ทำการกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์ให้เป็นเรื่องง่าย: วิธีการสร้างเอกสารกำหนดของเขตโปรเจ็กต์

การจัดการโปรเจ็กต์นับเป็นกระบวนการที่มีความซับซ้อน แต่ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดก็เป็นหนึ่งในขั้นตอนที่เรียบง่ายที่สุดเช่นกัน ซึ่งก็คือการสร้างเอกสารกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์ เอกสารนี้สรุปเป้าหมาย สิ่งที่ต้องส่งมอบ งาน และกำหนดเวลาของโปรเจ็กต์ และทำหน้าที่เป็นแผนงานสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าขอบเขตของโปรเจ็กต์คืออะไร ทำไมจึงสำคัญ และวิธีการเขียนเอกสารกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์ที่จะช่วยให้คุณจัดการโปรเจ็กต์ของคุณได้สำเร็จ

การกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์คืออะไร

ขอบเขตคือเวลาและงานทั้งหมดที่จำเป็นในการทำโปรเจ็กต์เฉพาะให้เสร็จสิ้น ในการทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จสิ้น คุณจะต้องกำหนดงบประมาณหรือค่าใช้จ่าย เป้าหมาย สิ่งที่ต้องส่งมอบ งาน และกำหนดเวลาของโปรเจ็กต์

เมื่อรู้สิ่งที่รวมอยู่ในโปรเจ็กต์แล้ว การกำหนดขอบเขตควรเป็นความพยายามร่วมกันที่คุณและทีมของคุณตกลงร่วมกัน ก่อนที่จะเริ่มต้นงานใดๆ ในโปรเจ็กต์

เพื่อให้ขั้นตอนนี้เป็นทางการ ให้สร้างข้อความกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์ที่สามารถลงนามและเก็บรักษาไว้เพื่อให้อ้างอิงได้อย่างง่ายดาย นี่คือเอกสารที่ทำงานควบคู่ไปกับข้อความที่ใช้การทำงานของคุณเพื่อสนับสนุนกระบวนการจัดการโปรเจ็กต์และกำหนดความคาดหวังที่สมเหตุสมผลให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ทำไมการกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์จึงสำคัญ

การกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์มีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ เพราะจะช่วยให้คุณ

• ตั้งเป้าหมายโปรเจ็กต์ที่สมเหตุสมผลและบรรลุผลได้มากขึ้น
• ปรับปรุงประสิทธิภาพ
• กำหนดงบประมาณที่เหมาะสมหรือประมาณการต้นทุนที่ดีขึ้นสำหรับทีมของคุณ
• ชี้แจงสิ่งที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายสำคัญทราบได้ง่ายขึ้น เพื่อให้พวกเขาเข้าใจและใช้เป็นแหล่งอ้างอิงได้อย่างสะดวก
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมมีแนวทางและสมาธิอยู่กับวัตถุประสงค์ที่ตกลงกันไว้หรือสิ่งที่ต้องส่งมอบของโปรเจ็กต์
• ป้องกันไม่ให้โปรเจ็กต์ขยายเกินขอบเขตที่ตกลงกันไว้
• จัดทำแผนงานที่ผู้จัดการหรือเจ้าของโปรเจ็กต์สามารถนำมาใช้ในการจัดกำหนดการและมอบหมายงานให้กับสมาชิกทีม

วิธีเขียนเอกสารกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์

การเขียนเอกสารกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์เป็นขั้นตอนที่ง่ายดาย แต่ก็จำเป็นจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนสำคัญบางอย่างเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารของคุณครอบคลุมและมีประสิทธิภาพ

1. ระบุวัตถุประสงค์ของโปรเจ็กต์

โปรเจ็กต์ที่ประสบความสำเร็จทุกชิ้นจะมีวัตถุประสงค์สูงสุด โดยจะระบุถึงเหตุผลและผลลัพธ์ที่จะเกิดจากงานที่ทำ นอกจากนี้ยังช่วยให้ทุกคนให้ความสำคัญและมุ่งสู่เป้าหมายเดียวกัน

การกำหนดเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุตลอดระยะเวลาของโปรเจ็กต์นั้นให้บริบทที่สำคัญกับทั้งคุณ ทีม รวมไปถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ ขั้นตอนนี้ควรเป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการวางแผนโปรเจ็กต์ เนื่องจากจะทำให้ขั้นตอนต่อๆ ไปในการสรุปขอบเขตของโปรเจ็กต์มีความชัดเจน

หากไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน โปรเจ็กต์อาจหลุดออกจากเส้นทางหรือผิดไปจากวัตถุประสงค์ได้ง่าย

2. รับฟังความคิดเห็นจากทีมของคุณ

ทีมของคุณถือเป็นสินทรัพย์ที่สำคัญและเป็นแหล่งข้อมูลความรู้ที่มีประสิทธิภาพที่สุด พวกเขาคือผู้ที่มีประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง และจะสามารถบอกคุณได้ว่างานต่างๆ มักจะใช้เวลาเท่าไร และสิ่งที่ต้องส่งมอบต่างๆ มีความเกี่ยวข้องกันอย่างไร พึ่งพาทีมของคุณเพื่อสิ่งต่อไปนี้

• กรอบเวลาและเป้าหมายที่สมจริง
• ความคาดหวังของโปรเจ็กต์ โดยเฉพาะที่เกี่ยวกับข้อคิดเห็นจากทีมของคุณ
• กรณียกเว้นต่างๆ เช่น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเคยขออะไรที่โดยปกติแล้วจะอยู่นอกขอบเขตของโปรเจ็กต์ประเภทนี้หรือไม่

เมื่อมีข้อมูลจากทีมของคุณ การกำหนดเหตุการณ์สำคัญของโปรเจ็กต์ รวมไปถึงแผนงานหรือลำดับเวลาที่สมเหตุสมผลจะกลายเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นมาก

เครื่องมืออย่าง Dropbox Paper ช่วยให้ทีมโปรเจ็กต์ของคุณเขียนเอกสารกำหนดขอบเขตร่วมกันได้ง่ายยิ่งขึ้น สมาชิกในทีมสามารถเพิ่มความคิดเห็นเพื่อถามคำถามในเอกสาร Paper โดยตรง ซึ่งจะทำให้การสื่อสารและความเข้าใจร่วมกันในโปรเจ็กต์ที่กำลังกำหนดขอบเขตมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

และเมื่อทีมของคุณทำงานร่วมกันใน Dropbox สื่อที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์ทั้งหมดจะได้รับการจัดเก็บอย่างปลอดภัยไว้ในที่เดียว

3. ระบุเหตุการณ์สำคัญและแผนงานของโปรเจ็กต์

เหตุการณ์สำคัญช่วยให้เห็นโครงสร้างที่ชัดเจนของโปรเจ็กต์และเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในขอบเขตงานของคุณ เหตุการณ์สำคัญจะทำหน้าที่เป็นเช็คพอยท์ที่ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียติดตามความคืบหน้าและทำให้มั่นใจได้ว่าโปรเจ็กต์จะเป็นไปตามกำหนดเวลา

ผู้มีส่วนได้เสียสามารถดูเอกสารกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์เพื่อความชัดเจนในแง่ของเวลาในการส่งมอบส่วนสำคัญต่างๆ ของโปรเจ็กต์ การจัดประชุม รวมไปถึงขั้นตอนสำคัญอื่นๆ ของโปรเจ็กต์ จากนั้นคุณสามารถแมปสิ่งนี้เข้ากับลำดับเวลาหรือแผนงานโดยมีวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่ชัดเจนสำหรับโปรเจ็กต์ในภาพรวม และกำหนดเวลาสำหรับงานหรือสิ่งที่ต้องส่งมอบที่เฉพาะเจาะจง

การมีโครงร่างสำหรับเหตุการณ์สำคัญหรือกำหนดเวลายังช่วยป้องกันการขยายขอบเขตได้ เช่นในกรณีที่โปรเจ็กต์เริ่มมีข้อกำหนดหรือสิ่งที่ต้องส่งมอบเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปและเกินขอบเขตของโปรเจ็กต์เดิม เมื่อมีขั้นตอนและกระบวนการทำงานที่ชัดเจน สำหรับการส่งมอบและการอนุมัติโปรเจ็กต์ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโปรเจ็กต์จะสามารถระบุความเสี่ยงหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นตั้งแต่เนิ่นๆ ได้ดีขึ้น และจัดทำแผนงานก่อนที่สิ่งต่างๆ จะบานปลาย

เพื่อเป็นการเร่งกระบวนการกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์ Dropbox Paper มีเทมเพลตฟรีมากมายที่พร้อมสำหรับโปรเจ็กต์ประเภทต่างๆ ตั้งแต่การเปิดตัวแผนบริการและแผนงานผลิตภัณฑ์ ไปจนถึงปฏิทินเนื้อหาและแผนการผลิตวีดีโอ

4. จัดระเบียบข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

เมื่อคุณรวบรวมรายละเอียดและข้อมูลทั้งหมดจากผู้ที่จะมาทำงานในโปรเจ็กต์แล้ว ก็ถึงเวลาที่จะปะติดปะต่อทุกอย่างเข้าด้วยกันในเอกสารกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์คุณ 

รายละเอียดสำคัญที่ต้องมี

• ชื่อและคำอธิบายโปรเจ็กต์
• กำหนดเวลา
• ผู้จัดการหรือเจ้าของโปรเจ็กต์
• สมาชิกคนอื่นๆ ในทีมที่ทำโปรเจ็กต์ รวมทั้งบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขา
• เป้าหมายโปรเจ็กต์
• สิ่งที่ต้องส่งมอบ
• งานที่อยู่ในขอบเขต
• งานที่อยู่นอกขอบเขต
• ข้อจำกัดและข้อควรพิจารณา
• ทรัพยากรที่มีอยู่

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้เอกสารกำหนดของเขตโปรเจ็กต์

นอกจากการสร้างข้อความกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์แล้ว ยังมีหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดบางอย่างที่คุณสามารถทำตามเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์คุณมีประสิทธิภาพ ซึ่งได้แก่

• ระบุรายละเอียดขอบเขตของโปรเจ็กต์ให้เฉพาะเจาะจงที่สุด รวมถึงการดำเนินการที่วัดผลได้สำหรับการรายงานความสำเร็จของโปรเจ็กต์
• กำหนดองค์ประกอบที่สำคัญ เช่น วัตถุประสงค์และสิ่งที่ต้องส่งมอบก่อน จากนั้นจึงทำงานย้อนกลับเพื่อปรับแต่งลำดับเวลาของโปรเจ็กต์และการจัดการทรัพยากร
• เรียนรู้จากโปรเจ็กต์ก่อนหน้าเพื่อทำให้ขอบเขตของโปรเจ็กต์คุณดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
• ทำให้การขอความร่วมมือจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องเป็นเรื่องง่ายที่สุดโดยระบุข้อจำกัด ขอบเขตหรือข้อยกเว้น และผลลัพธ์ของโปรเจ็กต์อย่างชัดเจน

การกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์ที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพทุกครั้ง

Dropbox เป็นจุดรวมศูนย์ที่เหมาะสำหรับการจัดเก็บ การรับข้อคิดเห็น และการจัดการไฟล์โปรเจ็กต์ของคุณ สร้างความไว้วางใจกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณโดยแบ่งปันการอัปเดตและความคืบหน้าของโปรเจ็กต์อย่างรวดเร็ว และทำให้พวกเขามีส่วนร่วมตลอดวงจรของโปรเจ็กต์

เมื่อเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียว คุณและทีมของคุณสามารถปรับปรุงกระบวนการจัดการโปรเจ็กต์ และใช้เวลาไปกับการพัฒนาและดำเนินกลยุทธ์โปรเจ็กต์ที่สมบูรณ์ได้มากขึ้น รวมถึงใช้เวลาในการไล่ตามเอกสารหรือกังวลว่าบันทึกสื่อโปรเจ็กต์ของคุณไว้ที่ไหนน้อยลง