Definition der asynchronen Kommunikation
Der Begriff der asynchronen Kommunikation hat seinen Ursprung in der Telekommunikation. Er bezieht sich auf die Übertragung von Daten ohne Synchronisierung mit einer Uhr, was bedeutet, dass diese Informationen aus einem intermittierenden Austausch und nicht aus einem kontinuierlichen Datenstrom stammen.
In geschäftlicher Hinsicht bezieht sich der Ausdruck asynchrone Kommunikation auf jede Kommunikation, die nicht in Echtzeit erfolgt. Beispielsweise können Sie Ihrem Kollegen eine Frage per E-Mail schicken, statt einfach aufzustehen und ihm eine Frage zu stellen. Das bedeutet, dass Ihre ursprüngliche Kommunikation (die Frage) nicht sofort beantwortet wird, so wie jede Kommunikation im Büro nicht in einem kontinuierlichen Strom von Fragen und Antworten erfolgt. Stattdessen wird die Frage nach einer Pause beantwortet, in der Regel weil die Kollegen zum Zeitpunkt Ihrer Frage mit einer anderen Aufgabe beschäftigt sind. Einfach ausgedrückt: Wenn Sie eine Frage stellen oder eine Nachricht senden, ohne eine sofortige Antwort zu erwarten, handelt es sich um asynchrone Kommunikation. Das Gegenteil davon wäre beispielsweise ein Videoanruf, bei dem alles in Echtzeit abläuft.
Im Büro wird die asynchrone Kommunikation zweifellos viel genutzt, aber für Freiberufler und die Kommunikation im Team ist sie ein unerlässliches Hilfsmittel.
Was sind einige Beispiele für asynchrone Kommunikation?
Messenger-Anwendungen, E-Mail-Dienste und Onlineplattformen zum Dokumentenaustausch sind die gängigsten Beispiele für asynchrone Kommunikation.
E-Mail-Adresse
Niemand erwartet eine sofortige Antwort auf eine E-Mail, vor allem weil E-Mails die digitale Evolution der Briefpost darstellen. Zwar erhalten Sie die Nachricht schneller, aber es gibt immer noch einen sehr großzügigen Zeitrahmen für die Antwort, der genauso lange dauern kann wie bei einem Brief auf dem traditionellen Postweg.
Messenger-Anwendungen
Dazu gehören Microsoft Teams, WhatsApp und Slack. Natürlich können viele davon in Echtzeit für Sofortnachrichten genutzt werden, und viele Büros setzen sie ein, um die Unternehmenskultur durch lockere Chats zu fördern. Dennoch ist es nicht garantiert oder vollständig zu erwarten, dass die Antwort sofort erfolgt.
Tools für das Aufgabenmanagement
Über Plattformen wie Monday, Trello und Aufgabenmanagmenent-Tools in Dropbox können Sie sich digital miteinander austauschen, ohne dass alle Teammitglieder Zeit in ihren Kalendern finden müssen. Sie können sich einfach anmelden, nachsehen, was hinzugefügt oder markiert wurde, und weitermachen. Dies mag kontraproduktiv erscheinen. Denn sollte man ein Problem nicht sofort und direkt mit der Person besprechen, die es beheben kann? Wenn alle Teammitglieder mit verschiedenen Aufgaben jonglieren und direkt verlangen, dass etwas erledigt werden muss, ist das in Wirklichkeit nicht nur ein großer Motivationskiller, sondern verschafft einem auch nicht gerade wie von Zauberhand die Zeit, die man braucht, um das Problem sofort zu lösen. Besser ist es, sicherzustellen, dass Sie die Angelegenheit deutlich gemacht haben, damit jeder weiß, was zu tun ist, wenn er sich mit der Aufgabe beschäftigt. Dank dieser Hilfsmittel wird sichergestellt, dass die Ausrede „das Memo nicht bekommen zu haben“ nie wieder vorgebracht werden kann und dass alle über den Stand der Dinge Bescheid wissen, ohne dass sich etwas auf einen panischen Telefonanruf beschränkt.
Zusammenarbeit an Dokumenten
Tools wie Dropbox Paper sorgen dafür, dass Sie und Ihr Team zusammenarbeiten können, ohne sich im selben Raum oder gar in derselben Zeitzone aufhalten zu müssen. Sie können Änderungen vornehmen und Kommentare hinterlassen, die sofort für jeden, der Zugriff auf das Dokument hat, aktualisiert werden, und andere können dies ebenfalls tun. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie nur eine Masterkopie hin- und herschicken mussten und bei der dann die Änderungen verloren gehen, da das Dokument in „Version 2“ oder „Version 12“ umbenannt wurde. Dropbox Paper erleichtert die asynchrone Kommunikation.
Synchrone vs. asynchrone Kommunikation
Was ist also besser? Für einige gibt es nichts Besseres als eine sofortige Antwort, die Sie bei einem Videoanruf oder im direkten Gespräch erhalten. Vielleicht haben Sie auch das Gefühl, dass Sie ohne irgendeine Art von Echtzeitkommunikation einfach nicht das wahre Bild einer Person erhalten. Wenn diese Anrufe enden, schickt man allerdings immer noch E-Mails hin und her, um alles, was ausgetauscht wurde, schriftlich festzuhalten. Es ist fast so, als ob die „offizielle“ Kommunikation erst dann wirklich beginnt, wenn die Asynchronität ins Spiel kommt. Hinzu kommt die Tatsache, dass Menschen, die unter Druck gesetzt werden, sofort zu handeln, mit ziemlicher Sicherheit nicht ihr Bestes geben können – jeder weiß, wie es sich anfühlt, wie ein Reh im Scheinwerferlicht zu stehen. Durch asynchrone Kommunikation haben Sie die Möglichkeit, Informationen aufzugreifen, sie zu verarbeiten und Ihre bestmögliche Antwort zu finden, ohne dass jemand ständig über Ihre Schulter blickt.
Führt asynchrone Kommunikation zu einer besseren Kommunikation?
Untersuchungen legen nahe, dass es besser ist, aus der Ferne zu arbeiten als im Büro, da sich Teammitglieder motivierter und produktiver fühlen. Cisco zufolge wird dies durch die Tatsache unterstützt, dass 83 % der Mitarbeiter an entfernten Standorten der Meinung waren, dass sie dank asynchroner Kommunikation bei der Telearbeit gleich gut oder besser kommunizieren können. In einer anderen Studie wurde festgestellt, dass die durch die Echtzeitkommunikation verursachten Unterbrechungen zu erhöhtem Stress führten, da die Teams das Bedürfnis verspürten, die verlorene Zeit aufzuholen, was wiederum darauf hindeutet, dass asynchrone Kommunikation den Druck verringert und die individuellen Arbeitsprozesse verbessert. Auf Grundlage dieser Ergebnisse könnte man leicht annehmen, dass asynchrone Kommunikation Ihr Team von strengen Erwartungen und Stress befreit.
Obwohl Echtzeit-Messenger-Apps nach wie vor eine großartige Möglichkeit darstellen, Teammitglieder miteinander zu vernetzen, besteht durchaus die Gefahr, dass Ihr Team dadurch ständig in Kontakt miteinander steht und so in eine synchrone Kommunikation gezwungen wird. Dies kann zu einer schlechten Work-Life-Balance und schließlich zum Burnout führen. Wenn Sie nicht aktiv an Ihrem Teamchat teilnehmen, können Sie unkommunikativ wirken, doch wenn Sie zu oft etwas beitragen, können Sie einen zu lockeren Eindruck erwecken.
Entscheidend ist: Sie müssen die Stärken der asynchronen Kommunikation kennen und dürfen sie nicht missbrauchen.
So hilft Dropbox
Dropbox ist ein unerlässliches Hilfsmittel für jedes Büro oder Remote-Team, das eine mühelose Zusammenarbeit anstrebt. Unterschiedliche Zeitzonen bedeuteten früher, dass man bis spät in die Nacht bleiben musste, um Anrufe entgegenzunehmen. Mit Dropbox braucht niemand stundenlang darauf zu warten, dass Kollegen auf anderen Kontinenten aufwachen. Probieren Sie einmal Dropbox Capture aus, um eine Bildschirmaufzeichnung zu teilen und den Bedarf an Meetings zu verringern. Teammitglieder können sich Ihr Video ansehen und es mit framegenauen Kommentaren in Dropbox überprüfen, ohne an einem Meeting teilnehmen zu müssen, das eventuell gar nicht in ihren Zeitplan passt.
Mit Dropbox-Anmerkungen können Sie Ihre Gedanken und Ihr Feedback weitergeben, in der Gewissheit, dass jeder diese Informationen sieht, wenn er sich anmeldet. Das bedeutet, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass eine E-Mail in einem Posteingang verloren geht oder dass eine Person die Kommunikationskette unterbricht, indem sie die E-Mail nicht weiterleitet. Wenn jemand Ihr gemeinsam genutztes Dokument zur Arbeit öffnet, hat er alle Aktualisierungen und relevanten Informationen sofort zur Hand. Dropbox benachrichtigt Sie, wenn neue Anmerkungen hinzugefügt werden, so dass Ihnen nichts entgeht.
Durch die Zusammenarbeit über Dropbox können alle Beteiligten standortunabhängig miteinander kooperieren. Tagesordnungen von Meetings, Projektentwürfe und sogar lange Videos können mühelos ausgetauscht werden. Dropbox schafft einen zentralen, praktischen Arbeitsbereich ohne feste Bürozeiten, in dem Sie Aufgaben nach Ihren eigenen Vorstellungen angehen können. Alles, was Sie brauchen, steht für Sie bereit, sobald Sie bereit sind.
Immer synchronisiert
Asynchrone Kommunikation ist in vielen Büros schon seit einiger Zeit die Norm – wenn das bei Ihnen nicht der Fall ist, fangen Sie noch heute an. Ihre Teams, sowohl vor Ort als auch an entfernten Standorten, werden Ihnen für neue und verbesserte Kommunikationskanäle danken.
Dropbox und unsere Integrationen können Ihrem Team zu einer besseren Zusammenarbeit verhelfen, ohne dass Sie dasselbe Büro oder dieselbe Zeitzone teilen müssen. Für eine optimale Synchronisierung müssen Sie nur Dropbox optimal nutzen.
