Så ökar du teamets produktivitet

Alla bra team vet att man ska arbeta smartare och inte nödvändigtvis hårdare, men att lyckas med detta kan vara lättare sagt än gjort.

En person som använder en att-göra-lista i Dropbox Paper för att bli mer produktiv

Vad är det som hindrar produktiviteten i teamet?

Motivationen och lagandan i teamet går upp och ner, för vi är trots allt bara människor. Dessvärre har dina affärsprocesser inte råd att bete sig på samma sätt. Det är viktigt att upprätthålla en viss produktivitetsnivå. Dropbox hjälper team att hålla sig motiverade och produktiva när de arbetar mot en gemensam vision.

Ditt teams produktivitet kan överraska dig. Du kanske tar arbetsmoralen i ditt team för givet eftersom kollegerna sitter och skriver vid sina skrivbord fem dagar i veckan, men det är inte nödvändigtvis sant. Till exempel har produktiviteten visat sig vara högre bland personal som arbetar hemifrån – men varför?

1. Att vara vid skrivbordet är inte det samma som att arbeta

Att den bärbara datorn är öppen betyder inte nödvändigtvis att du är mentalt engagerad i arbetet. En av fördelarna med den digitala omvandlingen av arbetsplatsen – och utvecklingen under 2020 – är att vi nu vet att arbetet verkligen kan utföras var som helst. Att befria ditt team från de fysiska begränsningarna är bara en av de saker Dropbox klarar av, och detta är också ett av de mest effektiva sätten att öka produktiviteten i arbetet. Det är inte bara viktigt för teamets effektivitet att du gör dig av med förlegade tankesätt. Om du, precis som våra nöjda kunder på Castor and Pollux, bjuder in kunderna i arbetsflödena, är det viktigt att verksamheten är öppen och samarbetsinriktad och inte är fastkedjad vid kontorets server.

2. Att tappa fokus på det som är viktigt

Varje teamkollega har en avgörande roll, men det är lätt för personalen att börja känna sig som kugghjul i en maskin. Grupper kan snabbt tappa kontakten med det innehållssamarbete som gör dem till ett team, och börja se arbetet som en oändlig ström av uppgifter istället för en resa mot ett gemensamt mål. Det är här Dropbox Paper kommer in i bilden och hjälper teammedlemmar hålla sig uppdaterade med varandra. Våra integreringar med Trello och Monday.com är fantastiska samarbetsverktyg för regelbundna uppdateringsmöten. På så vis kan alla veta om de är på rätt spår mot en deadline, och förstå att de inte bara är kugghjul i en maskin, utan viktiga medlemmar i ett team.

3. Inget ansvar

Ett team fungerar bättre med struktur och förväntningar, till exempel i form av scheman och deadlines. Om du inte avkrävs ansvar under ett projekt är det lätt att bli desillusionerad. Den moderna arbetsplatsen handlar om platta hierarkier och det betyder att alla värdesätts, med viktiga skyldigheter att hantera. När detta förstärks kan alla att prestera maximalt.

Så stärks effektiviteten i teamet

Så nu när du vet vad som kanske begränsar ditt teams produktivitet, vad kan du göra för att hjälpa ditt team prestera maximalt?

Kommunikation är avgörande

Ansvar och kommunikation går hand i hand. Varifrån teamet än arbetar, vad ni än arbetar med, bör ni alla hålla kontakten. Utnyttja Dropbox-integrationer som Slack som har fördelarna med asynkron kommunikation (alltså ingen som jagar dig för omedelbara reaktioner i realtid.) En upprätthållen kommunikation gör att medarbetarnas engagemang bibehålls vilket också är nyckeln till laganda som skapar kontakter utanför din avdelning.

Precis som att du kan ta bort begränsningarna hos en fysisk plats eller en föråldrad hierarki, bör du ta bort alla begränsningar hos dina öppna kommunikationskanaler. Stelbent kommunikation leder till organisatoriska barriärer som gör att kommunikationen ersätts med gränsbildningar och produktiviteten ersätts med kontrollbehov.

Överbrygga klyftan

Dropbox kan inte utlova ett perfekt projekt, men vi kan definitivt göra uppgiftshanteringen till en smidigare upplevelse. Du kanske inte inser det, men enorma mängder tid slösas bort på att klicka in och ut ur ett dussin applikationer, ladda ner, redigera och skicka samma e-postmeddelanden och så vidare. Möjligheten att stanna kvar i en centraliserad digital arbetsyta minimerar tiden som slösas på att hoppa mellan olika appar och distraktioner från sociala medier. Det betyder att du verkligen kan komma in i rätt flöde och skapa ditt bästa arbete.

Ta till exempel teamet på Patreon. Deras plattform hjälper till att forma hur kreativa yrkeskategorier förverkligar sina visioner och når sin publik. Enkelt uttryckt: ju mer produktivt Patreon är, desto mer produktiva kan deras kreativa kunder bli. Som deras Creator Marketing Manager förklarar, ”Vi rör oss 'snabbt som fan' så att vi kan sätta våra kreativa kunder i första rummet ... vi måste samarbeta och kommunicera mycket snabbt som ett team.”

Hitta den perfekta balansen mellan arbete och fritid

Några av de mest kraftfulla varumärkena i världen har arbetsvanor som en traditionalist kan tycka verkar kontraproduktiva. Om du vill få ut maximalt av ditt team ska du fundera på den personliga teamutvecklingen och vad medarbetarna behöver för att bli sina bästa jag, från tupplurshytter till flexibla arbetstider, obegränsad semester och distansarbete. Det är bara inse – ingen gillar pendling, och ingen vill egentligen tillbringa 40 timmar i veckan fastkedjad vid ett skrivbord. Tänk om du tar bort pendlingen helt och låter teamet få tillbaka nästan 20 timmar i veckan i fritid? Det förändrar helt hur människor ser på och engagerar sig i arbetet, vilket påverkar teamets effektivitet och produktivitet positivt.

Dropbox är redo att ta sig dit du är. Vare sig du är på tåget, hemma eller på kontoret, eller om internet skulle ligga nere, kan du arbeta när du vill göra det. Och när det är dags att slappna av kan du koppla ner i trygg förvissning om att allt är säkert lagrat och dokumenterat.

Öka ditt teams produktivitet

Kom igång