Основная задача отдела кадров — управление персоналом. А для этого нужно множество документов. Как на компьютере, так и в реальной жизни без плана управления этими документами не обойтись.
Поддержание порядка в документах — не самое увлекательное занятие, но многие этапы этого процесса можно автоматизировать. Надежный план позволит сэкономить время, которое обычно уходит на выполнение рутинных задач, и при этом обеспечить соответствие юридическим требованиям.
Перейдем к стратегии.
Что такое управление кадровыми документами?
Это просто отслеживание всех бумаг и файлов компании. Сюда входит создание, регистрация, сортировка, хранение, поиск или удаление кадровых документов.
На каждом из этих этапов нужно обеспечить защиту информации компании и ее соответствие требованиям, будь то малый бизнес или крупная транснациональная корпорация.
Зачем нужно управлять кадровыми документами?
Эффективное управление документами поможет без труда находить и хранить файлы сотрудников, а также работать с этими файлами. Это путь к обеспечению безопасного хранения документов и модернизации кадровых процессов.
Если документы содержат точную информацию, надежно хранятся и их легко найти, у ваших сотрудников всегда под рукой будут сведения об их должностных правах и обязанностях. Сегодня для этого в первую очередь используются облачные системы.
Люди чувствуют себя увереннее, если их персональные данные хранятся в безопасности. В этом может помочь надежная система управления кадровыми документами. Она сделает среду более удобной и защищенной для всех сотрудников.
Зачем нужна система управления кадровыми документами?
Хорошая система управления может многое сделать автоматически, что позволит вам сэкономить время. Она работает как автоматизированный делопроизводитель, который помогает вам в следующем:
- Повышение продуктивности. Система управления документами помогает находить нужные файлы, не переключаясь между различными папками, приложениями или вкладками.
- Централизация и оптимизация. Цифровые инструменты управления кадровыми документами помогут собрать все файлы в одном расположении и упростят работу для вас и всех, кому нужен доступ к ним.
- Отслеживание и создание отчетов. Система автоматически отслеживает конфиденциальную информацию и сообщает о ее наличии, обеспечивая соответствие требованиям и помогая вам без труда соблюдать важнейшие нормативные стандарты.
- Обеспечение безопасности. Наши функции безопасности мирового класса гарантируют защиту ваших данных, а на случай возникновения каких-либо проблем можно даже создать резервную копию вашего устройства.
- Совместное использование файлов и папок. Вы можете без труда защитить документы паролем или управлять доступом к файлам и папкам как внутри компании, так за ее пределами.
- Мониторинг теневого Интернета. Система документооборота Dropbox отслеживает теневой Интернет на предмет утечки паролей.
Повышение эффективности, соблюдение требований и простая защита конфиденциальных данных — это всего лишь несколько причин использовать Dropbox в качестве основного решения для управления кадровыми документами.
Как настроить систему управления кадровыми документами
1. Определите нужные документы
Вашим коллегам из разных отделов не всегда нужен доступ к кадровым файлам. И вам не обязательно просматривать каждый файл в организации только потому, что вы работаете в отделе кадров.
Сгруппируйте различные типы кадровых документов, которые вы используете в своей организации, например:
- Документы сотрудников, в том числе комплекты информационных материалов или руководства для новых кадров
- Трудовые договоры
- Политики компании
- Медицинские справки и документы об инвалидности
- Заявления на отпуск
- Платежные ведомости
- Справочные материалы
- Документы о приеме на работу, такие как объявления о вакансиях, резюме кандидатов и заметки с собеседований
- Записи и материалы, касающиеся новых сотрудников
- Файлы аттестации
- Информация о зарплате
- Информация о льготах
Это примерный список — в зависимости от отрасли в компании могут использоваться и другие типы цифровых кадровых документов, такие как протоколы безопасности или учебные материалы по продуктам.
2. Определите потребности в доступе
Не все сотрудники компании должны иметь доступ ко всем кадровым документам. Задайте себе следующие вопросы:
- Кому нужен доступ? Всем? Руководителям? Только отделу кадров?
- Как часто используется этот файл? Когда он больше всего нужен?
- Как сотрудники получают доступ к файлу? На ПК, в пути, на мобильном устройстве?
- Они могут вносить изменения в файл или только просматривать его?
В целом определите, кому и когда требуются данные и какие именно данные. Кроме того, подумайте, как реализовать надежное хранение документов. Важно, чтобы сотрудники имели доступ только к тем данным, которые им нужны.
3. Определите требования к безопасности
Этот шаг похож на шаг 1, но с некоторыми отличиями. Основной момент — соответствие требованиям. Задайте себе следующие вопросы:
- Содержит ли этот файл защищенную законом информацию, например медицинские книжки?
- Нужно ли хранить этот файл в течение конкретного периода?
Когда вы определитесь с этими моментами, установите правила, например:
- Защищайте файлы паролями.
- Строго контролируйте обмен файлами.
- Отслеживайте каждое действие с помощью отчетов о событиях.
- Проверяйте данные и ведите прозрачный контрольный журнал.
Удовлетворив потребности в безопасности, вы обеспечите защиту документов и их соответствие требованиям, а также сможете без лишних забот управлять файлами.
4. Донесите эту стратегию до коллег
Почти все готово. Но нужно учесть следующее: системы управления кадровыми документами будут работать, только если сотрудники отдела кадров включатся в процесс и будут поддерживать актуальность данных. Убедитесь, что все знают свои роли и обязанности.
Кроме того, важно хранить все данные централизованно, чтобы их было удобнее использовать. Это также помогает создать благоприятную среду для совместной работы, что, в свою очередь, еще больше оптимизирует рабочие процессы документооборота.
Для важных документов полезно будет добавить дополнительные материалы: видео или записи экрана.
Рекомендации по управлению кадровыми документами
Прежде всего, включите эту высокоэффективную и действенную стратегию в рабочий процесс управления персоналом.
Затем необходимо как можно скорее ознакомить с ней сотрудников и провести обучение на этапе адаптации.
Кроме того, внедрите обязательное автоматическое резервное копирование самых важных файлов.
И не лишним будет раз в год просматривать кадровые документы, чтобы держать все под контролем. Всегда полезно отслеживать процессы или вносить небольшие изменения.
Простое и безопасное управление кадровыми документами
Если вы работаете в отделе кадров, Dropbox обязательно вам пригодится. Решение упростит управление и обмен документами, а также их хранение и предоставит сотрудникам необходимые инструменты, чтобы они могли быстрее справляться с ежедневными задачами.
Сотрудники отдела кадров даже могут получать статистику или аналитические сведения по общим документам, чтобы вы знали, кто использует или просматривает важные файлы, к которым предоставлен общий доступ. Это очень удобно.
Эффективное и безопасное управление кадровыми документами без лишних усилий.