Utmaningen
- Trots att personalen arbetade på distans förlitade sig Cully Automation på e-postmeddelanden och brev för att skicka avtal och dokument för signatur
- Detta kostade pengar, slösade bort värdefull personaltid och gjorde det svårt att skydda signaturprocessen
Lösningen
- Efter att ha använt Dropbox i 10 år implementerade Cully Automation Dropbox Sign för att skapa ett förenklat arbetsflöde där anställda kan skapa, samarbeta i, skicka och underteckna avtal
Effekten
- Fakturor, avtal och känsliga dokument delas, signeras och lagras säkert, med tidsstämplade granskningsloggar och automatiserade påminnelser som säkerställer att ingenting hamnar mellan stolarna och låter Cully Automation nå avslut 50 % snabbare
Vår Dropbox- och Dropbox Sign-användning var nyckeln till vårt företags tillväxt och framgångar, utan dessa lösningar skulle vi inte varit lika effektiva eller produktiva.
Cully Automation är ett irländskt teknikföretag som erbjuder tjänster inom allt från konstruktion och installation till storskalig processautomation. Teamet är specialiserat på planering, konstruktion, automatisering och underhåll av kritiska vattentjänster på Irland.
Cully Automation har i flera år förlitat sig på Dropbox för att hantera samarbetet mellan team i fält och på kontoret. När covid-19 svepte in behövde emellertid teamet en lösning som kunde utöka detta realtidssamarbete till att också omfatta avtalssignaturer. Lösningen behövde också ta hänsyn till de team som arbetar i fält i områden med dålig bandbredd och behöver kunna göra uppdateringar offline som synkroniseras senare när internetanslutningen återställs.
Resan till Sign
Varje besökare och medarbetare behövde fylla i ett ”tillbaka på jobbet”-formulär och officiellt intyga att de inte hade några covid19-symptom innan de släpptes in på anläggningen, och den föråldrade metoden med att skriva ut, signera och samla in pappersformulär blev snabbt tidskrävande och dyr. Tillsammans med ett växande behov av viktig hälso- och säkerhetsdokumentation, riskbedömningar och skaderapporter som regelbundet undertecknades och uppdaterades, innebar detta att företaget tvingades hantera massor av pappersarbete med onödiga administrativa förseningar som följd.
Cully Automation ville göra det möjligt för medarbetare, besökare och entreprenörer att signera dokument och intyg på distans och vände sig till Sign och Dropbox. Dessa lösningar gjorde det möjligt för företaget att i realtid skapa, signera och säkert lagra juridiskt bindande dokumentation för var och en av de olika anläggningarna och kontoren. Dessutom var konfigurationen snabb och enkel, vilket innebär att teamet kunde börja dra nytta av den nya tekniken på bara några dagar.
Eftersom Dropbox och Sign arbetar tillsammans och därmed skapar världens första inbäddade e-signatur- och lagringslösning för dokument var beslutet att välja Sign enkelt.
| Före Sign | Efter Sign | |
| E-postberoende Dokument undertecknades och returnerades via e-post, vilket gjorde det svårt att hålla reda på alla olika versioner. |
→ | Förbättrat internt samarbete Med Sign kan vanliga dokument som intyg eller avtal automatiskt skickas, undertecknas och arkiveras i rätt mapp. |
| Förseningar på grund av tidskrävande signaturprocesser Avtal måste skickas via post, eller så måste undertecknare komma in på kontoret – vilket kan ge flera dagar av onödiga förseningar i processen. |
→ | Stressfria godkännanden Medarbetare kan nu underteckna avtal på några sekunder, vilket snabbar på arbetsflöden och gör det enkelt för personal snabbt gå vidare med nästa arbetsuppgift. |
| Tidsåtgång på grund av manuella påminnelser Teamen var tvungna att manuellt jaga personer som inte signerat, vilket tog värdefull tid från viktigare arbetsuppgifter. |
→ | Automatiska påminnelser Sign meddelar automatiskt alla undertecknare om en signatur saknas, vilket gör det enkelt att hålla reda på vem som har signerat vad – och när. |
| Svårt att skydda signaturprocessen Eftersom dokument skickades per post och e-post för underskrift var det svårt att skydda processen och göra den juridiskt bindande. |
→ | Säkra e-signaturer Med tidsstämplade loggar och rollbaserad autentisering kan dokument delas och signeras på ett säkert sätt, med juridiskt bindande granskningsloggar. |
Bättre samarbete och säkerhet med Dropbox och Sign
Eftersom användningen snabbt blev omfattande och hastigheten och precisionen i covid-19-intygsprocessen ökade, valde ekonomi-, HR- och avtalsteamen på Cully Automation att implementera ett liknande arbetsflöde. Nu hanteras allt från fakturering, rekrytering och kontraktering via Dropbox och Sign.
Tillsammans skapar dessa verktyg ett enda samlat utrymme varifrån alla avdelningar på Cully Automation effektivt kan hantera dokument. Från projektkickoff till implementering säkerställer Dropbox och Sign att alla dokument är skyddade på en lättillgänglig plats, vilket möjliggör bättre samarbete och uppdateringar i realtid.
Jag kan inte föreställa mig ett liv utan Dropbox eller Sign – dessa lösningar är helt avgörande för allt vi gör. Produkterna genomsyrar hela vår avtalscykel, från förkvalificering, till anbud och eftermarknad.
