Varför skannar man?
I takt med att tekniken utvecklas blir traditionella skannerapparater snabbt föråldrade. Detta har i synnerhet varit sant under det senaste året när mycket färre människor arbetar från kontor med smidig åtkomst till kopiatorer och skannrar.
Nu för tiden är det förmodligen inte så många som har en riktig skanner hemma, men det behöver inte betyda att man måste använda en betaltjänst när man vill digitalisera ett dokument eller foto – alla med en smartphone har möjlighet att skanna ett dokument med enheten i sin hand.
Utöver arbetsdokument finns det många saker du kanske vill ha digitaliserade, och skanning är ofta det bästa sättet att göra det på.
Kontrakt och avtal
Det kan vara så enkelt som att behöva skriva ut och underteckna ett dokument. Vissa typer av papper, som exempelvis valsedlar eller anställningskontrakt, kan fortfarande kräva handskrivna signaturer trots att de kan levereras online. För viktiga papper som dessa krävs en snabb och enkel lösning som flyttar tillbaka dem på skärmen. Du kan också testa e-signaturer för att underteckna dokument online.
Ekonomiskt pappersarbete
Alla viktiga pappersdokument som fakturor och räkningar vinner på att lagras online, så att du kan komma åt dem från vilken enhet som helst och så att de kan säkerhetskopieras och skyddas från fysisk förlust eller skador. Det är smart att skanna in kvitton så att det blir enklare att spåra och hantera dina konton och enklare att registrera kostnader för arbetsrelaterade utlägg. De flesta företag hanterar utlägg digitalt, så det är också rimligt att det finns ett smidigt sätt att skanna in kvitton när du behöver det.
Handskrivna anteckningar
Om du pluggar kanske du föredrar att anteckna för hand, men du skulle gärna ha anteckningarna på datorn efteråt. AI-teknikens kapacitet växer hela tiden, och det är i dag enkelt att ladda upp inskannade handskrivna anteckningar och enkelt konvertera dem till en digital textfil så att du kan få det bästa av två världar. Du kan till och med skanna anteckningar och ritningar från en whiteboard så du slipper transkribera varenda detalj i realtid.
Konst och saker med affektionsvärde
Skanning är också ett utmärkt sätt att digitalisera personliga fotografier och andra minnessaker som kort och brev. Att flytta sakerna till den digitala världen innebär att du ger dina mest värdefulla minnen extra skydd. I den olyckliga händelse du skulle bli av med originalen har du fortfarande dina saker digitalt säkerhetskopierade. Det betyder att du genom att använda säkerhetskopiering av filer och molnlagring kan ha dina favoritfoton med dig vart du än går.
Om du är konstnärlig blir det lättare att dela målningar och illustrationer och till och med förbättra dem med digital redigering om du skannar in dem.
Hur skannar jag med min telefon: kameran eller en skannerapp?
Du kanske undrar varför du inte bara kan kort på dina dokument och foton? Det kan du självklart, men om du använder din kameraapp får inte alls lika hög precision som om du använder en app som är utformad speciellt för skanning.
Du kan ta kort med din vanliga iPhone-kameraapp och sedan försöka redigera det så att det fungerar som ett inskannat dokument, men detta tar helt enkelt mycket längre tid och kräver mer jobb utan samma resultat. Det finns flera faktorer som gör standardkameraappen till en mindre tillförlitlig lösning, som till exempel belysning, fokus, inramning, aspekt, kvalitet, storlek och filtyp.
Naturligtvis använder du exakt samma kamera med en dokumentskannerapp, men tekniken bakom dessa appar gör dem mycket mer tillförlitliga.
När du använder en skannerapp detekterar den automatiskt dokumentet du fotograferat, känner igen dess konturer och beskär och justerar därefter perspektiv, färger och kontrast.
Du kanske behöver göra en del manuella redigeringar, men skannerappar är utformade för att intuitivt replikera utseendet på en traditionellt inskannad fil, så det arbete du behöver göra är minimalt jämfört med om du bara använde standardredigeringsverktygen i din iPhone.
Skannerappar ger också mer mångsidighet i hur dina filer sparas. När du tar ett kort med din iPhone sparas det som en JPEG, men i en skannerapp kan du välja filtyp eller spara flera skannade foton i en enda PDF-fil, vilket är särskilt praktiskt om du skannar in stora mängder texttunga papper.
Du sparar mycket tid på att använda skannerappar istället för telefonens kamera. Du kan skanna mer innehåll snabbare, eftersom du inte behöver redigera varje bild en efter en. På liknande vis är skannerappar mer effektiva än traditionella skannerapparater – du kan helt enkelt skanna dina dokument när du vill utan att behöva lämna skrivbordet, och de sparas direkt dit du vill ha dem.
Vad är OCR?
OCR står för Optical Character Recognition och är en relativt ny teknik som används för att detektera text i en inskannad fil och därefter konvertera texten från dessa filer till text som kan läsas, bearbetas och sökas av i en maskin.
När du använder en skannerapp istället för iPhone-kameraappen gör du filerna mycket mer anpassade för OCR.
Dropbox Plus, Family, Professional och Business-användare kan dra nytta av den här tekniken och söka av innehållet i skannade PDF-dokument som finns i deras Dropbox-konto. På så vis kan de snabbt och enkelt få tillgång till den information de behöver, när de behöver den, även om de arbetar med ett skannat dokument.
Hur använder jag Dropbox-mobilappen för att skanna med min iPhone?
Utöver att använda Dropbox Scan-appen för iOS kan du också skanna filer direkt via Dropbox-mobilappen, och du kan också konvertera befintliga Dropbox-filer till skanningar.
Lär dig hur du skannar filer med Dropbox-mobilappen här.
Du kan konvertera valfri .jpg-, .jpeg-, eller .png-fil till en inskannad fil i Dropbox.
När filerna har skannats sparas de till Dropbox så att du snabbt och enkelt kan dela dem med ett knapptryck.
Så skannar du foton med iPhone utan att tappa kvalitet
Det finns några saker att tänka på för att få till en så tydlig inskanning som möjligt. Du bör se till att ditt dokument är så slätt och oskrynkligt som möjligt, och att hela dokumentet fångas på bild så att dess konturer lätt kan upptäckas.
Belysningen är viktig – försök att undvika reflexer eller skuggor på dokumentet när du tar bilden. Neutral, naturlig belysning utan blixt är bäst. Försök hålla din iPhone direkt över dokumentet så att det centreras på bilden, och se till att inga andra föremål kommer med.
För bästa resultat ska du försöka hålla din iPhone så stadigt som möjligt när du tar bilden, så att allt är i fokus och ingenting ser suddigt ut när det skannas.
