비동기식 소통이란?

소통은 모든 비즈니스에 중요합니다. 하지만 실시간으로 하는 소통의 비율이 과연 얼마나 될까요?

비동기식 소통이란?

비동기식 소통은 통신업계에서 사용하던 비동기식 통신에서 유래된 용어입니다. 비동기식 통신은 시간을 동기화하지 않고 간헐적인 시간 간격으로 데이터를 전송하는 통신을 의미하죠.

비즈니스에서 비동기식 소통은 실시간으로 이뤄지지 않는 모든 소통을 말합니다. 동료를 찾아가 직접 묻는 대신 이메일로 질문을 하는 것도 비동기식 소통에 해당하죠. 회사에서 질문과 답변이 간헐적으로 오가는 것처럼 비동기식 소통은 질문에 대한 답이 즉각적으로 제공되지 않습니다. 질문을 할 당시 동료는 보통 다른 업무로 바쁘기 때문이죠. 간단히 말해, 즉각적인 답장을 기대하지 않고 질문을 하거나 메시지를 보낼 경우 이것이 바로 비동기식 소통을 의미합니다. 비동기식 소통과 반대되는 것으로는 모든 것이 실시간으로 진행되는 Zoom 등을 꼽을 수 있습니다.

비동기식 소통은 회사에서 자주 사용되고 프리랜서와 원격 팀에도 필수적인 도구입니다.

비동기식 소통의 예

메신저 앱, 이메일, 온라인 문서 공유 플랫폼 모두 비동기식 소통의 예가 될 수 있습니다.

이메일

이메일은 우편 제도를 디지털로 업그레이드한 버전과도 같습니다. 그래서 이메일을 보낸 후 답장을 바로 받을 것으로 기대하는 사람은 없죠. 물론 기존 우편보다는 답장이 빠릅니다. 하지만 이메일의 경우에도 우편으로 답장을 받을 때처럼 충분한 응답 시간을 주는 것이 일반적입니다.

메신저 앱

메신저 앱으로는 Microsoft Teams, WhatsApp, Slack 등이 있습니다. 물론 메신저 앱을 통해 실시간으로 메시지를 주고받는 경우도 많지만, 회사의 경우 주로 격식 없는 대화를 통해 조직 문화를 개선하는 용도로 메신저 앱을 사용합니다. 하지만 메신저 앱이라고 해서 즉각적인 답장을 받을 것이라는 보장은 없고, 그런 기대를 하지도 않죠.

작업 관리 도구

Monday, Trello 그리고 Dropbox 내 작업 관리 도구와 같은 플랫폼은 팀원들이 따로 일정을 맞출 필요 없이 온라인에서 자유롭게 업무 진행 상황을 묻고 답할 수 있는 공간입니다. 계정에 로그인한 후 추가되거나 강조 표시된 내용이 무엇인지 확인하고 업무를 진행하기만 하면 되죠. 이러한 방식이 비생산적으로 보일 수도 있습니다. 문제가 발생하면 문제를 해결할 수 있는 사람에게 그 즉시 문제 해결을 부탁하는 것이 가장 이상적인 방식이겠죠. 하지만 현실에서는 팀원 모두가 여러 가지 업무를 처리하느라 정신이 없습니다. 그래서 그 자리에서 문제를 바로 해결해달라고 요청할 경우 의욕이 떨어질 뿐만 아니라 그 즉시 시간을 낼 여력이 없는 경우가 태반이죠. 차라리 팀원들이 업무에 복귀했을 때 어떤 일을 해야 하는지 바로 알 수 있도록 문제를 눈에 잘 띄게 설명해 놓는 것이 낫습니다. 작업 관리 도구를 사용하면 모두가 업무가 어떻게 돌아가는지 파악할 수 있어 다시는 '메모를 못 봤다'는 핑계를 댈 수가 없죠. 놀라서 허둥대며 전화를 걸어 확인할 일도 없고요.

문서 공동 작업

Dropbox Paper 등의 도구를 사용하면 같은 공간이나 시간대에 있지 않아도 팀 전체가 협력해서 업무를 진행할 수 있습니다. 누구나 문서를 수정할 수 있는 것은 물론 문서에 댓글을 남길 수도 있고, 문서에 댓글이 달리면 문서로 액세스할 수 있는 모든 사람에게 그 즉시 알림이 전송되죠. 그래서 단순한 편집을 위해 원본을 주고받으며 버전 2, 버전 3 등으로 파일 이름을 계속 변경할 필요가 없습니다. Dropbox Paper에서는 비동기식 소통이 간편하죠.

동기식 소통 대 비동기식 소통

동기식 소통과 비동기식 소통 중 어떤 것이 더 효율적일까요? 어떤 사람들은 즉각적인 반응을 얻을 수 있는 영상 통화나 대면 회의를 선호합니다. 실시간으로 소통하지 않으면 대화를 한 것 같지 않다고 느끼는 사람도 있죠. 하지만 영상 통화를 한다고 해도 통화가 끝나면 내용을 기록으로 남기기 위해 여전히 이메일을 주고받아야 합니다. '공식적인' 소통은 비동기식 소통을 할 때부터 시작되는 셈이죠. 또한, 즉시 행동을 취해야 할 때는 최고의 성과를 내기가 힘듭니다. 갑자기 몸이 얼어버리고 생각의 회로가 멈춘 듯한 느낌, 다들 아실 겁니다. 비동기식 소통은 정보를 충분히 이해한 다음 가장 좋은 응답을 생각해낼 수 있는 시간을 제공합니다. 빨리 대답을 내놓으라고 압박하는 사람도 없고요.

비동기식 소통의 효율성

동기 부여와 생산성 면에서 원격 근무가 사무실에 출근하는 것보다 효율적이라는 연구 결과가 있습니다. Cisco는 그 이유가 비동기식 소통에 있다고 주장합니다. 원격 근무자 중 83%가 비동기식 소통 덕분에 소통의 효율성이 현장 근무와 같거나 오히려 더 나아졌다고 응답한 것에 근거한 결론이죠. 실시간 소통으로 인한 업무 중단으로 인해 스트레스가 증가했다는 연구 결과도 있습니다. 허비한 시간을 만회하기 위해 업무를 서둘러야 한다는 압박감을 느꼈기 때문이죠. 이 연구 결과 역시 비동기식 소통이 업무의 압박감을 낮춰주고 개개인의 업무 프로세스를 향상해준다는 것을 방증합니다. 이러한 연구 결과를 토대로 비동기식 소통이 팀을 엄격한 기대치와 스트레스로부터 해방시켜준다는 사실을 알 수 있습니다.

실시간 메신저 앱은 팀과의 소통을 유지하는 데 효율적이지만 항상 앱에 접속해 있어야 한다는 부담을 줍니다. 마치 동기식 소통을 강요하는 것과도 같죠. 그러면 일과 삶의 균형이 흐트러지고, 그러다 보면 번아웃 증후군으로 이어질 수 있습니다. 또한, 팀 대화에 참여하지 않으면 사교성이 떨어져 보이고, 말이 너무 많으면 농땡이를 피우는 것처럼 보일 수 있습니다.

그러니 가장 중요한 것은 비동기식 소통의 이점을 잘 파악하고, 이를 남용하지 않는 것이라고 할 수 있습니다.

Dropbox를 사용할 때의 이점

Dropbox는 원활하고 간편한 협업을 원하는 회사와 원격 팀에 필수적인 도구입니다. 예전에는 서로 다른 시간대에서 일하면 전화 한 통을 받기 위해 새벽까지 날을 새야 했지만, Dropbox를 사용하면 아무도 지구 반대편에 동이 틀 때까지 기다릴 필요가 없죠. Dropbox Capture를 사용해 녹화 화면을 공유하면 회의를 할 필요성이 줄어듭니다. 팀원은 일정에 맞지 않는 회의에 참석해야 한다는 부담 없이 녹화된 동영상을 보면서 Dropbox의 프레임 단위 댓글 기능을 사용해 내용을 검토할 수 있습니다.

Dropbox 주석 기능을 사용하면 팀원들이 업무를 시작한 후 내가 남긴 의견과 피드백을 확실히 확인하게 될 것이기 때문에 항상 안심할 수 있습니다. 그래서 이메일을 미처 확인하지 못했다거나, 수신인 중 누군가가 이메일 전달을 깜빡해 소통의 고리가 끊겼을까 봐 걱정할 필요가 없죠. 또한, 공유 문서를 열고 업무를 시작하면 필요한 정보와 업데이트 소식을 문서에서 바로 확인할 수 있고, 새로운 주석이 달리면 알림이 전송되어 모든 상황을 꼼꼼하게 확인할 수 있습니다.

Dropbox에서 협업을 진행하면 장소의 구애 없이 모두가 보조를 맞춰 업무를 진행할 수 있습니다. 회의 안건과 프로젝트 개요는 물론 긴 동영상까지 간편하게 공유할 수 있죠. Dropbox는 업무 시간의 제약이 없는 간편한 중심 업무 공간을 제공합니다. 계정에만 접속하면 필요한 모든 것을 한 공간에서 찾아볼 수 있고, 원하는 시간에, 원하는 방식으로 업무를 진행할 수 있죠.