Digital fotografering förändrade hur vi delar och lagrar familjefoton. De flesta av oss har inte längre lådor fyllda med gamla utskrifter. Istället hamnar många bilder på en anonym, omärkt hårddisk. Det är trevligt att vara trygg i förvissningen att våra minnen är säkra – men dessvärre håller externa enheter inte för evigt och kan försvinna eller gå sönder. Sanningen är att om något är värt att spara ska du lagra det i molnet. Du kan enkelt och automatiskt säkerhetskopiera viktiga filer som lagras på externa enheter med säkerhetskopiering av externa enheter för att hålla ditt innehåll skyddat i molnet. Och med automatiska kameraöverföringar kan du säkerhetskopiera alla dina foton och videor automatiskt – du behöver bara aktivera kamerauppladdningar när du har laddat ner Dropbox-mobilappen för att komma igång.
2. Alla filer, formulär eller dokument du behöver finns till hands
Samtyckeformulär och juridiska dokument blir allt viktigare när människor åldras. AARP släppte en juridisk checklista för familjevårdgivare. Det första steget de rekommenderar är att samla in rätt dokument, det tredje är att organisera viktiga papper. Det stämmer – två av deras sex tips betonar vikten av dina föräldrars pappersarbete.
Det är naturligtvis svårt att veta när du kommer att behöva ett specifikt objekt. Men varför vänta till en nödsituation för att inse att något saknas? Din förälders nya läkare kräver vanligtvis en fullständig sjukdomshistoria. Dessutom måste du dela medicinsk och ekonomisk information för att kvalificera dig för vissa förmåner.
I sitt inlägg 30+ viktiga dokument att ha i ordning för åldrande föräldrar citerar A Place for Moms Merritt Whitley chefen för kundutveckling på äldreboendets hänvisningstjänster, Tiffany Wise: "Om en familjemedlem inte kan hitta viktiga dokument som skattedeklarationer eller bankkontouppgifter, kan det fördröja eller till och med orsaka att en äldre nekas förmåner som Medicaid eller veteraners förmåner."
Det bästa sättet att förbereda sig är att ha allt med dig. Du kan spara en förälders medicinska blanketter, hållbar fullmakt och aktuella livsönskemål i en enda mapp i Dropbox. Och alla dessa viktiga filer är direkt tillgängliga från din smartphone eller dator. På så sätt behöver du inte söka högt och lågt efter ett formulär – allt är precis där du förväntar dig att det ska vara.
3. Det är mycket lättare att dela viktig information med hela din familj
Har din åldrande förälder någon allergi? Vilka ordinationer har de? Vem är deras primärvårdsläkare? Det är svårt att komma ihåg varje detalj i en förälders vårdplan, men det är viktig information. Whitley säger: "Att ha snabb tillgång till en äldres sjukdomshistoria kan rädda liv i en medicinsk nödsituation. Till exempel kan en enda medicinsk informationsdetalj om till exempel en viss medicinering påverka behandlingen dramatiskt."
Det finns ett enkelt knep för att memorera detta berg av information: Skapa en fusklapp. Skriv ut dina föräldrars mediciner, läkarnamn och hälsotillstånd. Lagra sedan dokumentet i Dropbox och dela det med vårdgivare och familjemedlemmar. All den senaste informationen finns på ett enda ställe, så du behöver inte dela samma saker om och om igen. Och det är enkelt att göra uppdateringar – du kan redigera Google Docs- och Microsoft Office-filer direkt från Dropbox.
4. eSignaturer sparar tid och mycket krångel
Åldrande föräldrar blir ombedda att underteckna en mängd olika dokument. Traditionellt är det en långsam, arbetskrävande process. Du väntar dagar eller veckor på att formuläret kommer med posten. Sedan, när det är signerat, behöver du fortfarande göra en kopia för ditt arkiv, stämpla det och skicka tillbaka det. Varje steg tar tid, och det finns alltid en risk att dokumentet kommer bort någonstans på vägen.
Så här effektiviserar du saker: Välj eSign när det är möjligt. Genom att använda e-signaturer kan du slutföra hela processen på några sekunder, inte dagar. Digitala dokument och formulär levereras direkt. Dina föräldrar kan signera dem med bara några klick. Och med Dropbox för team kan anslutas till ledande e-signaturverktyg och automatiskt lagra signerade filer.
E-signaturer är juridiskt bindande, men vissa handlingar som testamenten eller POA kräver en fysisk signatur. Du kan dock fortfarande lagra en signerad kopia i molnet. Dropbox gör det enkelt att skanna fysiska dokument. På så vis finns allt dina föräldrars pappersarbete på en enda säker plats. Och det är mycket enklare att dela ett alltid uppdaterat digitalt dokument istället för en fotokopia.
5. Dropbox fungerar med de enheter som dina föräldrar redan använder
Att hjälpa åldrande föräldrar med en ny smartphone eller dator är inte alltid lätt. Och när de väl har koll på saker och ting är det bäst att lämna status quo utan avbrott. Detsamma gäller för nya appar och tjänster. I en artikel för Forbes varnar författaren Robin Seaton Jefferson för att "... forskare fann att 'frustration' över ny teknik många gånger gjorde äldre vuxna osäkra på sin förmåga att använda den, vilket gjorde att de var omotiverade att ens försöka." Det betyder inte att du inte kan uppdatera dina föräldrars teknik. Nyckeln är att noggrant överväga deras behov – sedan tålmodigt lära dem att använda nya verktyg.
Dropbox fungerar på samma sätt över olika plattformar. Dina föräldrar kan visa delade filer på sin PC, även om du arbetar på en Mac. Och allt lagras tillsammans oavsett om du använder iOS eller Android. Alla delar samma upplevelse, även om ni inte delar samma teknik. Det gör det mycket lättare att hjälpa dina föräldrar med nya processer.
Vi samlar alla på oss ett överflöd av poster, foton och dokument genom livet. Så det är lätt att bli begravd i pappersarbete, särskilt när du hanterar information om andra familjemedlemmar. Lyckligtvis har molnlagring omformat rollen som registerhållare. Tänk på dig själv som familjens tekniska chef istället. Nu är det ditt ansvar att välja rätt teknik för jobbet. Och Dropbox är ett enkelt sätt att dela och få tillgång till nödvändiga filer.
