Apa itu komunikasi asinkron?

Komunikasi merupakan kunci bagi setiap bisnis, namun seberapa banyak kita melakukannya secara real-time?

Pengertian komunikasi asinkron

Komunikasi asinkron adalah istilah yang berasal dari telekomunikasi. Istilah ini merujuk pada pemindahan data tanpa menyinkronkan jam, berarti informasi ini berasal dari proses berbagi yang terputus-putus dan tidak mengalir secara serentak.

Dari segi bisnis, komunikasi asinkron merujuk pada setiap komunikasi yang tidak dilakukan secara real time. Misalnya, Anda mungkin mengirim email kepada rekan kerja Anda untuk mengajukan pertanyaan daripada berdiri dan menanyakan langsung pada orangnya. Ini berarti bahwa komunikasi awal Anda (pertanyaan) tidak selalu langsung terjawab, sama seperti setiap komunikasi di seputar kantor di mana pertanyaan dan jawaban tidak mengalir dalam satu waktu secara konstan. Alih-alih, pertanyaan dijawab setelah ada jeda, biasanya karena rekan kerja sedang sibuk dengan tugas lain pada saat Anda mengajukan pertanyaan tersebut. Singkatnya, jika Anda mengajukan pertanyaan, atau mengirim pesan tanpa mengharapkan balasan langsung, itu adalah komunikasi asinkron. Lawan dari komunikasi ini adalah seperti panggilan Zoom, di mana semuanya berlangsung secara real-time.

Meski tidak diragukan lagi bahwa Anda sering menggunakan komunikasi asinkron, di kantor, komunikasi ini merupakan alat bantu yang vital bagi pekerja lepas dan komunikasi tim jarak jauh.

Apa saja contoh komunikasi asinkron?

Aplikasi Messenger, email, dan platform berbagi dokumen online adalah contoh komunikasi asinkron.

Email

Tidak ada yang mengharapkan balasan instan dari sebuah email, sebagian besar karena email adalah evolusi digital dari surat pos. Ya, Anda menerima pesan lebih cepat, namun masih ada rentang waktu yang sangat panjang sampai tanggapan diperoleh yang mungkin lamanya sama seperti lama mengirim surat pos biasa.

Aplikasi Messenger

Ini termasuk Microsoft Teams, WhatsApp, dan Slack. Tentu saja, banyak dari semua ini bisa digunakan secara real time untuk pesan instan, dan banyak kantor yang menggunakannya untuk membantu budaya perusahaan melalui obrolan kasual. Namun hal itu masih tidak menjamin bahwa tanggapan akan benar-benar diberikan secara instan.

Alat manajemen tugas

Platform seperti Monday dan  Trello memungkinkan Anda bertemu secara digital dengan anggota tim tanpa harus mencari waktu di kalender. Anda cukup login, melihat siapa yang sudah ditambahkan atau disorot, lalu melanjutkannya. Ini tampaknya kontra produktif. Bagaimana pun juga, bukankah seharusnya Anda menanggapi masalahnya segera dan secara langsung dengan orang yang bisa memperbaikinya? Kenyataannya, karena anggota tim Anda melakukan berbagai tugas, menuntut penyelesaian pekerjaan secara langsung bukan saja merupakan hal yang menghilangkan motivasi seseorang, hal itu tidak akan segera memberi orang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya saat itu juga. Sebaiknya soroti masalahnya, jadi ketika orang-orang kembali pada tugasnya, mereka tahu apa yang harus dilakukan. Semua alat bantu ini memastikan alasan "memonya terselip" tidak pernah digunakan lagi, dan memastikan bahwa semua orang mengetahui apa yang sedang terjadi, dan tidak ada tiba-tiba harus mengangkat gagang telepon karena panik.

kolaborasi dokumen

Dengan alat bantu seperti Dropbox Paper berarti Anda dan tim Anda dapat bekerja secara kolaboratif tanpa harus berada di ruang yang sama atau bahkan di zona waktu yang sama. Anda dapat menyunting dan meninggalkan komentar, yang secara instan memberi tahu semua orang yang bisa mengakses dokumen itu, dan orang lain pun dapat melakukan hal yang sama. Tidak ada lagi kejadian di mana seseorang berkali-kali mengirim salinan master, hanya untuk diedit, yang kemudian tercecer karena diganti namanya menjadi "Versi 2" atau "Versi 12". Dengan Dropbox Paper, komunikasi asinkron menjadi mudah.

Komunikasi sinkron vs. asinkron

Jadi, mana yang lebih baik? Bagi sebagian orang, tidak ada yang mengalahkan tanggapan langsung yang bisa diperoleh dari panggilan video atau tatap muka langsung. Anda juga mungkin merasa bahwa Anda tidak bisa benar-benar menilai seseorang tanpa komunikasi secara real time. Setelah itu, saat semua panggilan ini selesai, Anda masih saling bertukar email untuk memastikan semua yang dibagikan ke dalam jejak surat. Itu seperti komunikasi "resmi" yang hanya dimulai ketika semuanya dilakukan secara asinkron. Selain itu ada pula fakta bahwa ketika seseorang ditekan untuk segera bertindak, hampir bisa dipastikan pekerjaan yang mereka lakukan bukanlah yang terbaik—semua orang tahu rasanya bekerja di bawah tekanan. Komunikasi asinkron memberi Anda kesempatan untuk membawa informasi, mencernanya, dan memberi respons terbaik, semua tanpa ada orang yang berdiri menunggu di samping Anda.

Apakah komunikasi asinkron berarti bahwa kualitas komunikasi lebih baik?

Ada studi yang menyarankan bahwa bekerja dari rumah atau jarak jauh lebih baik daripada bekerja di kantor, karena tim merasa lebih termotivasi dan produktif. Cisco mengetahui bahwa bekerja dari rumah berdasarkan fakta bahwa 83% dari pekerja yang bekerja dari rumah atau dari jauh merasa bahwa mereka dapat berkomunikasi secara sama atau lebih baik saat melakukan telecommuting berkat komunikasi asinkron. Studi lainnya menemukan bahwa interupsi atau gangguan yang disebabkan oleh komunikasi real time dapat mengakibatkan stres yang meningkat karena tim merasa bahwa mereka perlu mengejar waktu yang hilang, sekali lagi ini menegaskan bahwa komunikasi asinkron menghilangkan tekanan dan meningkatkan proses kerja individu. Berdasarkan temuan-temuan ini, gampang memikirkan bahwa komunikasi asinkron meniadakan harapan pada tim Anda dan juga stres.

Meski program seperti ini tetap menjadi cara yang sangat baik agar tim tetap terhubung, ada risiko tim jadi bergantung dan menuntut agar selalu terkoneksi, sehingga memaksa adanya komunikasi sinkron. Ini dapat mengakibatkan terganggunya keseimbangan urusan pekerjaan dan kehidupan dan pada akhirnya mengakibatkan burn out. Dengan menolak berkontribusi pada obrolan di tim, Anda juga akan tampak tidak mendukung, meski dengan sering berkontribusi Anda mungkin tampak seperti seseorang yang, maaf, malas.

Apa pelajaran yang bisa dipetik di sini? Kenali kelebihan memakai komunikasi asinkron dan jangan salah gunakan.

Bagaimana Dropbox dapat membantu?

Dropbox sangat vital bagi setiap kantor atau tim jarak jauh yang mencari cara untuk melakukan kolaborasi yang tidak ribet. Zona waktu yang berbeda dulu berarti harus begadang untuk menunggu semua panggilan masuk. Dengan Dropbox, tidak ada yang perlu menunggu waktu berjam-jam agar orang di belahan bumi lainnya untuk bangun.

Anotasi Dropbox  memungkinkan Anda membagikan pemikiran dan masukan dan mengetahui bahwa semua orang akan melihatnya saat mereka login. Ini berarti Anda tidak mesti khawatir dengan email yang hilang di kotak masuk, atau seseorang memecah rantai komunikasi dengan tidak meneruskannya. Jika seseorang membuka dokumen bersama untuk dikerjakan, mereka akan memiliki semua informasi terbaru yang mereka perlukan langsung di dokumen tersebut. Dropbox akan memberi tahu Anda kapan anotasi baru ditambahkan, sehingga Anda tidak ketinggalan satu pun informasi.

Berkolaborasi dengan Dropbox dapat membantu menyelaraskan semua orang, di mana pun mereka bekerja. Agenda rapat, uraian proyek, bahkan video panjang pun bisa dibagikan dengan mudah. Dropbox menciptakan satu ruang kerja terpusat dan nyaman yang tidak memiliki jam kerja dan memungkinkan Anda mendekati berbagai tugas sesuai keadaan Anda. Semua yang Anda perlu akan menunggu saat Anda siap.

Tak ada lagi perasaan terkucil

Komunikasi asinkron telah menjadi norma di banyak kantor selama beberapa waktu, namun jika Anda pernah ketinggalan memo, mulailah komunikasi ini sekarang juga. Tim Anda, baik tim yang dekat maupun jauh, akan berterima kasih kepada Anda atas saluran komunikasi baru yang telah ditingkatkan.

Dropbox dan integrasi kami dapat membantu tim Anda selaras tanpa berbagi kantor atau zona waktu yang sama, semua yang perlu Anda sinkronkan adalah memanfaatkan Dropbox secara maksimal.

Tetap terkoneksi meski di zona waktu berbeda

Mulai