Komunikacja asynchroniczna – definicja
Pojęcie komunikacji asynchronicznej wywodzi się z branży telekomunikacyjnej. Dotyczy transmisji danych bez synchronizacji z zegarem, co oznacza, że informacje udostępniane są w sposób przerywany, a nie w ramach stałego strumienia danych.
W biznesie komunikacja asynchroniczna oznacza komunikację, która nie zachodzi w czasie rzeczywistym. Na przykład wtedy, gdy wysyłasz współpracownikowi pytanie mailem, zamiast podejść do niego i spytać bezpośrednio. To oznacza, że odpowiedź na pierwotny komunikat nie przychodzi natychmiast. Podobnie przebiega większości komunikacji w biurze, gdzie nie ma zwykle ciągłych sekwencjach pytań i odpowiedzi. Zamiast tego odpowiedź przychodzi po pewnym czasie, przeważnie dlatego, że współpracownicy zajmują się akurat innym zadaniem. Upraszczając, asynchroniczna komunikacja ma miejsce wtedy, gdy zadajemy pytanie lub wysyłamy wiadomość, nie oczekując natychmiastowej odpowiedzi. Odwrotnie jest na przykład w czasie rozmowy na Zoomie, w której wszystko dzieje się w czasie rzeczywistym.
Choć komunikacja asynchroniczna ma też miejsce w biurach, to jest kluczowa zwłaszcza w pracy freelancerów i w komunikacji zdalnej w zespole.
Jakie są przykłady komunikacji asynchronicznej?
Komunikatory, e-mail i platformy do udostępniania dokumentów to najpopularniejsze przykłady komunikacji asynchronicznej.
Adres e-mail
Nikt nie oczekuje, że odpowiedź na e-mail przyjdzie natychmiast, w końcu koncepcja poczty elektronicznej wywodzi się z poczty tradycyjnej. Co prawda wiadomość szybciej dociera do adresata, ale na odpowiedź można czasem czekać tak samo długo jak w przypadku poczty tradycyjnej.
Komunikatory
Popularne komunikatory to na przykład Microsoft Teams, WhatsApp czy Slack. Komunikatory często służą do rozmów w czasie rzeczywistym i uzyskiwania natychmiastowych odpowiedzi na wysłane wiadomości. W wielu biurach komunikatory stosuje się, by poprawić kulturę firmy i zachęcić pracowników do swobodnego chatowania. Nie ma jednak gwarancji, że odpowiedź przyjdzie natychmiast, i nikt tego nie oczekuje.
Narzędzie do zarządzania zadaniami
Platformy takie jak Monday czy Trello oraz narzędzia do zarządzania zadaniami w usłudze Dropbox pozwalają członkom zespołu być na bieżąco bez konieczności umawiania się na spotkania. Wystarczy się zalogować, zobaczyć nowe lub priorytetowe zadania i zająć się nimi. Może się wydawać, że taki model jest nieproduktywny. Czy nie lepiej byłoby od razu zgłosić się do osoby, która może zająć się tematem lub rozwiązać problem? W praktyce członkowie zespołów mają na głowie naraz wiele różnych zadań, dlatego domaganie się, by od razu coś zrobili, może skutecznie zdusić w nich motywację. Nie jest to też magiczny sposób na to, by znaleźli czas na natychmiastowe załatwienie sprawy. Za to gdy oznaczysz zadanie jako priorytetowe, to po powrocie do danego projektu wszyscy członkowie zespołu będą wiedzieli, co robić. Dzięki takim narzędziom znika wymówka, że komuś „umknęła notatka służbowa”, i można sobie darować paniczne wydzwanianie do współpracowników z prośbą o działanie. Wszyscy wiedzą, co się dzieje w projekcie, i są na bieżąco.
Praca zespołowa nad dokumentami
Narzędzia takie jak Dropbox Paper pozwalają zespołom współpracować sprawnie, nawet jeśli ich członkowie są w różnych lokalizacjach i strefach czasowych. W Dropbox Paper możesz edytować pliki i dodawać do nich komentarze, które wyświetlą się wszystkim osobom mającym dostęp do danych plików. Minęły czasy wysyłania wte i wewte głównej wersji pliku i poprawek znikających po przemianowaniu go na „wersję 2” czy „wersję 12”. Dzięki Dropbox Paper komunikacja asynchroniczna staje się łatwa.
Komunikacja synchroniczna vs. asynchroniczna
A więc co jest lepsze? Dla niektórych nic nie przebije natychmiastowych odpowiedzi, które otrzymujemy na telekonferencjach i w rozmowach na żywo. Możesz też mieć wrażenie, że bez jakichś form komunikacji w czasie rzeczywistym nie jesteś w stanie poznać współpracownika. Jednak po skończeniu telekonferencji i tak jej uczestnicy spisują wnioski i wysyłają do siebie w kółko maile, by mieć wszystko na papierze. Tak jakby oficjalna komunikacja zaczynała się dopiero wtedy, gdy przechodzicie w tryb asynchroniczny. Do tego dochodzi fakt, że wymuszając natychmiastowe działanie rzadko udaje się uzyskać najlepsze rezultaty – wszyscy wiemy, jak to jest, gdy ktoś ciągle patrzy nam przez ramię. Komunikacja asynchroniczna umożliwia przyswojenie informacji, przetrawienie ich i przygotowanie jak najlepszej odpowiedzi w spokoju.
Czy komunikacja asynchroniczna jest lepsza?
Niektóre badania sugerują, że praca zdalna jest lepsza niż praca w biurze, a zespoły pracujące zdalnie są bardziej zmotywowane i produktywne. Cisco wskazało, że 83% pracowników zdalnych ma poczucie, że asynchroniczna komunikacja w czasie pracy zdalnej jest co najmniej tak dobra jak standardowa komunikacja w biurze lub lepsza. Inne badanie wykazało, że przerwy powodowane komunikacją w czasie rzeczywistym prowadzą do zwiększonego poziomu stresu , bo członkowie zespołów mają poczucie, że później muszą nadgonić stracony czas. To również sugeruje, że komunikacja asynchroniczna zmniejsza presję i poprawia jakość pracy indywidualnej. Na podstawie tych wniosków można uznać, że komunikacja asynchroniczna uwalnia zespoły od wygórowanych oczekiwań i stresu.
Dzięki aplikacjom do przesyłania wiadomości w czasie rzeczywistym zespoły mogą się na bieżąco komunikować, ale pojawia się ryzyko, że członkowie zespołu potraktują je jako narzędzie do komunikacji synchronicznej i będą w związku z tym stale w kontakcie. W efekcie pracownikom będzie trudno zachować równowagę między życiem zawodowym a osobistym, co może doprowadzić do wypalenia. Jednocześnie jeśli nie angażujesz się na zespołowym czacie, Twoi współpracownicy mogą odnieść wrażenie, że ich nie wspierasz. Za to gdy piszesz nieustannie, mogą uznać, że się obijasz.
Jaki z tego wniosek? Doceń zalety komunikacji asynchronicznej, ale nie nadużywaj jej.
Jak Dropbox może pomóc?
Dropbox to kluczowe narzędzie do bezwysiłkowej współpracy każdego zespołu, który pracuje w biurze lub zdalnie. Kiedyś współpraca z ludźmi z różnych stref czasowych oznaczała zostawanie w biurze do późna na ostatnią telekonferencję. Dzięki usłudze Dropbox nie musisz już czekać, aż Twoi współpracownicy zza oceanu zaczną pracę. Wypróbuj funkcję Dropbox Capture, aby udostępnić nagranie ekranu, a zarazem ograniczyć potrzebę spotkań. W usłudze Dropbox członkowie zespołu mogą obejrzeć Twój film i zapoznać się z komentarzami do konkretnych klatek, co eliminuje potrzebę spotkania, na które mogłoby brakować miejsca w grafiku.
W adnotacjach w Dropbox możesz zostawić przemyślenia i komentarze i mieć pewność, że Twoi współpracownicy zobaczą je po zalogowaniu się na swoje urządzenia. Dzięki temu nie musisz się martwić, że przegapią Twojego maila lub że ktoś przerwie komunikację, bo zapomni dodać Cię w kopii. Każdy, kto otworzy udostępniony dokument, by nad nim pracować, zobaczy od razu aktualizacje i wszystkie inne informacje. Dropbox powiadomi Cię, jeśli ktoś doda nowe adnotacje, więc nic Ci nie umknie.
Członkowie zespołów współpracujących w Dropbox mogą być zawsze na bieżąco, niezależnie od lokalizacji. Bez wysiłku można udostępniać też agendy spotkań, konspekty projektów, a nawet długie filmy . Dropbox tworzy jeden wygodny, centralny obszar roboczy, który działa całą dobę i umożliwia realizację zadań na Twoich warunkach. Gdy tylko przygotujesz się do pracy, wszystkie Twoje dokumenty będą na Ciebie czekać.
Nic Cię nie ominie
Od pewnego czasu komunikacja asynchroniczna jest standardem w wielu firmach, ale jeśli ten trend do tej pory Cię omijał, zacznij z niego korzystać od dziś. Członkowie Twoich zespołów – z bliska i z daleka – podziękują Ci za udostępnienie im nowych i lepszych kanałów komunikacji.
Dropbox wraz z integracjami pomoże Twojemu zespołowi być na bieżąco, nawet jeśli pracujecie z różnych lokalizacji i w różnych strefach czasowych. By być w kontakcie i na bieżąco, wystarczy korzystać w pełni z Dropbox.
