Takrifan komunikasi tak selaras
Komunikasi tak selaras ialah istilah yang berasal dalam telekomunikasi. Ia merujuk kepada menghantar data tanpa diselaraskan dengan jam, bermaksud maklumat ini datang daripada perkongsian sekejap-sekejap dan aliran yang tidak stabil.
Dalam istilah perniagaan, komunikasi tak selaras merujuk kepada mana-mana komunikasi yang tidak dibuat dalam masa nyata. Contohnya, anda mungkin menghantar soalan kepada rakan sekerja melalui e-mel berbanding bangun dan bertanya kepada dia. Itu bermakna, komunikasi asal anda (soalan) tidak dijawab dengan segera, sama seperti mana-mana komunikasi sekitar pejabat tidak dilakukan dalam aliran segera tanya dan jawab. Sebaliknya, soalan dijawab selepas selang masa, lazimnya disebabkan rakan sekerja sibuk dengan tugas lain pada ketika anda bertanya soalan. Dengan kata mudah, jika anda bertanya soalan atau menghantar mesej tanpa mengharapkan balasan yang segera, itu ialah komunikasi tidak selaras. Bertentangan dengan ini ialah sesuatu seperti panggilan Zoom yang mana segala-galanya dibuat dalam masa nyata.
Walaupun anda tidak ragu-ragu banyak menggunakan komunikasi tak selaras di pejabat, ia merupakan alat penting untuk komunikasi pekerja bebas dan pasukan jarak jauh.
Apakah contoh-contoh komunikasi tak selaras?
Apl Messenger, e-mel dan platform perkongsian dokumen dalam talian ialah contoh komunikasi tak selaras paling biasa.
E-mel
Tiada sesiapa mengharapkan balasan segera dalam e-mel, kebanyakannya kerana e-mel ialah evolusi digital untuk mel siput. Ya, anda menerima mesej dengan lebih pantas, tetapi masih ada terlalu banyak rangka masa untuk balasan yang mungkin mengambil masa selama menghantar surat mengikut pos tradisional.
Apl Messenger
Ini termasuk Microsoft Teams, WhatsApp, dan Slack. Sememangnya, banyak daripada apl ini boleh digunakan dalam masa nyata untuk pemesejan segera, dan banyak pejabat melakukannya untuk membantu meningkatkan budaya syarikat melalui sembang kasual. Namun, tidak dijamin atau diharapkan sepenuhnya balasan akan dijawab segera.
Alat pengurusan tugas
Pelantar seperti Monday, Trello dan alat pengurusan tugas dalam Dropbox membolehkan anda berbual secara digital dengan ahli pasukan tanpa perlu mencari masa dalam kalendar anda. Anda hanya perlu log masuk, lihat perkara yang ditambah atau yang diserlahkan dan meneruskannya. Ini mungkin nampak seperti tidak produktif. Lagi pula, bukankah anda sepatutnya membawa masalah dengan segera dan secara terus kepada mereka yang boleh menyelesaikannya? Hakikatnya, dengan setiap orang dalam pasukan anda bertungkus-lumus menyiapkan tugas berbeza, meminta secara terus untuk sesuatu disiapkan bukan sahaja cara yang bagus untuk membunuh motivasi, ia bahkan tidak akan meluangkan masa yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dengan segera. Lebih baik memastikan anda telah menyerlahkan masalah tersebut agar apabila semua orang kembali membuat tugas tersebut, mereka tahu perkara yang perlu dilakukan. Alat ini memastikan alasan "terlepas memo" tidak sesekali boleh digunakan lagi, dan memastikan setiap orang tahu perkara yang sedang berlaku, dan tidak perlu menghadap panggilan telefon yang panik.
kerjasama dokumen
Alat seperti Dropbox Paper bermaksud anda dan pasukan anda boleh bekerjasama tanpa perlu berada di bilik yang sama atau bahkan dalam zon waktu yang sama. Anda boleh mengedit dan meninggalkan komen, yang dikemas kini dengan segera kepada semua orang yang mempunyai akses kepada dokumen dan orang lain boleh melakukan seumpamanya. Berlalu sudah hari-hari terpaksa berulang-alik menghantar salinan induk, hanya demi pengeditan yang hilang apabila dinamakan semula kepada "Versi 2" atau "Versi 12". Dengan Dropbox Paper, komunikasi tak selaras menjadi mudah.
Komunikasi selaras berbanding tak selaras
Jadi, yang manakah lebih baik? Bagi sesetengah orang, kembali kepada balasan segera, anda boleh dapatkan melalui panggilan video atau bersemuka. Anda juga mungkin rasa anda tidak dapat menilai individu dengan sebenar tanpa komunikasi masa nyata. Sebab itu, apabila panggilan ini tamat, anda masih berbalas e-mel untuk menyatukan segala yang telah dikongsikan ke dalam bentuk kertas. Sepertinya komunikasi "rasmi" hanya benar-benar bermula setelah segalanya menjadi tak selaras. Terdapat fakta bahawa apabila seseorang ditekan untuk bertindak segera, anda hampir tidak akan mendapat hasil mereka yang terbaik—semua orang tahu perasaan menjadi ketakutan. Komunikasi tak segerak memberikan anda peluang untuk menerima maklumat, mencerna maklumat dan membentuk balasan terbaik anda, semua tanpa sesiapa memerhatikan anda.
Adakah komunikasi tak selaras bermaksud komunikasi berkualiti lebih tinggi?
Terdapat kajian yang mengesyorkan bahawa bekerja jarak jauh adalah lebih baik daripada bekerja di pejabat, dengan pasukan merasa lebih bermotivasi dan produktif. Cisco mendapati ini dibantu dengan hakikat bahawa 83% daripada pekerja jarak jauh merasa mereka boleh berkomunikasi sama baik atau lebih baik apabila melakukan telekomunikasi disebabkan komunikasi tak selaras. Kajian lain mendapati bahawa gangguan yang disebabkan oleh komunikasi masa nyata membawa kepada peningkatan tekanan apabila pasukan merasa perlu untuk mengejar masa yang hilang, sekali lagi menunjukkan bahawa komunikasi tak selaras menghilangkan tekanan dan meningkatkan proses kerja individu. Berdasarkan penemuan ini, mudah untuk menganggap komunikasi tak selaras membebaskan pasukan anda daripada jangkaan dan tekanan yang ketat.
Walaupun apl pemesejan masa nyata kekal menjadi cara terbaik untuk terus menghubungkan pasukan, terlalu banyak risiko daripada cara tersebut yang menyebabkan pasukan anda terus-terusan berhubung, memaksa hubungan menjadi komunikasi selaras. Ini boleh membawa kepada keseimbangan kerja/hidup yang buruk dan akhirnya keletihan. Dengan menolak untuk menyumbang kepada sembang pasukan anda, anda akan kelihatan seperti tidak menyokong dan walaupun dengan memberikan sumbangan yang terlalu kerap, anda mungkin juga kelihatan seperti seorang yang curi tulang.
Perkara utama di sini? Ketahui kekuatan menggunakan komunikasi tak selaras dan jangan salah guna.
Bagaimanakah Dropbox boleh membantu?
Dropbox ialah alat penting untuk mana-mana pasukan pejabat atau jarak jauh yang mencari kerjasama yang lancar. Zon waktu yang berlainan selalunya bermaksud berjaga lewat malam untuk mendapatkan panggilan tersebut. Dengan Dropbox, tiada sesiapa perlu meluangkan masa berjam-jam menunggu pihak lain untuk bangun tidur. Cuba gunakan Dropbox Capture untuk berkongsi rakaman skrin bagi mengurangkan keperluan untuk mesyuarat. Ahli pasukan boleh menonton video anda dan menyemak dengan bingkai ulasan yang tepat dalam Dropbox, tanpa tekanan untuk menghadiri mesyuarat yang mungkin tidak sesuai dengan jadual mereka.
Anotasi Dropbox membolehkan anda berkongsi pandangan dan maklum balas anda dengan selamat dengan mengetahui bahawa setiap orang akan melihatnya apabila mereka log masuk. Itu bermakna anda tidak perlu risau tentang kehilangan e-mel dalam peti masuk atau seseorang memutuskan rantaian komunikasi dengan tidak memajukan e-mel tersebut. Jika seseorang membuka dokumen dikongsi anda untuk diusahakan, mereka akan mendapat semua kemas kini maklumat yang mereka perlukan di sana. Dropbox akan memaklumkan anda apabila anotasi baharu ditambah, agar anda tidak terlepas apa-apa.
Bekerjasama dengan Dropbox boleh membantu menyelaraskan semua orang, tidak mengira tempat mereka bekerja. Agenda mesyuarat, garis projek, bahkan video panjang boleh dikongsi dengan mudah sekali. Dropbox mencipta satu ruang kerja berpusat dan mudah yang tidak memerlukan waktu pejabat dan membolehkan anda mengendalikan tugas mengikut cara anda sendiri. Segala yang anda perlu akan menanti anda apabila anda bersedia.
Tiada perasaan selaras
Komunikasi tak selaras telah menjadi norma di kebanyakan pejabat buat seketika, tetapi jika anda terlepas memo, mulakan langkah hari ini. Pasukan anda, baik dekat atau jauh, akan berterima kasih kepada anda atas saluran komunikasi baharu dan dipertingkatkan ini.
Dropbox dan integrasi kami boleh membantu pasukan anda menyelaras dengan berkongsi pejabat atau zon waktu sama, perkara yang anda perlu untuk betul-betul selaras adalah memanfaatkan Dropbox.
