Definisjon av asynkron kommunikasjon
Asynkron kommunikasjon er et begrep som opprinnelig kommer fra telekommunikasjon. Det viser til overføring av data uten å synkronisere med en klokke, det vil si at informasjonen deles uregelmessig, den kommer ikke i en jevn strøm.
I forretningssammenheng viser asynkron kommunikasjon til all kommunikasjon som ikke skjer i sanntid. Det kan for eksempel være at du sender et spørsmål til kollegaen din på e-post i stedet for å spørre direkte. Det betyr at den opprinnelige kommunikasjonen (spørsmålet) ikke blir besvart umiddelbart, på samme måte som kommunikasjon på kontoret ikke er en konstant strøm av spørsmål og svar. I stedet blir spørsmålet besvart etter et tidsintervall, vanligvis fordi kollegaene dine er opptatt med en annen oppgave når du stiller spørsmålet. For å si det enkelt er asynkron kommunikasjon når du sender et spørsmål eller en melding uten å forvente et øyeblikkelig svar. Det motsatte ville være at alt skjer i sanntid, som i en Zoom-samtale.
Du bruker sikkert asynkron kommunikasjon ofte på kontoret, men det er et viktig kommunikasjonsverktøy for frilansere og fjernteam også.
Hva kan være eksempler på asynkron kommunikasjon?
Messenger-apper, e-post og nettplattformer for dokumentdeling er de vanligste eksemplene på asynkron kommunikasjon.
E-post
Ingen forventer et umiddelbart svar på en e-post, først og fremst fordi e-post er den digitale utviklingen av tradisjonell post. Ja, du kan motta meldingen raskere, men det er fortsatt en sjenerøs tidsramme for svar, og det kan ta like lang tid som å sende et brev med tradisjonell post.
Messenger-apper
Messenger-apper inkluderer Microsoft Teams, WhatsApp og Slack. Mange av disse kan du selvsagt bruke i sanntid for direktemeldinger, og mange bedrifter bruker dem for å styrke bedriftskulturen ved hjelp av uhøytidelig nettprat. Men det er ikke garantert eller helt forventet at svaret vil komme umiddelbart.
Verktøy for oppgavestyring
Plattformer som Monday og Trello og verktøy for oppgavestyring i Dropbox gjør det mulig å følge opp teammedlemmer digitalt uten at alle må finne tid i kalenderen. Du kan bare logge på, se hva som er lagt til eller uthevet, og ta det derfra. Dette kan virke kontraproduktivt. Burde du ikke ta opp et problem med en gang med personen som kan løse det? Når alle på teamet sjonglerer ulike oppgaver, vil det heller virke demotiverende hvis du ber om at noe skal bli gjort der og da, og tiden det vil ta å få det gjort blir ikke bare frigjort uten videre. Det er bedre å sørge for å utheve problemet, så alle vet hva de må gjøre når de kommer tilbake til oppgaven. Med disse verktøyene fungerer ikke unnskyldningen «fikk ikke med meg beskjeden», fordi alle vet hva som skjer. Ting trenger ikke komme fram i en panikkartet telefonsamtale.
Dokumentsamarbeid
Med verktøy som Dropbox Paper kan du og teamet ditt samarbeide uten at dere trenger å være i samme rom eller tidssone. Du kan redigere og legge inn kommentarer som blir oppdatert med en gang for alle som har tilgang til dokumentet, og andre kan gjøre det samme. Tiden da et originaleksemplar ble sendt fram og tilbake, med redigeringer som forsvant i «versjon 2» og «versjon 12», er over. Dropbox Paper gjør asynkron kommunikasjon enkelt.
Synkron versus asynkron kommunikasjon
Hva er best? For noen er det ingenting som slår det umiddelbare svaret du får i en videosamtale eller ansikt til ansikt. Du kan også føle at du trenger en form for kommunikasjon i sanntid for å kunne lese en person. Når det er sagt, blir gjerne e-poster sendt fram og tilbake etter en avsluttet samtale for å bekrefte alt som ble delt skriftlig. Det er nesten som om den «offisielle» kommunikasjonen starter når ting blir asynkrone. I tillegg vet vi at når vi blir presset til å gjøre noe med en gang, yter vi sjelden vårt beste. Alle vet hvordan det føles å få lyskastere på seg. Med asynkron kommunikasjon har du mulighet til å ta inn informasjon, fordøye den og utforme et godt svar uten at noen står over deg.
Innebærer asynkron kommunikasjon bedre kvalitet på kommunikasjonen?
Undersøkelser tyder på at hjemmekontor fungerer bedre enn det faktiske kontoret. Team føler seg mer motiverte og produktive. Noe som bidrar til dette er, ifølge Cisco, at 83 % av de som jobber hjemmefra føler at de kommuniserer like godt eller bedre fra hjemmekontoret takket være asynkron kommunikasjon. En annen undersøkelse viste at avbrytelser på grunn av kommunikasjon i sanntid førte til økt stress fordi teamene følte de måtte ta igjen tapt tid. Dette tyder også på at asynkron kommunikasjon fjerner press og forbedrer individuelle arbeidsprosesser. Basert på disse funnene kan man lett se for seg at asynkron kommunikasjon reduserer høye forventninger og stress for teamet.
Meldingsapper i sanntid er fortsatt en flott måte å koble sammen team på, men det er høy risiko for at teamet da er tilkoblet hele tiden og blir tvunget til å kommunisere synkront. Det kan føre til dårlig livsbalanse og mulig utbrenthet. Hvis du ikke bidrar til teamnettpraten, kan du fremstå som usolidarisk, men bidrar du for ofte, kan du fremstå som slakk, for å ty til et ordspill.
Hva er det viktigste å ta med seg her? Ha kunnskap om styrkene til asynkron kommunikasjon, men ikke misbruk det.
Hvordan kan Dropbox være til hjelp?
Dropbox er et viktig verktøy for alle kontorer eller fjernteam som ønsker enkelt samarbeid. Før innebar forskjellige tidssoner at du måtte jobbe sent for å vente på en telefon. Med Dropbox trenger ingen vente i flere timer på at noen et annet sted i verden skal våkne. Prøv å bruke Dropbox Capture til å dele et skjermopptak og redusere behovet for møter. Teammedlemmer kan se på videoen og gå gjennom med rammespesifikke kommentarer i Dropbox, uten press om møter som kanskje ikke passer inn i tidsplanen.
Med Dropbox-anmerkninger kan du dele tanker og tilbakemeldinger i trygg visshet om at alle får se dem når de logger på. Det betyr at du ikke trenger å være redd for at en e-post forsvinner i innboksen eller at noen bryter kommunikasjonskjeden ved å la være å videresende. Hvis noen åpner et delt dokument for å jobbe med det, får de alle oppdateringer og opplysninger de trenger med en gang. Du får varslinger fra Dropbox når nye anmerkninger blir lagt til, så du ikke går glipp av noe.
Samarbeid med Dropbox kan få alle på linje, uansett hvor de jobber fra. Det er enkelt å dele møteagendaer, prosjektskisser og til og med lange videoer. Dropbox oppretter ett sentralt og praktisk arbeidsområde uten kontortider hvor du kan tilnærme deg oppgavene på dine egne betingelser. Alt du trenger venter på deg til du er klar.
Ingen synkende følelse
Asynkron kommunikasjon har vært standard i mange bedrifter en god stund, men hvis du ikke fikk den meldingen, kan du komme i gang i dag. Teamene dine, både fjern og nær, vil være takknemlige for nye og bedre kommunikasjonskanaler.
Dropbox og integrasjonene våre kan bidra til å koordinere teamet uten felles kontor eller tidssone, alt dere trenger å være synkroniserte om er å få mest mulig ut av Dropbox.
