Kan du arbeta smartare snarare än hårdare?

Vad menar vi med att arbeta smartare?

Smart arbete hänvisar till det sätt som teknik har hjälpt till att förvandla team så att de arbetar mer effektivt. Dessa förändringar kan vara så omfattande som att flytta ditt kontor till en centraliserad arbetsyta online. Eller så kan de vara mer indirekta, som att införliva agila metoder som den nya arbetsstilen på grund av de kompetenser som tekniken har försett team med.

Smart arbete syftar till att ta bort alla problem som fanns på kontor tidigare, nämligen brist på flexibilitet, arbetsavgränsningar och trångsynthet. Istället satsas det på de faktorer som verkligen betyder något för ett företag: personer och deras idéer. Företag som inte införlivar smart arbete riskerar att hamna efter, särskilt i denna tid när alla behöver hitta nya sätt att arbeta på. Många arbetsgivare och deras anställda avgör nu hur deras organisationer ska arbeta framöver – på Dropbox har vi redan gått över till en onlinebaserad arbetsplats.

I denna miljö ses många funktioner för smartare arbete som så grundläggande att både arbetsgivare och anställda kan ta dem för givet. Detta innebär att om du fortfarande inte erbjuder moderna initiativ som distansarbete eller flexibla arbetstider kan du ha svårare att locka till dig de bästa talangerna.

Hur ökar smart arbete arbetsplatsens effektivitet?

Du behöver bara titta på din smarttelefon för att se hur tekniken kan öka effektiviteten tiofalt. Uppgifter som skulle ha krävt ett halvt dussin enheter för några decennier sedan kan nu utföras med bara din telefon. På samma sätt behövs nu endast en onlinelösning för arbetsprocesser som för bara ett decennium sedan krävde flera dyra datorprogram. Överväg hur tekniken kan påverka dina team på följande sätt och se hur djupt det kan påverka ditt företag generellt:

Frigör kontoret

En smart arbetsplats begränsas inte av fyra väggar eller ett enda postnummer, utan kan existera överallt där det finns internetanslutning (och kan hålla takten med dig även om du inte har det). Smart arbete innebär att du kan arbeta var som helst. Detta eliminerar de gamla problemen med ”Jag lämnade x på kontoret”, ”Jag glömde x hemma” eller ”Jag har ingen åtkomst till x hemma, jag måste komma in till kontoret under helgen”, som alla förstör både motivation och arbetsmoral. Dessutom stärker det ditt företags förmåga att locka till sig talanger från hela världen, inte bara de som är närmast dig. Med ett nätverk av distansarbetare har du ett helt team som kan arbeta utan att vara begränsade av kontorstider eller ens tidszoner.

Samarbete och teamarbete

Vi har alla arbetat i samma dokument som fem andra personer. Ladda ner bilaga, redigera, byt namn, ladda upp bilaga, upprepa. Men till slut skickas ändå fel version av filen iväg. Smart arbete sätter punkt för begränsningarna med att bara arbeta med datorklienter. Med onlinesamarbete kan flera personer arbeta i ett dokument som uppdateras i realtid. Du kan alltså nå nya nivåer av produktivitet när alla krångliga mellansteg för varje ändring försvinner.

Effektiviserat arbete

Presentationsdokumentet är hos säljavdelningen, arbetets omfattning är hos ekonomiavdelning och den första översikten är någonstans på designteamets skrivbord. Dags för möte efter möte där alla försöker samordna det de vet för att hitta sammanhanget. En smart arbetsplats samlar allt du behöver på en plats, inte utspritt över kontoret. Du har inte bara ditt eget teams talanger till hands, utan också maskinintelligens som kan stötta dem. Dropbox använder OCR för att föra fram de filer du behöver till förgrunden. Det känner till och med igen bilder, så du behöver inte komma ihåg filnamnet eller mappen du lade den i. Du kan bara söka efter det som syns på bilden, från en modell av din senaste produkt till vad du beställde på den senaste lunchen med teamet.

Kom in i zonen

Att hoppa mellan olika program eller gå fram och tillbaka till en kollegas skrivbord gör det enkelt att skjuta upp saker och ting. Du kan lockas av sociala medier eller oväsentliga appar, eller bara prata med alla du träffar på vägen genom kontoret. Smart arbete öppnar upp kommunikationskanaler som inte kräver att du lämnar ditt arbetsflöde helt. Behöver du prata med en teammedlem som är tio minuter bort på nästa våning? Lämna en anteckning, undvik att låta dig distraheras på vägen genom kontoret och fortsätt med det viktigare arbetet. Smart arbete gör det enklare än någonsin att göra flera saker samtidigt.

Välbefinnande

Tänk dig att din chef kräver brådskande arbete från dig och ditt team, men filerna du behöver ligger i säljteamets inkorg. Och säljteamet är på en annan plats för tillfället. Detta leder till en dag av panikslagna telefonsamtal och hög stress som nästan säkert skadar både lagandan och allas psykiska hälsa. Med delade mappar försvinner det här problemet direkt, alla känner sig tryggare och teamet stärks av de verktyg de behöver. På lång sikt kan detta innebära att mindre tid slösas bort och att det krävs färre sena kvällar med övertid. Resultatet blir en bättre balans mellan arbete och fritid som gör att ditt team tycker om att få saker gjorda och får tillräckligt med sömn.

Välj smartare arbete, inte hårdare arbete

Tekniken kan förändra din arbetsplats på oändligt många sätt. Låt Dropbox hjälpa dig med allt från teamets kommunikationsförmåga till tidshanteringen, så att det hårda arbetet alltid blir det bästa arbetet.