Definición de comunicación asíncrona
La comunicación asíncrona es un término que se originó en el campo de las telecomunicaciones. Hace referencia a la transmisión de datos sin coincidencia temporal, lo que significa que esta información proviene de un intercambio intermitente y no de un flujo constante.
En términos empresariales, la comunicación asíncrona se refiere a cualquier tipo de comunicación que no se haga en tiempo real. Por ejemplo, puedes enviarle una pregunta por correo electrónico a un compañero en lugar de levantarte y preguntarle directamente. Eso significa que la comunicación original (la pregunta) no se responderá al instante, del mismo modo que la comunicación en la oficina no se realiza en un flujo constante de preguntas y respuestas. En lugar de eso, la pregunta se responde pasado un tiempo, generalmente porque los compañeros de trabajo están ocupados con otra tarea en el momento de la pregunta. En pocas palabras, la comunicación asíncrona ocurre cuando haces una pregunta o envías un mensaje sin esperar una respuesta instantánea. Lo opuesto a esto sería algo así como una llamada de Zoom, donde todo ocurre en tiempo real.
La comunicación asíncrona, además de ser un método muy usado en la oficina, es una herramienta vital para los autónomos y los equipos remotos a la hora de comunicarse.
¿Cuáles son algunos ejemplos de comunicación asíncrona?
Los más comunes son las aplicaciones de mensajería, el correo electrónico y las plataformas para compartir documentos en línea.
Correo electrónico
Nadie espera una respuesta instantánea a un correo electrónico, sobre todo porque el correo electrónico es la evolución digital del correo postal. Sí, recibes el mensaje más rápido, pero sigue habiendo un margen amplio de respuesta, que puede llegarse a alargar tanto como el envío de una carta por correo tradicional.
Aplicaciones de mensajería
Algunos ejemplos son Microsoft Teams, WhatsApp y Slack. Por supuesto, muchas de estas aplicaciones se pueden usar en tiempo real para la mensajería instantánea, y en muchas oficinas se emplean para ayudar a mejorar la cultura empresarial a través de conversaciones informales. Aun así, no está garantizado ni se espera del todo que la respuesta sea instantánea.
Herramientas de gestión de tareas
Plataformas como Monday o Trello y las herramientas de gestión de tareas de Dropbox te permiten ponerte al día digitalmente con el equipo sin tener que encontrar un hueco en vuestras agendas. Solo tienes que iniciar sesión, ver lo que se ha añadido o resaltado y ponerte manos a la obra. Esto puede parecer contraproducente. Después de todo, ¿no deberías abordar los problemas de inmediato y directamente con la persona que puede solucionarlos? En realidad, con todos los miembros de tu equipo haciendo malabares con diferentes tareas, exigir directamente que se haga algo, no solo generará desmotivación, sino que no va a liberar mágicamente el tiempo necesario para resolverlo al instante. Es mejor asegurarse de que se ha resaltado el problema, para que, cuando todos vuelvan a esa tarea, sepan qué hacer. Con estas herramientas, nadie podrá poner la excusa de no haber visto un recordatorio y se garantizará que todo el mundo sepa lo que está pasando, para que nada acabe en una llamada telefónica de pánico.
Colaboración en documentos
Herramientas como Dropbox Paper permiten que tú y tu equipo podáis colaborar sin tener que estar en la misma sala, ni siquiera en la misma zona horaria. Puedes hacer ediciones y dejar comentarios, que se actualizan instantáneamente para todos los que tienen acceso al documento, y los demás pueden hacer lo mismo. Se acabaron los días de tener que enviar la versión principal de un lado a otro y de que las ediciones se pierdan al crear nuevas versiones. Dropbox Paper facilita la comunicación asíncrona.
La comunicación síncrona frente a la asíncrona
Así pues, ¿cuál es mejor? Para algunos, no hay nada mejor que la respuesta inmediata que puedes obtener en una videollamada o en la comunicación cara a cara. También es posible que sientas que no puedes entenderte del todo con una persona sin algún tipo de comunicación en tiempo real. A pesar de eso, cuando terminas esas llamadas, acabas intercambiando correos electrónicos para dejar por escrito todo lo que se ha compartido. Es como si la comunicación "oficial" no comenzara hasta que no entra en juego la asincronía. También hay que tener en cuenta que, cuando se presiona a las personas para que actúen de inmediato, es muy probable que no se obtenga su mejor trabajo; todos sabemos cómo es que nos pillen desprevenidos. La comunicación asíncrona te da la oportunidad de asimilar la información, digerirla y dar tu mejor respuesta, todo ello sin que nadie te esté presionando.
¿La comunicación asíncrona implica una comunicación de mayor calidad?
Hay estudios que sugieren que el trabajo remoto es mejor que el trabajo en la oficina, ya que los equipos se sienten más motivados y productivos. Cisco descubrió que a esto contribuía el hecho de que el 83 % de los trabajadores remotos considere que pueden comunicarse igual o mejor cuando trabajan a distancia gracias a la comunicación asíncrona. Otro estudio ha demostrado que las interrupciones causadas por la comunicación en tiempo real conducen a un aumento del estrés, ya que los equipos sienten la necesidad de recuperar el tiempo perdido, lo que sugiere de nuevo que la comunicación asíncrona elimina la presión y mejora los procesos de trabajo individuales. Según estos resultados, sería fácil concluir que la comunicación asíncrona libera al equipo de estrictas expectativas y del estrés.
Aunque las aplicaciones de mensajería en tiempo real siguen siendo una forma estupenda de conseguir que el equipo esté conectado, existe el riesgo de que provoquen que el equipo esté constantemente conectado y que fuercen la comunicación síncrona. Esto puede conducir a un mal equilibrio entre el trabajo y la vida personal y al agotamiento. Si te niegas a contribuir al chat del equipo, puede parecer que tu actitud es poco participativa; aunque, si contribuyes con demasiada frecuencia, puedes dar la impresión de estar reduciendo la productividad.
¿Cuál es la clave aquí? Conocer los puntos fuertes del uso de la comunicación asíncrona y no abusar de ella.
¿Cómo puede ayudar Dropbox?
Dropbox es una herramienta esencial para cualquier oficina o equipo remoto que busque una colaboración fluida. Trabajar con diferentes zonas horarias solía significar quedarse hasta tarde para recibir una llamada. Con Dropbox, nadie tiene que pasar horas esperando a que se despierten en el otro lado del charco. Prueba a usar Dropbox Capture para compartir una grabación de pantalla y reducir la necesidad de reuniones. Los miembros del equipo pueden ver tu vídeo y revisarlo con comentarios por fotograma en Dropbox, sin la presión de tener que asistir a una reunión que quizás no se ajuste a su horario.
Las notas de Dropbox te permiten compartir tus ideas y comentarios con la seguridad de que todos los verán cuando se conecten. Eso significa que no tendrás que preocuparte de si un correo electrónico se pierde en una bandeja de entrada ni de si una persona romperá la cadena de comunicación al no reenviar el mensaje. Si alguien abre tu documento compartido para trabajar en él, tendrá todas las actualizaciones e información que necesita allí mismo. Dropbox te enviará una notificación cuando se añadan nuevas notas, para que no te pierdas nada.
Colaborar con Dropbox ayuda a que todo el mundo esté al día de todo, sin importar desde dónde trabaje cada uno. Las actas de las reuniones, los resúmenes de los proyectos e incluso los vídeos largos se pueden compartir fácilmente. Dropbox crea un espacio de trabajo central y cómodo que no tiene horario de oficina y te permite abordar las tareas a tu manera. Todo lo que necesitas te estará esperando cuando lo tengas todo listo para empezar.
Todo se sincronizará sin que te des cuenta
La comunicación asíncrona ha sido la norma en muchas oficinas durante algún tiempo, pero si te pierdes recordatorios, comienza hoy mismo a usar Dropbox. Tus equipos, tanto los cercanos como los lejanos, te agradecerán los nuevos y mejores canales de comunicación.
Dropbox y nuestras integraciones pueden ayudar a que tu equipo se sincronice sin compartir la misma oficina o zona horaria; todo lo que necesitas para que todo esté realmente en sincronía es aprovechar Dropbox al máximo.
