Definitionen av asynkron kommunikation
Asynkron kommunikation är ett begrepp som har sitt ursprung i telekom. Den avser överföring av data utan synkronisering till en klocka och innebär att den här informationen kommer sig av intermittent delning och inte en ständig ström.
I affärsterminologi så hänvisar asynkron kommunikation till all kommunikation som inte sker i realtid. Du kan exempelvis fråga en kollega något genom att skicka ett e-postmeddelande, istället för att ställa frågan direkt. Det betyder att din ursprungliga kommunikation (frågan) inte besvaras omedelbart, på samma sätt som all kommunikation på kontoret inte utgörs av en konstant ström med frågor och svar. Istället kommer svaret efter ett intervall och det beror vanligtvis på att medarbetare är upptagna med andra uppgifter när du ställer frågan. I sin enklaste form är det här, din ivägskickade fråga eller meddelande som du inte förväntar dig att omedelbart få svar på, asynkron kommunikation. Motsatsen skulle vara något som motsvarar ett Zoom-möte där allt sker i realtid.
Även om du otvivelaktigt ofta använder asynkron kommunikation på kontoret så är det ett viktigt verktyg för frilansare och kommunikation i ett fjärrteam.
Vad finns det för exempel på asynkron kommunikation?
Snabbmeddelandeappar, e-post och plattformar där dokument delas online är de vanligaste exemplen på asynkron kommunikation.
E-post
Ingen förväntar sig ett omedelbart svar på ett e-postmeddelande, mestadels beror det på att e-post är den digitala utvecklingen av snigelpost. Visst får du meddelande snabbare men det finns fortfarande en mycket generös tidsram för svaret. Ibland kan det ta precis lika lång tid som att skicka ett brev med traditionell post.
Snabbmeddelandeappar
Dessa inkluderar Microsoft Teams, WhatsApp och Slack. Naturligtvis kan många av dessa användas i realtid för snabbmeddelanden, och många kontor använder dem för att förbättra företagskulturen genom sällskaplig chatt. Det finns dock fortfarande inga garantier eller ställda förväntningar på att svaret ska vara omedelbart.
Uppgiftshanteringsverktyg
Med plattformar som Monday, Trello och uppgiftshanteringsverktyg i Dropbox kan du hålla jämna steg med teamkolleger digitalt utan att alla behöver hitta ledig tid i varandras kalendrar. Du kan helt enkelt logga in och se vad som lagts till och markerats och fortsätta därifrån. Detta kan dock verka kontraproduktivt. Är det inte bättre att ta upp ett problem omedelbart och direkt med den person som kan åtgärda det? I verkligheten, där alla i ditt team håller flera bollar igång med olika uppgifter samtidigt, är ett direkt krav på att något ska bli gjort ett utmärkt sätt att ta död på motivationen, och det leder inte heller till att tiden som behövs för att ta itu med uppgiften magiskt uppstår ur tomma intet. Det är bättre att vara säker på att du har markerat problemet så att alla vet precis vad de ska göra när de ger sig i kast med uppgiften. Dessa verktyg gör ursäkten ”jag missade ditt meddelande” obrukbar och säkerställer att alla vet vad som är på gång och att inget behöver avhandlas i ett panikartat telefonsamtal.
Dokumentsamarbete
Verktyg sådana som Dropbox Paper innebär att du och ditt team alla kan samarbeta utan att behöva vara i samma rum eller ens i samma tidszon. Du kan redigera och skriva kommentarer och de blir omedelbart uppdaterade för alla som kan komma åt dokumentet och de andra kan göra på samma sätt. Dagarna då en huvudkopia skickades fram och tillbaka och försvunna redigeringar följde i spåret med dess omdöpta "Version 2" eller "Version 12" tillhör det förflutna. Med Dropbox Paper är asynkron kommunikation enkel.
Synkron jämfört med asynkron kommunikation
Så, vilken är bättre? För vissa är det svårslaget med det omedelbara svar du kan få i ett videosamtal eller vid personliga möten. Du kan även tycka att det är svårt att bedöma en person om du inte har någon form av realtidskommunikation. När dessa samtal avslutas blir du trots detta fast i att skicka e-postmeddelanden fram och tillbaka för att med dokumentation befästa allt som sagts. Det verkar nästan som att den "officiella" kommunikationen startar på riktigt först när saker och ting sker asynkront. Beakta även det faktum att människor som ställs inför trycket att agera omedelbart väldigt sällan ger dig den bästa arbetsinsatsen – alla känner till hur det känns att vara rådjuret som spinger i strålkastarna. Asynkron kommunikation ger dig chansen att ta in information, bearbeta den och komma fram till ditt bästa svar. Allt detta utan att någon hänger över din axel.
Innebär asynkron kommunikation att kommunikationen har bättre kvalitet?
Det finns undersökningar som tyder på att distansarbete är bättre än arbete på kontoret och att teamen känner sig mer motiverade och produktiva. Cisco kom fram att en bidragande faktor var faktumet att 83 % av distansarbetarna kände att du kunde kommunicera lika bra eller bättre när de arbetade på distans, tack vare asynkron kommunikation. En annan undersökning visade att avbrotten som berodde på realtidskommunikation skapade ökad stress eftersom teamen kände behoven av att ta igen förlorad tid och, än en gång, fanns det stöd för att asynkron kommunikation minskar trycket och förbättrar individuella arbetsprocesser. Baserat på dessa rön är det lätt att tro att asynkron kommunikation frigör ditt team från strikta förväntningar och stress.
Även om realtidsmeddelandeappar fortsatt är ett utmärkt sätt att låta teamet hålla kontakten finns den överhängande risken att den ger upphov till att ditt team är ständigt uppkopplade och tvingar det till synkron kommunikation. Det kan leda till dålig balans mellan arbete och privatliv och eventuell utbrändhet. Genom att vägra att delta i ditt teams chatt kan du också framstå som osportslig och om du deltar för ofta är det möjligt att du betraktas som någon som, ursäkta ordvitsen, bara hänger där.
Vad är huvudsakliga lärdomen här? Att känna till styrkorna hos asynkron kommunikation och inte missbruka den.
Hur kan Dropbox hjälpa till?
Dropbox är ett viktigt verktyg för alla kontors- eller distansarbetande team som letar efter enkla verktyg för samarbete. Olika tidszoner brukade innebära långa kvällar efter kontorstid i väntat på ett viktigt samtal. Med Dropbox behöver ingen tillbringa timmar med att vänta på att en annan världsdel ska vakna.
Prova Dropbox Capture för att dela en skärminspelning och eliminera behovet av ett möte. Teammedlemmar kan titta på din video och ta del av bildrutespecifika kommentarer i Dropbox, utan press att delta i ett möte som kanske inte passar deras schema.
Dropbox-kommentarer låter dig dela dina tankar och din feedback på ett säkert sätt och med förvissningen om att alla ser den när de loggar in. Det innebär att du inte ens behöver bekymra dig om att ett e-postmeddelande kommer bort i en inkorg eller att någon bryter kommunikationskedjan genom att inte vidarefordrar det. Om någon öppnar dina delade dokument för att arbeta har de alla uppdateringar och all information som de behöver precis där. Dropbox meddelar dig när det läggs till nya kommentarer så att du aldrig missar något.
Att använda Dropbox till samarbete kan hjälpa dig med allas inriktning, oavsett varifrån de arbetar. Mötesagendor, projektbeskrivningar, och till och med långa videor kan delas utan problem. Dropbox skapar ett centralt och bekvämt arbetsområde som inte har kontorstid och låter dig ta dig an uppgifter på dina egna villkor. Allt du behöver väntar där på dig när du är redo.
Ingen synkroniseringskänsla
Asynkron kommunikation har varit normen på många kontor ett bra tag nu men om du missat detta pm kan du komma igång idag. Ditt team, både när och fjärran, kommer att tacka dig för nya och förbättrade kommunikationskanaler.
Dropbox och våra integrationer kan bidra till att få ditt team inriktat utan att de delar samma kontor eller tidszon. allt du behöver för att synka igång på allvar är att använda Dropbox optimalt.
