是说,您甚至无需担心收件箱的某封电子邮件丢失,或者因为有一个人没有转发邮件而破坏了整条沟通链。当别人打开您共享的文档进行工作时,他们会看到自己所需要的所有更新及信息。一旦文档添加新的注释时,Dropbox 会通知您,确保您不会遗漏任何信息。

使用 Dropbox 协作能够让所有人保持步调一致,无论他们的工作地点在哪。会议议程、项目大纲,甚至长视频都可以轻松共享 。Dropbox 创建了一个方便的集中工作区,让您的团队成员无需坐班,而是通过自己适合的方式完成工作任务。一切准备就绪,就等着您开工了。

毫无同步之感

很多办公室已经使用异步沟通有一段时间了,如果您没有跟上这种最新潮流,那么,今天就开始使用吧。您的团队,无论远近,都会感激您提供的经过改进的全新沟通渠道。

Dropbox 与我们的集成有助于让团队保持步调一致,而无需坐在同一间办公室或守着同一个时区,您为实现真正同步所需要做的就是,充分使用 Dropbox。

让不同时区保持联络

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