Che cos'è la comunicazione asincrona?

La comunicazione è fondamentale per qualsiasi azienda, ma quanta avviene in tempo reale?

Definizione di comunicazione asincrona

La comunicazione asincrona è un termine che ha origine nel settore delle telecomunicazioni e si riferisce alla trasmissione di dati senza sincronizzarsi con un orologio, il che significa che queste informazioni provengono dalla condivisione intermittente e non da un flusso costante.

In termini di business, la comunicazione asincrona si riferisce a qualsiasi comunicazione non effettuata in tempo reale. Ad esempio, puoi inviare un'email a un collega piuttosto che semplicemente alzarti per fargli una domanda. Ciò significa che la tua comunicazione originale (la domanda) non trova immediatamente una risposta, così come qualsiasi comunicazione in ufficio non scorre attraverso un flusso costante di domande e risposte. Al contrario, alla domanda viene data risposta dopo un intervallo, solitamente perché i colleghi sono impegnati in altre attività al momento della richiesta. In poche parole, se fai una domanda o invii un messaggio senza aspettarti una risposta istantanea, si parla di comunicazione asincrona. L'opposto potrebbe essere, ad esempio, una chiamata Zoom, dove tutto avviene in tempo reale.

Anche se sicuramente utilizzi la comunicazione asincrona in ufficio, si tratta di uno strumento fondamentale per i freelance e per la comunicazione remota all'interno dei team.

Quali sono alcuni esempi di comunicazione asincrona?

Le app di messaggistica, le e-mail e le piattaforme di condivisione di documenti online sono alcuni esempi di comunicazione asincrona più comuni.

Email

Nessuno si aspetta una risposta immediata a un'e-mail, soprattutto perché l'e-mail rappresenta l'evoluzione digitale della posta ordinaria. È vero, si riceve il messaggio più velocemente, ma c'è ancora un intervallo di tempo molto generoso per la risposta che potrebbe richiedere tanto quanto l'invio di una lettera per posta tradizionale.

App Messenger

Includono Microsoft Teams, WhatsApp e Slack. Naturalmente, molte di queste app possono essere utilizzate in tempo reale per i messaggi istantanei e molti uffici le impiegano per migliorare la cultura aziendale tramite una chat informale. Tuttavia, non è garantito o completamente previsto che la risposta sia immediata.

Strumenti di gestione delle attività

Piattaforme come Monday e Trello ti consentono di fare brevi incontri digitali di aggiornamento con i membri del team senza dover trovare un momento in agenda. Puoi semplicemente accedere, vedere cosa è stato aggiunto o evidenziato e proseguire. Questo potrebbe sembrare controproducente: dopotutto, non potresti risolvere un problema immediatamente e direttamente con la persona in grado di aiutarti? In realtà, mentre tutti i membri del team si destreggiano tra attività diverse, chiedere direttamente di fare qualcosa non libererà magicamente il tempo necessario per farlo istantaneamente. Meglio assicurarsi di evidenziare il problema per far sì che, quando tutti saranno tornati in attività, sappiano esattamente cosa fare. Questi strumenti assicurano che la scusa "non ho visto l'appunto" non possa mai più essere utilizzata e garantiscano che tutti sappiano cosa succede, senza limitare più alcun problema a una telefonata in preda al panico.

Collaborazione su documenti

Strumenti come Dropbox Paper ti permettono di lavorare assieme al tuo team in modo collaborativo, senza dovervi riunire nella stessa stanza o allo stesso fuso orario. Puoi apportare modifiche e lasciare commenti, che verranno aggiornati istantaneamente per tutti coloro che hanno accesso al documento, mentre altri potranno fare altrettanto. Sono finiti i giorni in cui era necessario scambiarsi un'unica copia master, solo perché le modifiche andavano perse quando veniva rinominata "Versione 2" o "Versione 12". Dropbox Paper facilita la comunicazione asincrona.

Comunicazione sincrona e asincrona a confronto

Quindi, quale è meglio? Per alcuni, nulla batte la risposta immediata che è possibile ottenere in una videochiamata o faccia a faccia. Potresti anche pensare che non sia possibile comprendere appieno una persona senza una sorta di comunicazione in tempo reale. Detto questo, al termine della chiamata, si finisce sempre per scambiarsi ancora e-mail per confermare tutto ciò che è stato condiviso in una traccia cartacea. È quasi come se la comunicazione "ufficiale" iniziasse realmente solo una volta che le cose cadono nell'asincronicità. Inoltre, quando le persone sono sottoposte a pressione per agire immediatamente, quasi certamente non riescono a dare il meglio: tutti sanno come ci si sente ad avere i riflettori puntati. La comunicazione asincrona permette di raccogliere informazioni, digerirle ed elaborare la risposta migliore, il tutto senza che nessuno ci stia con il fiato sul collo.

La comunicazione asincrona implica una comunicazione di qualità superiore?

Alcuni studi suggeriscono che il lavoro da remoto è migliore del lavoro in ufficio, con team più motivati e produttivi. Cisco ha scoperto che a questo ha contribuito il fatto che l'83% dei lavoratori da remoto ha ritenuto di poter comunicare in modo uguale o migliore durante il telelavoro grazie alla comunicazione asincrona. Un altro studio ha rilevato che le interruzioni causate dalla comunicazione in tempo reale hanno portato ad un aumento dello stress, in quanto i team hanno avvertito la necessità di recuperare il tempo perso, suggerendo ancora una volta che la comunicazione asincrona elimina la pressione e migliora i singoli processi di lavoro. Sulla base di questi risultati, sarebbe facile pensare che la comunicazione asincrona sia in grado di liberare i team da aspettative e stress pressanti.

Anche se le app di messaggistica in tempo reale rimangono un ottimo modo per far comunicare i team, vi è il rischio elevato che il tuo team resti costantemente connesso, costringendolo alla comunicazione sincrona. Ciò può comportare uno squilibrio tra lavoro e vita privata e a un eventuale esaurimento nervoso. Rifiutandoti di partecipare alla chat del team potresti anche sembrare scontroso, mentre contribuendo troppo spesso potresti dare l'idea di una persona che batte la fiacca.

Qual è la soluzione? Conoscere i punti di forza della comunicazione asincrona e non abusarne.

In che modo Dropbox può aiutarti?

Dropbox è uno strumento fondamentale per qualsiasi ufficio o team remoto alla ricerca di una collaborazione semplice. Un tempo, fusi orari diversi significavano rimanere svegli fino a tardi per ricevere una chiamata. Con Dropbox, nessuno deve più trascorrere delle ore ad aspettare che l'altra parte del mondo si svegli.

Le note di Dropbox ti consentono di condividere idee e feedback in modo sicuro, sapendo che tutti li vedranno non appena avranno effettuato l'accesso. Ciò significa non doverti neanche preoccupare che un'e-mail vada persa nella casella di posta in arrivo o che una persona rompa la catena di comunicazione senza inoltrarla. Chi apre il documento condiviso per lavorare troverà tutti gli aggiornamenti e le informazioni di cui ha bisogno. Dropbox ti avviserà quando vengono aggiunte nuove note, così non perderai nulla.

La collaborazione con Dropbox può aiutarti a mantenere tutti sincronizzati, indipendentemente da dove si trovano. Gli orari dei meeting, i dettagli dei progetti e persino video lunghi possono essere condivisi senza problemi. Dropbox crea un pratico spazio di lavoro centralizzato che non prevede orari di ufficio e ti consente di svolgere ogni attività alle tue condizioni. Tutto ciò che ti serve sarà lì ad attenderti quando lo desideri.

Nessun problema di sincronizzazione

Da diverso tempo, la comunicazione asincrona è la prassi in molti uffici; se tuttavia ancora non la utilizzi, puoi iniziare oggi stesso. I tuoi team, vicini e lontani, ti ringrazieranno per i nuovi canali di comunicazione ottimizzati.

Dropbox e le sue integrazioni sono in grado di aiutare il tuo team a rimanere sincronizzato senza condividere lo stesso ufficio o lo stesso fuso orario; per una sincronizzazione efficace, non dovrai fare altro che sfruttare al massimo Dropbox.

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