Определение асинхронной коммуникации
Асинхронная коммуникация — это термин, пришедший из сферы телекоммуникаций. Он подразумевает передачу данных без синхронизации по времени, то есть это обмен данными с временными перерывами, а не постоянный поток.
С точки зрения бизнеса, асинхронная коммуникация — это любая коммуникация, которая осуществляется не в режиме реального времени. Например, вы отправляете вопрос своему коллеге по электронной почте, а не просто задаете ему вопрос лично. Это означает, что вы не получаете мгновенного ответа на свое первоначальное сообщение (вопрос). Точно также любое общение в офисе не происходит в формате постоянного потока вопросов и ответов. Наоборот, на вопросы отвечают спустя некоторое время, обычно потому, что ваши коллеги, как правило, заняты работой над другой задачей, когда получают ваш вопрос. Проще говоря, если вы задаете вопрос или отправляете сообщение, не ожидая мгновенного ответа, это асинхронная коммуникация. Противоположным случаем является, например, такая коммуникация, как звонок в Zoom, где все происходит в режиме реального времени.
Работа в офисе предполагает использование асинхронной коммуникации, но для фрилансеров и удаленного командного общения это чрезвычайно важный инструмент.
Примеры асинхронной коммуникации
Самые распространенные примеры асинхронной коммуникации — приложения для обмена сообщениями, электронная почта и онлайн-платформы для обмена документами.
Электронная почта
Никто не ожидает мгновенного ответа на электронное письмо в основном потому, что электронная почта — это результат цифровой эволюции обычной почты. Да, вы получаете сообщения быстрее, но электронная почта также предполагает определенное время для ответа, возможно, столько же, сколько понадобится и для письма по обычной почте.
Приложения для обмена сообщениями
К таким приложения можно отнести Microsoft Teams, WhatsApp и Slack. Конечно, многие из них можно использовать в режиме реального времени для обмена мгновенными сообщениями, и многие офисы действительно применяют их в качестве обычного чата для повышения корпоративной культуры. Тем не менее мгновенный ответ не гарантируется и не ожидается.
Инструменты для управления задачами
Такие платформы, как Monday и Trello, а также инструменты для управления задачами в Dropbox позволяют общаться с другими участниками рабочей группы без необходимости выделять на это специальное время в своем графике. Вы можете просто войти в систему, посмотреть, какие пункты были добавлены или выделены, и приступить к их выполнению. Такой вариант может показаться неэффективным. Лучше ведь немедленно и напрямую обратиться к тому, кто может решить проблему, не так ли? На самом деле, когда каждый участник вашей команды работает над разными заданиями, прямое требование выполнить работу не только убивает мотивацию, но и не позволяет волшебным образом немедленно перераспределить запланированное время. Лучше убедитесь, что вы точно выделили вашу задачу, чтобы все, кто к ней приступит, знали, что делать. Благодаря этим инструментам оправдание о «пропущенном напоминании» уже не сработает. Они гарантируют, что все сотрудники в курсе дела и понимают: для решения проблемы не обязателен панический телефонный звонок.
совместная работа с документами
Такие инструменты, как Dropbox Paper, обеспечивают совместную работу вашей команды, даже если вы не находитесь в одной комнате или в одном часовом поясе. Вы можете вносить изменения и оставлять комментарии, которые мгновенно обновляются, поэтому их увидят все, у кого есть доступ к документу. Другие участники могут делать то же самое. Прошли те времена, когда одна бумажная копия пересылалась много раз, а правки в процессе терялись, поскольку документ переименовывался то в «Версию 2», то в «Версию 12». Dropbox Paper упрощает асинхронную коммуникацию.
Сравним асинхронную и синхронную коммуникацию
Какой вариант предпочтительнее? Для некоторых людей нет ничего непривычного в моментальных ответах в формате видеозвонка или личного общения. А возможно, вам сложно реально оценить собеседника без коммуникации в режиме реального времени. Тем не менее после таких звонков вы все равно будете обмениваться электронными письмами, чтобы закрепить все, что обговаривалось, в бумажном формате. Можно сказать, что вся «официальная» коммуникация только начинается с переходом в асинхронный формат. Также стоит учитывать, что при необходимости действовать немедленно люди почти наверняка не выдадут наилучшего результата: представьте, каково это — быть оленем в свете фар. Асинхронная коммуникация дает вам возможность воспринять информацию, обдумать ее и сформулировать ответ наилучшим образом, когда никто не стоит над вами.
Обеспечивает ли асинхронность лучшее качество коммуникации?
Есть исследования, которые доказывают, что удаленная работа лучше, чем работа в офисе, так как сотрудники чувствуют себя более мотивированными и продуктивными. Компания Cisco обнаружила этот феномен благодаря тому факту, что 83 % удаленных сотрудников считали, что они могут общаться на равных или лучше, работая дистанционно и используя асинхронную коммуникацию. Другое исследование показало, что перебои, вызванные общением в реальном времени, приводили к усилению стресса, поскольку команды чувствовали необходимость наверстать упущенное. Это также свидетельствует о том, что асинхронное общение устраняет давление и улучшает отдельные рабочие процессы. Основываясь на этих выводах, можно предположить, что асинхронная коммуникация освобождает вашу рабочую группу от жестких ожиданий и стресса.
Хотя приложения для обмена сообщениями в режиме реального времени остаются отличным способом поддерживать связь в рабочей группе, очень велик риск того, что ваши сотрудники будут постоянно находиться в ситуации вынужденного синхронного общения. Это может привести к нарушению баланса работы и личной жизни и, в конечном итоге, к выгоранию. Если вы откажетесь участвовать в рабочем чате, это может выглядеть невежливо, но постоянное активное участие может создать о вас впечатление человека, который не очень горит желанием работать.
Какой вывод из этого можно сделать? Изучите преимущества использования асинхронной коммуникации и не злоупотребляйте ею.
Как Dropbox может помочь?
Dropbox — очень важный инструмент для любого офиса или удаленных команд, которым нужно организовать бесперебойную совместную работу. Раньше нахождение сотрудников в разных часовых поясах предполагало, что придется задерживаться на работе допоздна, чтобы созвониться. Благодаря Dropbox уже не нужно ждать, пока проснется сотрудник в другой части мира. Попробуйте Dropbox Capture, чтобы поделиться записью экрана и сократить количество встреч. Участники рабочей группы могут смотреть ваше видео и анализировать его с покадровым комментированием в Dropbox без необходимости присутствовать на собрании, которое может не вписаться в их график.
Примечания Dropbox позволяют безопасно делиться мыслями и отзывами, зная, что все смогут их увидеть, войдя в систему. Это означает, что вам не нужно беспокоиться о том, что электронное письмо потеряется в почтовом ящике или цепочка коммуникации нарушится, потому что кто-то не переслал письмо. Если кто-то откроет ваш общий документ, чтобы поработать над ним, он сразу же увидит все обновления и необходимую информацию. Dropbox будет уведомлять вас о добавлении новых примечаний, чтобы вы ничего не пропустили.
Сотрудничество с Dropbox помогает организовать совместную работу независимо от того, откуда работают ваши сотрудники. Это позволяет легко обмениваться повестками совещаний, описаниями проектов и даже длинными видео. Dropbox создает единое централизованное и удобное рабочее пространство, в котором нет офисных часов, и позволяет вам выполнять задачи так, как удобно вам. Когда вы будете готовы, вас будет ждать все, что вам нужно.
Нет ощущения синхронизации
Асинхронная коммуникация была нормой во многих офисах некоторое время, но, если вы уже забыли, что это такое, ничто не мешает вам вспомнить уже сегодня. Ваши сотрудники, работающие как в офисе, так и удаленно, будут благодарны вам за новые и усовершенствованные каналы коммуникации.
Dropbox и интегрированные приложения наших партнеров могут помочь вашей команде организовать совместную работу, если сотрудники находятся в разных офисах или часовых поясах. Все, что вам нужно для настоящей синхронизации, — это максимально эффективное использование Dropbox.
