Definition af asynkron kommunikation
Asynkron kommunikation er et begreb, der stammer fra telekommunikation. Det refererer til overførsel af data uden at synkronisere med et ur, hvilket betyder, at disse oplysninger kommer fra uregelmæssig deling og ikke en stabil strøm.
I arbejdssammenhæng refererer asynkron kommunikation til enhver kommunikation, der ikke foretages i realtid. For eksempel kan du sende en e-mail med spørgsmål til din kollega i stedet for bare at gå hen til dem og stille dem disse spørgsmål. Det betyder, at din oprindelige kommunikation (spørgsmålet) ikke bliver besvaret med det samme, ligesom enhver kommunikation på kontoret ikke sker i en konstant strøm af spørgsmål og svar. I stedet besvares spørgsmålet efter et interval, normalt fordi kolleger har travlt med en anden opgave på det tidspunkt, du spørger. Kort sagt: Hvis du stiller et spørgsmål eller sender en besked uden at forvente et øjeblikkeligt svar, er det asynkron kommunikation. Det modsatte af dette ville være f.eks. et Zoom-opkald, hvor alt er i realtid.
Selvom du uden tvivl bruger masser af asynkron kommunikation på kontoret, er det et vigtigt redskab for freelancere og fjernkommunikation.
Hvad er nogle eksempler på asynkron kommunikation?
Messenger-apps, e-mail og online dokumentdelingsplatforme er de mest almindelige asynkrone kommunikationseksempler.
E-mailadresse
Ingen forventer et øjeblikkeligt svar på en e-mail, mest fordi e-mail er den digitale udvikling af breve sendt med post. Ja, du modtager beskeden hurtigere, men der er stadig en meget generøs tidsramme for svaret, som kan tage lige så lang tid som at sende et brev med traditionel post.
Messenger-apps
Disse inkluderer Microsoft Teams, WhatsApp og Slack. Selvfølgelig kan mange af disse bruges i realtid til chatbeskeder, og mange kontorer bruger dem til at forbedre virksomhedskulturen med en sludder. Alligevel er det ikke garanteret eller helt forventet, at svaret vil være øjeblikkeligt.
Opgavestyringsværktøjer
På platforme som Monday og Trello og i opgavestyringsværktøjer i Dropbox kan du kan du samarbejde digitalt med teammedlemmer, uden at alle skal finde tid i kalenderen på samme tid. Du kan simpelthen logge på, se hvad der er tilføjet eller fremhævet og fortsætte arbejdet. Dette kan umiddelbart se ud, som om det kan give den modsatte effekt. Burde man ikke tage et problem op med det samme direkte med den person, der kan løse det? Alle på dit team har forskellige opgaver i gang, så hvis nogen kræver, at et problem skal løses lige nu, kan det virkelig ødelægge motivationen, og det er ikke noget, der tryller ekstra tid frem til at få løst det med det samme. Det er bedre at sikre, at du har fremhævet problemet, så andre ved, nøjagtigt hvad de skal gøre, når de vender tilbage til opgaven. Disse værktøjer sikrer, at ingen nogensinde kommer til at bruge undskyldningen "det havde jeg ikke hørt" – alle ved, hvad der foregår, og intet må løses med paniske telefonopkald.
Dokumentsamarbejde
Værktøjer som Dropbox Paper betyder, at du og dit team alle kan arbejde sammen uden at skulle være i det samme lokale eller endda i samme tidszone. Du kan foretage redigeringer og efterlade kommentarer, som opdateres øjeblikkeligt for alle, der har adgang til dokumentet, og andre kan gøre det samme. Du skal ikke længere sende et masterdokument frem og tilbage, hvorefter redigeringer går tabt, da den omdøbes til "Version 2" eller "Version 12." Med Dropbox Paper er asynkron kommunikation nemt.
Synkron vs. asynkron kommunikation
Så hvad er bedst? For nogle slår intet det øjeblikkelige svar, du kan få på et videoopkald eller ansigt til ansigt. Du kan også føle, at du bare ikke kan få et resultat fra en person uden en form for kommunikation i realtid. Når det er sagt, ender du alligevel med at sende e-mails frem og tilbage for skriftlige bekræftelser af alt, hvad der blev besluttet efter disse opkald. Det er næsten som om den “officielle” kommunikation først for alvor starter, når tingene falder i asynkronitet. Der er også det faktum, at når folk presses til at handle med det samme, resulterer det næsten helt sikkert ikke i deres bedste arbejde – alle ved, hvordan det føles at være under pres til at levere. Med asynkron kommunikation får du mulighed for at få information, fordøje det og danne dit bedste svar, alt uden at nogen venter utålmodigt på dig.
Betyder asynkron kommunikation kommunikation i højere kvalitet?
Der er undersøgelser, der tyder på, at fjernarbejde er bedre end kontorarbejde, og får teams til at føle sig mere motiverede og produktive. Cisco opdagede, at dette blev hjulpet af, at 83 % af fjernarbejdere følte, at de kunne kommunikere lige så godt eller bedre, når de arbejdede hjemme takket være asynkron kommunikation. En anden undersøgelse viste, at afbrydelser forårsaget af realtidskommunikation førte til øget stress, da teams følte behov for at indhente tabt tid, hvilket igen tyder på, at asynkron kommunikation fjerner pres og forbedrer individuelle arbejdsprocesser. Baseret på disse opdagelser ville det være nemt at forledes til at tro, at asynkron kommunikation frigør dit team fra høje forventninger og stress.
Selvom messenger-apps i realtid stadig er en fantastisk måde at få teamet forbundet, er der meget stor risiko for, at det får dit team til at kommunikere konstant, hvilket tvinger det til synkron kommunikation. Dette kan føre til en dårlig balance mellem arbejde og fritid, hvilket kan resultere i udbrændthed. Hvis du nægter at bidrage til din teamchat kan du også se ud som om du er usportslig, men ved at bidrage for ofte kan du ligne en, der dovner den.
Den vigtigste pointe her? Kend styrkerne ved asynkron kommunikation, og misbrug den ikke.
Hvordan kan Dropbox hjælpe?
Dropbox er et afgørende værktøj for ethvert team – på kontoret eller hjemmearbejdspladserne – der vil samarbejde helt ubesværet. Tidsforskelle kunne tidligere give lange arbejdsdage, når man skulle vente på et vigtigt opkald. Med Dropbox behøver ingen at vente i flere timer på, at en anden verdensdel vågner.
Prøv at bruge Dropbox Capture til at dele en skærmoptagelse, så I kan skære ned på antallet af møder. Medlemmerne af dit team kan se din video og gennemgå med kommentarer til hvert enkelt billede i Dropbox, uden at føle sig presset til at deltage i et møde, der ikke passer deres kalender.
Med Dropbox-annotationer kan du dele dine tanker og feedback sikkert med den viden, at alle ser det, når de logger på. Det betyder, at du ikke engang skal bekymre dig over, om en e-mail går tabt i en indbakke eller en person bryder kommunikationskæden ved ikke at videresende den. Hvis nogen åbner dit delte dokument for at arbejde på det, vil de have alle de opdateringer og oplysninger, de har brug for lige dér. Dropbox giver dig besked, når der er nye tilføjelser, så du ikke går glip af noget.
Samarbejde med Dropbox kan hjælpe med at få alle koordineret, uanset hvor de arbejder fra. Mødedagsordener, projektoversigter, selv lange videoer kan deles ubesværet. Dropbox opretter et centralt, praktisk arbejdsområde, der ikke har kontortid og lader dig arbejde på opgaver på dine egne vilkår. Alt, hvad du har brug for, venter på dig, når du er klar.
Ingen følelse af at være usynkroniseret
Asynkron kommunikation har været normen på mange kontorer i nogen tid, men hvis du ikke har opdaget det, så kom i gang i dag. Dine teams, både nær og fjern, vil takke dig for nye og forbedrede kommunikationskanaler.
Dropbox og vores integrationer kan hjælpe dit team med at blive koordinerede uden at dele kontor eller tidszone. Vi har alt hvad du har brug for til at synkronisere og få mest muligt ud af Dropbox.
