Vad är PERT?

För projektledare som vill få sina team att arbeta mer effektivt kan PERT-programmet verkligen hjälpa till.

Historien om Program Evaluation and Review Technique

Förkortningen PERT står för ”Program Evaluation and Review Technique”, ett program som använts av olika organisationer i över 50 år. Programmet utvecklades ursprungligen 1958 för användning av US Navy Special Projects Office, och PERT-tekniken är ett projektledningssystem utformat för att hjälpa till med planering i stora och komplexa projekt. Det börjar med en övergripande programutvärdering och främjar en djupgående analys av alla slags projekt före startdatumet. Det användes vid konstruktionen av Polaris-missilen och vid vinter-OS 1968 i Grenoble. Liknande ledningskoncept har utvecklats och förfinats sedan dess, men PERT den första tekniken i sitt slag.

Så fungerar PERT-projektledning

Som ovan nämnt är PERT utformat för att implementeras i projekt som är mycket komplexa, som måste slutföras genom sekventiella uppgifter och/eller köras tillsammans med andra projekt. Det övergripande målet för PERT är att få projekt slutförda i tid och innanför budget, samt att exakt bedöma deras övergripande omfattning under omfattningsfasen.

Omfattningen i ditt PERT-projekt

Omfattningsarbetet är en viktig del av PERT, eftersom det är här du skapar en åtgärdsplan för ditt projekt. Tekniken tar höjd för saker som kan gå fel eller ta längre tid än vad de borde, samt viktiga ”milstolpar” under hela projektet. Jämfört med teamets vanliga omfattningsarbete kan PERT verka extremt djupgående och involverar allt från resurshantering till individuella prestationer. PERT har militära rötter, och handlar till stor del om förberedelser i minsta detalj.

PERT-termer i omfattningsarbetet

En PERT-omfattning använder följande termer för att definiera viktiga händelser, tidpunkter och resurser:

Händelser

PERT-händelser fungerar som milstolpar i din process. De kräver inga resurser i sig själva, istället kan en PERT-händelse inte slutföras förrän varje uppgift som leder fram till den är klar.

  • En PERT-händelse avser start eller slutförande av en eller flera aktiviteter
  • En föregående händelse kommer omedelbart före en annan händelse eller händelser
  • En efterföljande händelse inträffar omedelbart efter en annan händelse eller händelser

Aktiviteter

PERT-aktiviteter är de uppgifter som kräver resurser:

  • En PERT-aktivitet avser arbetet att utföra en uppgift som använder resurser, till exempel tid, material, pengar eller till och med maskiner. Du kan inte utföra en PERT-aktivitet förrän händelsen som markerar dess början är klar. Den kan alltså till exempel inte börja om något i föregående händelsefas är oavslutat.
  • En PERT-underaktivitet avser de mindre uppgifter som en PERT-aktivitet kan delas upp i. Aktiviteten ”sammanställ ritningar” kan till exempel delas upp till ”sammanställ ritningar 1, 2 och 3” om det sannolikt kommer att behöva flera sessioner.

Tid

PERT-tider är nyckeln till tekniken och är utformade för att tillåta optimerade resultat såväl som bakslag:

  • Optimistisk tid avser den minsta tid som krävs för att slutföra en aktivitet, förutsatt att allt går bra eller ännu bättre än förväntat
  • Pessimistisk tid är det motsatta och fastställer den maximala tid som kan krävas för att slutföra uppgiften, förutsatt att allt som kan gå fel går fel – borträknat totala katastrofer
  • Den mest sannolika tiden medelvägen när det gäller den prognostiserade tid som krävs, förutsatt att allt går ungefär som vanligt
  • Förväntad tid är din bästa gissning för leverans, med viss höjd tagen för saker och ting som kan gå fel, och bör baseras på modellens genomsnittliga tid för en rutinmässig uppgift

Ledning

Flera andra termer hjälper till att definiera betydelsen, framstegen och tidsförväntningarna för varje händelse eller aktivitet:

  • En kritisk linje ger en översikt över hela projektet från dag ett till slutdatum och hjälper till att definiera den totala tiden i dagar, månader eller år som teamet kommer att behöva för att slutföra allt. Critical Path Method var faktiskt en separat metod som utvecklades ungefär samtidigt som PERT, även om de två huvudsakligen används tillsammans med varandra.

  • Kritisk aktivitet är den term som ges till uppgifter som inte får fördröjas eller ta upp mer resurser än planerat. En kritisk aktivitet är, som namnet antyder, avgörande för att projektet ska lyckas.

  • Float eller slack hänvisar till den tid och de resurser som finns tillgängliga under projektet. ”Free float” avser till de resurser du har tillgång till om arbetet i teamet skulle fördröjas, medan ”negativ slack” avser uppgifter som har ett underskott på resurser.

  • Ledtid är den tid då en föregående händelse måste vara slutförd för att en händelse ska uppnås.

  • Fördröjningstid är den kortaste tiden efter vilken en händelse kan följa en annan.

  • Tempohöjning är när teamet bestämmer sig för att köra kritiska uppgifter tillsammans för att förkorta den övergripande kritiska linjen.

  • Att krascha den kritiska linjen innebär att du tillför ytterligare resurser i en kritisk linje-aktivitet, vilket förkortar tiden som krävs för att den ska slutföras så att den kritiska linjen blir kortare.

Steg vid PERT-projektledning

Nu när du känner till alla nyckeltermer är det dags att omsätta dem till praktiskt arbete:

  1. Identifiera dina uppgifter: Du bör fastställa alla uppgifter som behövs för att slutföra projektet, vilket kan vara lite tidskrävande. Men om du har ett komplext projekt framför dig är det viktigt att få översikt redan i detta tidiga skede.

  2. Definiera rätt sekvens: Bestäm den bästa sekvensen för att få bästa resultat från varje uppgift, och kom ihåg att du kan köra flera uppgifter parallellt. Fastställ inbördes beroenden på ett klokt sätt.

  3. Uppskatta tidsåtgång: Ta reda på hur mycket tid varje uppgift behöver, skapa en optimistisk, en pessimistisk och en förväntad tid.

  4. Skapa ett PERT-diagram: Skapa en visualisering av ditt projekt.

  5. Tilldela ”float”: Se till att du vet hur stora resurser varje uppgift kommer att kräva.

  6. Uppskattning av kritisk linje: Baserat på ramverket hittills, ange ett datum för totalt slutförande.

Planeringsuppgifter i PERT

En PERT-tabell hjälper dig att registrera tidpunkter och aktivitetssekvens. Detta är inte bara användbart i planeringsfasen, utan är också ett värdefullt schema som du kan använda som referens under hela projektet. Nedan finns ett exempel på en PERT-tabell:

  Tider          

Aktivitet

Beskrivning

Föregångare

Optimistiskt

Normalt

Pessimistiskt

Förväntat

0

Startdatum

 

0

0

0

0

A

Personalurval

0

10

15

20

15

B

Utrustningsurval

0

5

10

15

10

C

Ritningsskapande

A

10

12

18

12

D

Personalonboarding

A

7

10

15

10

E

Installera ny utrustning.

B, C

48

72

96

72

Göra ett PERT-nätverksdiagram

När din tabell är klar kan du skapa ett motsvarande PERT-diagram. Detta fungerar som ett flödesschema och ger en tydlig visuell indikation av projektsekvensen. Det kan också vara bra att använda ett digitalt Gantt-diagram. Ditt diagram ska bestå av noder, och varje nod ska beskriva en aktivitet samt dess optimistiska, pessimistiska och förväntade tider.

Här är ett exempel på ett komplett PERT-nätverksdiagram.

PERT-teknik: för- och nackdelar

Som du kan se är PERT-tekniken, inte ens i planeringsfaserna, något litet företag. Du och ditt team bör tänka efter noga om det här är den bästa ledningstekniken för ert projekt. Generellt är PERT-metoden inte särskilt skalbar nedåt för små projekt. Dessutom kan du, om du försöker tillämpa den på enklare projekt, hamna i en situation där ”för många kockar gör en sämre soppa”. Tänk på följande för- och nackdelar innan du fortsätter med den här metoden:

Fördelar med PERT-tekniken

  • Skapar en tydlig och lättförståelig överblick över hela projektet
  • Möjliggör djupgående analys av projektresurser och prestanda före uppstart
  • Skapar en tydlig tidslinje för en strukturerad strategi
  • Hjälper till att främja ansvarsskyldighet eftersom alla har tydligt definierade roller och tidpunkter
  • Beaktar fördröjningar
  • Kan motivera teammedlemmar genom en tydlig samarbetsplan
  • Kan leda till snabbare slutförande av projektet eftersom alla vet vad de ska göra och när det ska, till exempel tack vare avsaknad av fördröjningar på grund av dålig kommunikation av förväntningar

Nackdelar med PERT-tekniken

  • När du börjar studera alla nödvändiga aktiviteter kan antalet uppgifter snabbt bli överväldigande
  • Inte särskilt tillämpligt på mindre projekt och enkla uppgifter
  • Noder och diagram hjälper till att visa förväntningar men inte status i realtid
  • Förväntningarna motsvarar inte alltid verkligheten efterhand som projektet fortskrider
  • Dramatiskt ökad administration under omfattningsfasen
  • Tidsberäkningar kan kännas betungande och bidrar inte i kreativt arbete

Är PERT-tekniken rätt för dig och ditt team?

Om ditt projekt involverar många människor och många uppgifter kan ett PERT-nätverksdiagram fungera som en ritning som ger alla ett starkt verktyg för projektledning som de kan använda som en grund för det framtida arbetet. Med detta sagt kan det också sluta med att du komplicerar saker i onödan och slösar bort värdefull tid om ditt projekt inte är så komplicerat att PERT-detaljrikedomen krävs.

Vilka andra alternativ finns det till PERT?

Om du tror att ditt team kan dra nytta av vissa av PERT-koncepten men inte behöver hela metoden kan du titta efter verktyg som inbegriper samma mentalitet men har lite mindre pappersarbete. Dropbox erbjuder verktyg för uppgiftshantering som gör det enkelt att hålla koll på vad ditt team gör. Med appintegreringar som Xero, Monday och Trello kan du enkelt hantera ekonomi, teamuppgifter och problem direkt ifrån Dropbox.

Projektledare kanske tycker att teamet behöver en tydligt definierad arbetsprocess och verktygen för att förverkliga den, snarare än komplex planeringsteknik.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Kom igång med Dropbox Business