Med närvaro på över 30 internationella marknader och oräkneliga fristående skönhetskonsulter som säljer sina produkter över hela världen har Mary Kay ett spretigt nätverk av medarbetare som behöver sätt att kommunicera, dela och lagra filer, data och annan information. Förr använde organisationen Dropbox främst vid filöverföringar, men den senaste tidens allt mer frekventa distansarbete fick teamet att tänka om kring sina arbetsflöden. I dag är Dropbox ”verkligen platsen där vårt företags arbete bor” säger David Wilson, Senior Manager för Creative Technology and Production för organisationens amerikanska Creative Services-team. ”Det känns helt fantastiskt att ha något som påminner om en schweizisk armékniv med kreativa verktyg. Det är nästan enklare att berätta vad vi inte använder Dropbox till.”
Nedan berättar David Wilson om hur Mary Kay utnyttjar Dropbox-produkter för att sprida information om och samla in resurser från ett evenemang, organisera och söka igenom foton och videor och arbeta asynkront med filerna för att skapa organisationens digitala månadstidning.
Steg 1: Förberedelse och förproduktion
Vi är ett direktförsäljningsföretag med hundratusentals oberoende skönhetskonsulter som vi behöver kommunicera med, och många vanliga lösningar som leverantörer erbjuder fungerar inte särskilt bra för oss. Vi genomför många evenemang och vi måste först marknadsföra evenemanget och sedan skapa en enkel metod så deltagarna kan skicka bilder som vi kan använda i sociala medier och i vår tidning, Applause.
Med Dropbox Transfer kan vi skapa en länk och skicka ut den till så många människor vi vill, och detta ger oss en supersmidig möjlighet att leverera en inbjudan via PDF. Vi kan också skicka ut en separat filinlämning och be deltagarna skicka oss sina favoritfoton och videor med en specifik länk. Det är smidigt för dem att skicka tillbaka foton, och de hamnar automatiskt i en mapp som vi skapat, så det blir enkelt för vårt team att hitta dem och titta igenom dem. Ur ett säkerhetsperspektiv är detta mycket tryggare än en FTP-sajt eftersom enskilda oberoende skönhetskonsulter inte får tillgång till någon annans filer.
Steg 2: Bläddra, söka och föra över resurser
Nu har vi alla våra kreativa filer lagrade i Dropbox, inklusive alla bilder från evenemanget. Vårt sociala medier-team eller säljutvecklingsteamet kommer att bläddra igenom bilderna, bestämma vilka som ska användas och se till att vi har rätt att använda dem. Om en annan teammedlem behöver hitta ett specifikt foto är det enkelt att söka. Förr hade vi inte någon riktigt bra möjlighet att söka i våra filservrar. Så är inte fallet med Dropbox. Nu behöver vi inte oroa oss för att inte hitta våra saker längre.
Att föra över filer är också mycket lättare. Säg att vi måste flytta tusentals foton från ett evenemang på en plats till en annan. Vi hade en annan molnlösning innan, men ofta när vi förde över stora filuppsättningar krånglade dessa åtgärder, eller så fick vi massor av trasiga filer. Och även när det fungerade gick det superlångsamt. Med Dropbox startar man bara överföringen som en webbåtgärd och fortsätter med sin arbetsdag. Överföringen går snabbt, enkelt och supersmidigt .
Steg 3: Kreativ produktion
Det kreativa teamet har de foton de vill använda och någon har skrivit marknadsföringstext. Ett team av designers arbetar med att skapa sidor till tidningen. De arbetar på distans och asynkront, så ett system som säkerställer att endast en person arbetar med en fil samtidigt är viktigt för att förhindra versionsproblem eller onödigt arbete. Dropbox har en funktion som heter ”låst för redigering”. Den är så enkel. Med filincheckning och -utcheckning behöver du bara högerklicka, välja ”låst för redigering”, och så är den låst. Det Dropbox gör är så enkelt och elegant. Säg att jag måste veta vem som har filen. Det är också enkelt. Dubbelklicka på filen så får du reda på att den är låst för redigering och vem som har den låst den, och får frågan om du vill be att personen låser upp den åt dig. Fantastiskt, eller hur? Om personen som låst filen av någon anledning inte är tillgänglig kan vi också gå in som administratör och låsa upp den.
Steg 4: Kommentera och granska
Dropbox gör det väldigt enkelt att kommentera en fil eller skapa en inspelningsvideo för att göra kommentarer. Om vi gör en snabb videogranskning använder vi bara Capture för att gå igenom granskningen och skicka ut den så att alla kan titta på den i framtiden. Eller om vi vill kommentera en befintlig PDF-fil över fotouppslaget kan vi göra det med PDF-redigeraren. Flera alternativ för att komma till samma resultat.
Voila! PDF-filen är byggd och redo att skickas ut till tusentals människor över hela världen. Ännu en seger för Mary Kay och Dropbox.
Bonussteg: Riskera aldrig att förlora något
Möjligheten att enkelt återställa en raderad fil eller en tidigare version av en fil är avgörande.
Förr, på våra filservrar, behövde vi göra säkerhetskopior med några dagars mellanrum. Men om något hade lagts till på servern sedan den senaste säkerhetskopian och det inte fanns en säkerhetskopia innan det raderades av misstag fanns det inget sätt att få tillbaka det. Och till och med då behövde du gå tillbaka till en kopia som kanske var flera versioner äldre än den senaste kopian. Därför sparade folk flera versioner av sina filer, vilket var ett verkligt problem eftersom det skapade situationer där en version godkändes men en annan skickades av misstag. Varje gång du sparar en fil sparar Dropbox numera den åt dig. Folk behöver inte lägga energi på att skapa en kopia och spara en separat version. De kan lita på att den finns där. Om de behöver den kan de gå tillbaka till den genom att högerklicka på ”Gå till versionshistorik”. De vet att den finns där, vilket ger verklig sinnesro.
