Vad är barriärer i organisationen?
När ett företag växer kommer också barriärer att växa fram i organisationen. Om allt gick enligt plan skulle varje medlem i ditt team vara uppdaterad kring alla viktiga projekt. I en perfekt värld hade det aldrig funnits någon kommunikationsfördröjning mellan olika avdelningar. Men inte ens de mest banbrytande och innovativa företagen är immuna mot barriärer. Det betyder dock inte att de inte kan rivas eller förhindras.
Organisationsbarriärer är ett problem för både stora och små företag. Med vad menar vi med en barriär? En barriär är ett system som håller isär olika typer av medarbetare, vanligtvis beroende på vilken avdelning de arbetar på. Dessa barriärer står i vägen för samarbetet och kommunikationen, minskar effektiviteten och hindrar informationsflödet.
Det är värt att påpeka att dessa barriärer inte alltid byggs upp mellan team. Det finns inget inneboende problem med en organisation som har en rad specialiserade småskaliga team. Faktum är att specialistteam ofta är en utmärkt metod för att öka fokuset och ansvarstagandet inom ett företag. Organisationsbarriärer avser istället hur hur team arbetar – och inte på ett särskilt positivt sätt . När det sägs att team ”arbetar bakom barriärer” betyder det att de är frånkopplade från den större organisationen. Resultatet blir flaskhalsar, dålig kommunikation och massor av andra problem.
Vad är det som är fel med att arbeta bakom barriärer?
Arbete bakom barriärer kan få betydande effekter för företaget. De kan orsaka interna konflikter och ge brist på förtroende inom företaget. Detta resulterar i både ineffektivitet och överflödig kapacitet mellan avdelningarna. I konkreta ordalag slutar teamen prata med varandra, feedback vidarebefordras inte och dålig kommunikation gör projekt hamnar i diket. Mycket snabbt börjar organisationsstrukturen kväva innovationen, och små sprickor i fundamentet kan framstå som omöjliga att laga.
Data är nyckeln till att maximera kundupplevelsen och informationsbarriärer kan också förstöra kundnöjdheten. Om team inte uppmuntras att dela information med varandra som standard kanske dessa data inte kan utnyttjas effektivt. Därför kan arbetet med att riva barriärer vara avgörande för företagets slutgiltiga framgångar – eller misslyckanden.
Så river man organisationsbarriärer
När du har identifierat barriärer i organisationen på ert företag är det dags att agera. Att implementera långsiktiga, skalbara lösningar så tidigt som möjligt kan bidra till arbetsplatsen aldrig utvecklar en kultur av tillslutna och fragmenterade organisationskluster. Så hur gör man? Här är vår strategi som hjälper dig riva oönskade barriärer i er organisation:
Kommunicera den övergripande visionen
I många fall börjar organisationsbarriärer bildas när medarbetare börjar utveckla lojalitet gentemot teamet eller chefen istället för företaget. För att bekämpa detta ska du hjälpa teamen att förstå hur de kan bidra till den övergripande visionen, särskilt om teamet och deras arbete är viktigt för företagets gemensamma mål. Detta gör det möjligt för dem att förstå att alla ska dra åt samma håll, och inte är isolerade öar som slåss i ett eget hörn.
Transparens och kommunikation är avgörande, eftersom detta främjar en känsla av delat ansvar i hela organisationen. När säljteamen förstår exakt vad som händer på marknadsavdelningen är det mycket mindre troligt att de tjuvhåller på resurser och information. Se till att ni kommunicerar företagets vision i en rad olika medier så att den är ständigt närvarande för alla medarbetare.
Hantera organisationsbarriärer uppifrån och nedåt
När vi tittar på grundorsaken till barriärer handlar det nästan alltid om ledarskapet. Om ledningsgruppen inte är fokuserad på företagets övergripande mål är det inte sannolikt att du kommer att kunna hantera informationsbarriärer effektivt. Men när ledarskapet engagerar sig i företagets enhetliga vision och förbinder sig att följa konceptet med samarbetsinriktat och tvärfunktionellt lagarbete kommer teamen också att följa efter.
Vad kan du göra för att skapa en enad ledningsgrupp? Som ledare måste du främja en miljö som tillåter och uppmuntrar debatt. Ge alla möjlighet att dela sina åsikter och se till att hela ledningsgruppen känner att de fått göra sin röst hörd. När ni väl har fattat beslut måste emellertid ledarskapet börja arbeta tillsammans mot organisationens gemensamma mål.
Upprätta samarbete mellan olika avdelningar
Det är viktigt att teammedlemmarna känner tillhörighet inte bara gentemot sitt team utan med organisationen som helhet. Genom att uppmuntra till samarbete mellan olika avdelningar kan du se till att teammedlemmar bildar relationer som skär igenom organisationen, vilket förbättrar samordningen och samarbetet på ett övergripande plan. Dessutom är detta ett utmärkt sätt att motverka en del av den operativa ineffektivitet som uppstår med organisationsbarriärer, till exempel dubbelarbete eller längre cykler.
Tvärfunktionella team med medlemmar från olika funktionsområden kan vara en bra lösning. Ett tvärfunktionellt team kan till exempel ha en person från ekonomiavdelningen, en designer, en ingenjör, en marknadsförare och så vidare. Denna organisationsstruktur främjar inte bara positiva kollisioner och lagsamarbete mellan medarbetarna, utan hjälper också till att minska mängden överlämningar och avbrott. På så vis kan ett enda team hantera så mycket av kundens livscykel som möjligt.
Tillhandahåll tvärfunktionell utbildning
Specialisering är viktigt, men det också en bra idé att dela information och expertis via tvärfunktionella utbildningar. Boka in regelbundna avdelningsöverskridande utbildningar som gör medarbetarna medvetna om resurser och information som kan vara till nytta för andra avdelningar. Detta är också ett sätt att uppmuntra karriärutveckling, eftersom teamen på ett bättre sätt kan förstå vilka aspekter av företaget som passar deras intressen och färdigheter bäst.
Det finns också många andra sätt att bryta ner barriärer mellan olika avdelningar. Ta de ”hackathon-möten” som populariserats av tungviktarna i Silicon Valley. Deltagarna uppmuntras att bilda grupper med teammedlemmar från andra avdelningar, vilket gör det möjligt att sudda ut gränser mellan avdelningar och ta sig bort från barriärerna som så ofta skapar problem i stora teknikbolag.
Arbeta smartare med Dropbox
Slutligen finns det ett brett utbud av samarbetsverktyg som ni kan använda för att uppmuntra teamen att riva barriärerna till andra medarbetare och arbeta smartare. Dropbox Smart Workspace tillhandahåller en organiserad arbetsyta som säkerställer att allt innehåll och alla verktyg du behöver är lättillgängliga. Smart Workspace samlar alla som har koppling till ett projekt eller en fil, så att du får möjlighet att centralisera samarbetet snarare än att fragmentera kommunikationen över flera kanaler. Du kan också enkelt skapa och dela en skärminspelning med Dropbox Capture för att säkerställa att budskapet och tonen inte går förlorade. En video ger en mycket mer personlig touch än vad ytterligare än PDF-fil skulle göra.
Att bryta ner barriärer i en organisation är aldrig en lätt uppgift, men det är inte heller en uppgift som du har råd att skjuta upp. Genom att uppmuntra team att engagera sig i den gemensamma visionen för att samarbeta på ett smidigt sätt kan du eliminera organisationsbarriärer på din arbetsplats och därmed göra ditt företag mer framgångsrikt.
