Så fick Cully Automation grepp om avtalen med Dropbox

Utmaning

Cully Automation är ett irländskt teknikföretag som erbjuder tjänster inom allt från konstruktion och installation till storskalig processautomation. Teamet är specialiserat på planering, konstruktion, automatisering och underhåll av kritiska vattentjänster i Irland.

Cully Automation har i flera år förlitat sig på Dropbox för att hantera samarbetet mellan team i fält och på kontoret. När covid-19 svepte in behövde teamet dock en lösning som kunde utöka detta realtidssamarbete till att också omfatta avtalssignaturer. Trots att personalen arbetade på distans förlitade sig Cully Automation på mejl och brev för att skicka avtal och dokument för signatur. Detta kostade pengar, slösade bort värdefull arbetstid och gjorde det svårt att skydda signaturprocessen.

Lösningen behövde också ta hänsyn till de team som arbetar i fält i områden med dålig bandbredd och behöver kunna göra uppdateringar offline som synkroniseras senare när internetanslutningen återställs.

Lösning

Varje besökare och medarbetare behövde fylla i ett ”tillbaka på jobbet”-formulär och officiellt intyga att de inte hade några covid19-symptom innan de släpptes in på anläggningen, och den föråldrade metoden med att skriva ut, signera och samla in pappersformulär blev snabbt tidskrävande och dyr. Tillsammans med ett växande behov av viktig hälso- och säkerhetsdokumentation, riskbedömningar och skaderapporter som regelbundet undertecknades och uppdaterades, innebar detta att företaget tvingades hantera massor av pappersarbete med onödiga administrativa förseningar som följd.

Cully Automation ville göra det möjligt för medarbetare, besökare och entreprenörer att signera dokument och intyg på distans och vände sig till Sign och Dropbox. Dessa lösningar gjorde det möjligt för företaget att i realtid skapa, signera och säkert lagra juridiskt bindande dokumentation för var och en av de olika anläggningarna och kontoren. Dessutom var konfigurationen snabb och enkel, vilket innebar att teamet kunde börja dra nytta av den nya tekniken på bara några dagar.

Resultat

Eftersom användningen snabbt blev omfattande och hastigheten och precisionen i covid-19-intygsprocessen ökade, valde ekonomi-, HR- och avtalsteamen på Cully Automation att implementera ett liknande arbetsflöde. Nu hanteras allt från fakturering, rekrytering och kontraktering via Dropbox och Sign.

Tillsammans skapar dessa verktyg ett enda samlat utrymme för alla avdelningar på Cully Automation för att effektivt hantera dokument. Från projektkickoff till implementering säkerställer Dropbox och Sign att alla dokument är skyddade på en lättillgänglig plats, vilket möjliggör bättre samarbete och uppdateringar i realtid.