В любом отделе и на любой должности мы создаем огромное количество файлов и документов. Из-за этого документы могут легко затеряться в обширной экосистеме компании. Так как же облегчить их поиск?
Система управления документами помогает оптимизировать рабочие процессы, повысить эффективность и производительность работы, а также сэкономить драгоценное время сотрудников.
В этой статье мы рассмотрим, что такое система управления документами и каковы преимущества ее использования, а также дадим несколько полезных советов по поиску подходящего решения для управления документами.
Что такое управление документами?
Управление документами — это процесс записи, хранения, архивирования, отслеживания и извлечения электронных документов компании. К числу таких документов, помимо прочих, относятся PDF-файлы, текстовые файлы, видеозаписи и сканированные копии бумажных документов, например квитанций.
Система управления документами позволяет исключить бумажную работу и упростить редактирование такого содержимого, как PDF-файлы, предоставление общего доступа для добавления электронной подписи и другие важные бизнес-процессы.
С помощью системы управления документами (или «СУД») можно записывать разные типы документов из различных источников, например электронных писем, онлайн-форм и цифровых файлов, к которым предоставлен общий доступ, и хранить их в безопасном и легкодоступном месте.
Зачем нужна система управления документами
Система должна быть понятной, но комплексной. Она должна обеспечивать безопасность документов и эффективность управления ими.
В современном мире во время работы мы все создаем огромное количество данных, взаимодействуя с программой Dropbox, коллегами и другими заинтересованными сторонами. Цифровая система управления документами помогает обеспечить доступность и безопасность наших файлов и папок, когда мы создаем и получаем их, а также делимся ими в рамках различных рабочих процессов и проектов.
![Иллюстрация: человек работает со множеством документов за столом. Вокруг него стоят коробки с документами.](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/dmep/en-us/assets/articles/document-management/document-desk.png)
Преимущества системы управления документами
Внедрение системы управления документами предоставляет ряд существенных преимуществ для вашего бизнеса.
1. Продуктивная работа в команде
Когда участники рабочей группы знают точное расположение нужных файлов и папок, это значительно упрощает совместную работу в режиме реального времени. Им больше не нужно отправлять друг другу документы по электронной почте и с помощью других средств связи.
Это также упрощает обмен содержимым с клиентами и другими заинтересованными лицами за пределами компании, а также обеспечивает дополнительный уровень защиты, поскольку документы хранятся в безопасном месте и доступны только определенным пользователям.
2. Простота доступа
Получить доступ к цифровой системе управления документами гораздо проще, чем к локальной системе бумажного документооборота, которая размещена в определенном месте. При использовании цифровой системы, особенно на основе облака, вы с коллегами можете получить доступ к документу с любого устройства и из любого места.
Даже работая дома или в пути, вы можете избежать потери документов, поскольку у вас будет безопасный доступ к файлам, которые надежно хранятся в облачном хранилище.
Централизованное место для хранения документов также значительно упрощает поиск файлов: они больше будут не разбросаны по разным папкам и подпапкам, к которым неизбежно возникают проблемы доступа.
3. Более высокий уровень безопасности
Встроенные функции безопасности Dropbox, например Отправка и отслеживание, позволяют установить разрешения на доступ и отслеживать, когда, где и как пользователи просматривали и редактировали документ, а также делились им.
Администраторы могут предоставить доступ к документам только тем пользователям, которые в нем нуждаются. Благодаря этому можно защитить конфиденциальную информацию и обеспечить соответствие нормативным требованиям.
Надлежащее управление записями также становится обязательным требованием во многих отраслях, а это означает, что надежная система управления документами поможет продемонстрировать аудиторам, что вы соблюдаете соответствующие законы и правила.
4. Повышение эффективности работы и коммуникаций
Благодаря комплексной системе управления документами вам не придется тратить время на поиск файлов на разных устройствах, в приложениях или на вкладках браузера.
А если вы будете пользоваться инструментами на основе ИИ, например Dropbox Dash, то сможете находить что угодно всего за несколько кликов, независимо от метаданных и формата файла, что позволит сэкономить драгоценное время и усилия.
![Пользовательский интерфейс Dropbox.](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/dmep/en-us/assets/articles/fss-all-files-share-ui-2048x1280.png)
Как выбрать систему управления документами
При выборе ПО для управления документами нужно обратить внимание на ряд ключевых функций, в том числе следующие:
- Управление версиями и журнал аудита — возможность узнать, как появился текущий документ и чем он отличается от предыдущих версий.
- Безопасность и контроль доступа — шифрование файлов и возможность защитить важные документы с помощью пароля.
- Автоматизация рабочих процессов — более быстрое выполнение трудоемких задач, например создания папок и управления ими.
- Совместная работа — хранение документов в централизованном месте, чтобы коллегам было удобно работать над файлами одновременно.
- Удобный поиск файлов — выбор инструмента с простым пользовательским интерфейсом, с помощью которого можно легко найти нужный документ.
Выбранная вами система также должна органично вписываться в рабочий процесс управления документами, чтобы вы с коллегами могли легко создавать документы, а также делиться и управлять ими.
Единая централизованная система электронного документооборота
Dropbox — это идеальная централизованная система для хранения файлов проектов, управления ими, совместной работы и получения отзывов. С помощью Dropbox можно легко создавать документы, редактировать их и делиться ими с участниками рабочей группы, а также получать к ним доступ когда угодно и откуда угодно.