什麼是非同步溝通?

溝通是任何業務的關鍵,但有多少溝通是即時進行?

非同步溝通定義

非同步溝通是源自於電信產業的術語。這代表並非與目前時間同步傳輸資料,也就是說資訊是以間歇性方式共享,而非來自穩定的串流。

在業務方面,非同步溝通指的是任何非即時進行的溝通。例如:您可能透過電子郵件傳送問題給同事,而不是直接站起來去找他們詢問。這表示您原始的溝通 (問題) 未即時獲得回答,也就是辦公室內的溝通並非以穩定問答的方式進行,而是在一段期間後,問題才會獲得答案,這通常是因為同事在您提出問題時,正忙於其他工作項目。簡單來說,如果您提問或傳送訊息時,不預期能馬上得到回覆,這就叫做非同步溝通。與之相反的是使用如 Zoom 通話等所有人都會同時在線上溝通的工具。

雖然辦公室內確實有不少非同步溝通的狀況,這對自由工作者和遠端工作團隊溝通來說尤其關鍵。

非同步溝通有哪些例子?

訊息應用程式、電子郵件與線上文件共享平台都是最常見的非同步溝通範例。

電子郵件

沒有任預期電子郵件會立刻收到回覆,因為電子郵件只是傳統郵件的數位轉型。沒錯,您確實會更快收到訊息,但回應的時間仍然相當寬裕,有時候跟透過傳統郵局傳送信件的預期回應時間沒兩樣。

訊息應用程式

這包含 Microsoft Teams、WhatsApp 與 Slack。當然,這些工具很多能用於即時傳送訊息,且許多辦公室利用這些工具,透過輕鬆的聊天來加強營造公司文化。然而,這些工具仍不保證,或我們也非完全預期能立即收到回應。

工作項目管理工具

如 Monday 與 Trello 等平台,讓您可以用數位方式追蹤工作團隊成員的狀況,而不必在行事曆中騰出時間與他們一一討論。您只需登入,看看他們新增或強調了哪些工作項目,然後開始工作即可。這似乎有點抑制生產力。畢竟,您難道不該立刻直接找可以解決問題的人處理問題嗎?實際上,您工作團隊中的每個人都身兼數職,直接要求他們處理某個工作項目不只會扼殺動力,也沒辦法讓他們立刻騰出時間來立即處理問題。最好的方式是確保您已強調該問題,因此當所有人回到該工作項目時,就知道該做什麼。這些工具可確保人們不能再用「我弄丟您給的便利貼了」當藉口,也讓所以人都能掌握目前狀況,不會有人再驚慌失措地用電話溝通工作項目。

文件協作

 Dropbox Paper 這類工具讓您與您的工作團隊即時不在同一個空間、甚至不在同一個時區都能協作。您也可以做出編輯並留下註解,如此一來所有能夠存取文件的人都能立即收到更新,而其他人也能這樣做。您不必再來回傳送主要文件的複本,然後在檔案遭重新命名為「版本 2」或「版本 12」後,搞不清楚自己編輯的內容究竟是什麼。Dropbox Paper 讓非同步溝通變得輕鬆。

同步與非同步溝通

何者更好?對某些人來說,視訊通話或面對面溝通的即時性無可取代。您可能也會覺得若無法即時溝通,就無法即時評估他人的反應。雖然如此,在這些通話結束時,您仍然需要來回傳遞電子郵件,為溝通時共享的一切資訊留下紙本記錄。這感覺就像是只有非同步溝通,才能建立「正式」溝通記錄。此外,當您對他人施壓,要求他們馬上行動時,通常肯定無法獲得最佳工作成果:人人都瞭解措手不及的感覺有多糟糕。非同步溝通讓您有機會在取得資訊後先好好消化,再組織出自己的最佳回應,且不必擔心有人在您背後頻頻施壓。

非同步溝通是否代表溝通品質提升?

有些研究顯示,遠端工作比在辦公室工作內更好,因為團隊會更有動力與生產力。Cisco 發現,這是因為有 83% 的遠端工作者認為,非同步溝通讓他們在遠距工作時,感覺溝通方式更平等或更有成效。另一項研究顯示,即時溝通會導致壓力上升,因為工作團隊認為自己得補足溝通占用的時間,這再一次告訴我們,非同步溝通可消除壓力,並改善個人工作流程。根據這些研究成果,顯然非同步溝通能讓您的團隊不受嚴格期待與壓力的束縛。

隨然即時訊息應用程式仍然是讓工作團隊保持聯繫的好方法,但本身也有因為您的工作團隊隨時保持連線,變相導致強迫進行同步溝通的風險。這很可能導致員工在工作與生活之間無法拿捏平衡,最終使得他們精疲力盡。拒絕在工作團隊聊天中表示意見,會讓您看起來漠不關心;但太常表示意見,又會讓您看起來像是總偷懶不工作,只關注聊天內容。

主要的啟示是什麼?知道使用非同步溝通的好處,且不要濫用這種溝通方式。

Dropbox 能提供什麼協助?

Dropbox 是能幫助任何辦公室或遠端工作團隊輕鬆協作的重要工具。身處不同時區在過去表示我們可能得熬夜守候通話。有了 Dropbox,您不必再花上數小時,等待大洋另一端的人起床上班。

Dropbox 註解讓您可以安全方式共享您的想法與意見,並讓您肯定只要登入,所有人都能看見您的註解。這表示您不必再擔心電子郵件失落在收件匣中,或者有人未轉寄電子郵件而中斷溝通鏈。若有人開啟您的共享文件編輯,就能在文件中看見所需的一切更新與資訊。當有人新增註解時,Dropbox 也會通知您,讓您不錯過任何更新。

使用 Dropbox 協作可幫助所有人無論從何處工作,都能協調工作步調。您可以輕鬆共享會議議程、專案大綱,甚至長影片。Dropbox 提供集中、便利的工作空間,不受上下班時間限制,讓您可以自行決定如何處理工作項目。只要您準備就緒,就能取得所需的一切資訊。

不同步的感覺

非同步溝通成為辦公室常態已有一段時間,但若您想念使用便利貼的感覺,可以今天立可開始嘗試。無論遠近,您的工作團隊都會感謝您採用全新、經過改善的溝通頻道。

Dropbox 與我們的整合功能可以幫助您的工作團隊即使未使用同一間辦公室、或不在相同時區,依然協調工作步調,您最需要同步進行的工作,就是善用 Dropbox。

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