Mer flexibla arbetsmöjligheter – inklusive hybridteam och virtuella team – är här för att stanna. Enligt en PwC-studie från 2020 vill 83 % av personalen sedan pandemin arbeta på distans minst en dag i veckan.
Efterhand som fler företag går mot distansarbete blir kommunikations- och samarbetstekniken avgörande. Videomöten är numera en vanlig metod som håller distansteam anslutna och engagerade.
Videomöten kan emellertid vara kaotiska och utmattande om de används för mycket. Långsamma internetuppkopplingar, människor som talar i munnen på varandra och allmän produktivitetsbrist är bara några av de problem som distansarbetare stöter på under videomöten.
Faktum är att en infografik från Atlassian indikerar att vi i genomsnitt lägger 31 timmar per månad på oproduktiva möten. Så hur kan vi utnyttja fördelarna med virtuella möten utan att offra produktiviteten, teamengagemanget och uppkopplingen?
Plats på scen för asynkrona möten.
Låt oss börja med grunderna: Vad menar vi med ”async”?
Asynkron kommunikation sker när en person (eller grupp) tillhandahåller information och det sker en tidsfördröjning innan mottagarna ger sitt svar.
Ett klassiskt exempel på asynkron kommunikation är e-post – meddelandet kräver inget omedelbart svar och utbytet har tidsluckor eller fördröjningar.
Enkelt uttryckt sker ett asynkront möte inte i realtid. Det organiseras och planeras i någon mån, men kommer inte att kräva ett schema. Kommunikationen kan vara enkelriktad, till exempel en förinspelad utbildningsvideo eller videomeddelanden på begäran med mer interaktion.
Asynkrona videomöten livestreamas inte – i stället spelas de in så att de kan ses och granskas i ett senare skede.
Vilken är skillnaden mellan asynkrona och synkrona möten?
Du kanske undrar vad det är som gör asynkrona möten annorlunda. Om du har arbetat på distans ett tag nu är det troligt att de flesta av dina möten har varit synkrona. Detta innebär att de sker i realtid och kräver att deltagarna är aktiva samtidigt.
I likhet med asynkrona möten kan du med synkrona möten interagera med kollegor och kunder även om den fysiska platsen är ett problem. Synkrona möten måste emellertid schemaläggas och ett protokoll över mötet måste kanske föras för framtida referens.
Sammanfattningsvis:
- Synkrona möten sker i realtid – livevideomöten på plattformar som Zoom kräver tvåvägskonversation mellan deltagarna. Deltagarna går igenom mötesagendan tillsammans och feedbacken är omedelbar
- Asynkrona möten är motsatsen – de livestreamas inte och kommunikationen sker inte i realtid. Asynkrona videomöten spelas in och delas så att innehållet kan öppnas och visas vid ett senare tillfälle
Vilka är fördelarna med asynkrona möten?
Asynkrona möten ger nya möjligheter för företag att förnya sig och bli mer flexibla. Låt oss titta på några anledningar till varför asynkrona möten skulle kunna gynna ditt företag.
Större flexibilitet
Asynkrona möten är ett måste för hybridbaserade, distansbaserade och virtuella distansteam. Genom att slippa krånglet med personliga möten kan företag utöka sin talangpool och rekryteringsmöjligheterna utanför kontorets gränser.
Den här strategin gör det också möjligt att arbeta över olika tidszoner och plattformar. Om du har klienter i andra länder behöver du inte oroa dig över att råka boka ett möte som är för tidigt för ena teamet och för sent för det andra!
Genom att ta bort pressen på omedelbara svar blir teammedlemmar mindre benägna att brännas ut när tiden inte räcker till och påfrestningarna i deras arbete växer.
På en personlig nivå visar ett asynkront tillvägagångssätt att du litar på dina teammedlemmar. Det visar att du har tillit till deras förmåga att fullgöra sina roller utan ständig kontakt med handledare eller chefer.
Du kan återfå kontrollen över ditt schema och frigöra den tid du skulle lagt på möten med obligatorisk närvaro (som kanske inte är så produktiva!) Teammedlemmar kan titta på ett videomöte i sin egen takt, på en tid och plats som passar.
Bättre produktivitet
Jämfört med synkron kommunikation – och dess till synes oändliga ström av aviseringar – ger asynkront arbete färre avbrott.
Eftersom du kan konsumera asynkront innehåll när det passar dig har du möjlighet att komma ikapp med ett videomöte när du känner dig som mest produktiv under arbetsdagen, eller när du har rätt fokus för att verkligen koncentrera dig.
Asynkrona möten gör att du kan vara mer proaktiv än reaktiv i arbetet och samarbetet med kollegor. Du behöver inte stressa för att delta i ett möte eller känna pressen att svara på frågor här och nu.
När du slipper möteströttheten som är lätt att känna efter videosamtal i realtid blir du fräschare och mer förberedd att hantera dina arbetsuppgifter. När du får utrymme att titta på ett asynkront möte med total uppmärksamhet – och har möjlighet att pausa eller spola tillbaka videon – blir den feedback som förväntas av dig skarpare och mer fokuserad.
Dessutom gör asynkrona möten det möjligt för fler kollegor att bidra i diskussionerna. Kolleger som pratar samtidigt eller dominerande personligheter kan dränka tystare teammedlemmar under synkrona videosamtal. Det asynkrona alternativet uppmuntrar till bättre deltagande och samarbete.
Spela in möten för framtida referens
De asynkrona mötenas natur minskar beroendet av minnet eller manuella anteckningar för att bibehålla och vidarebefordra information när mötet är slut.
Med ett verktyg som Dropbox Capture kan du skapa ett inspelningssystem för videomöten som nuvarande och framtida personal kan använda vid behov. På så vis blir det mycket enklare att tillhandahålla utbildningsvideor för ny personal och till och med seminarier som hela teamet kan komma åt.
Genom att spela in möten som kan granskas när som helst bidrar du till en arbetskultur som bygger på transparens och tillit. Inspelningarna kommer att finnas tillgängliga till stöd för dig om du behöver se över projektmål eller förväntningar.
Så är asynkrona möten framtidens arbete?
Enligt Buffer tycker 20 % av distanspersonalen att det är en svårt att samarbeta och kommunicera i teamet. Om detta känns igen kan asynkrona möten erbjuda en lösning – de tar bort många de synkrona mötenas begränsningar och ger teamen större flexibilitet.
Asynkrona möten hjälper dig att förnya och anpassa din verksamhet i en tid med föränderliga arbetskulturer och aldrig tidigare skådade produktivitetsutmaningar.
Synkrona möten ska emellertid inte ersättas helt – men de bör inte heller vara prioriterade. Vissa teammedlemmar och klienter kanske föredrar konversationer ansikte mot ansikte snarare än i inspelade videor. Dessutom måste du för projekt med hårda deadlines komma ihåg fördröjningen i svarstiden som är inbyggd i asynkrona möten.
Det bästa är att hitta en balans med verktyg som gör att ditt företag kan växa i linje med de långsiktiga målen. En plattform som Dropbox Capture tar inte bara bort pressen att delta i möten utan gör det också möjligt för teammedlemmar att ge videofeedback med bildrutespecifika kommentarer.
Ingen synkroniseringskänsla
Efterhand som distans- och hybridarbete blir allt vanligare kommer videomöten bli normen för många företag. Med Dropbox Capture blir asynkrona möten smidigare än någonsin.
Era team, både i närheten och långt borta, kommer att tacka dig för att du låter dem ta kontroll över sina scheman och producera bra arbete under tid som de annars kanske hade slösas bort på meningslösa möten.