Пять причин научить родителей пользоваться Dropbox

Упростите жизнь своим родителям — превратите кипы документов, хранящиеся по шкафам, в цифровые файлы. Используйте Dropbox, чтобы хранить важные финансовые документы в безопасности, быстро получать доступ к медицинской информации, с легкостью обмениваться семейными фотографиями и сэкономить себе время и силы.

Наша жизнь тесно связана с документооборотом. Счета за коммунальные услуги, банковские выписки, личные документы — и все это нужно где-то хранить. А еще мы любим снимать фото и видео, чтобы сохранить впечатления или поделиться ими с друзьями и родственниками. Сегодня, наверное, у каждого из нас имеется обширная коллекция снимков и роликов, и это нелегкое дело — обеспечить их упорядоченное хранение. 

Когда мы были маленькими, наши родители делали это за нас. Они составляли семейные фотоальбомы, делали видеозаписи и раскладывали наши документы по папкам. Однако рано или поздно мы берем ответственность на себя и начинаем сами заботиться о своих документах и памятных вещах. Кроме того, на нас ложится обязанность помогать в этом нашим родителям. 

К счастью, сегодня появились простые инструменты для организованного хранения личных данных, такие как цифровые файлы и облачное хранилище . Теперь можно подписывать документы через Интернет, мгновенно обмениваться фотографиями и систематизировать медицинские файлы прямо на своем телефоне. К сожалению, не все родители умеют пользоваться новыми инструментами. Зато умеете вы! Так уделите же немного времени, чтобы облегчить жизнь себе и вашим близким.

Вот пять причин научить родителей пользоваться Dropbox: 

1. Мгновенная отправка фото и видео

Родители всегда хотят быть в курсе всего, что происходит в вашей жизни. Они хотят знать, куда вы ездили в отпуск и чем там занимались. Пришлите им фотографии или видео, чтобы оставаться на связи, где бы вы ни находились.

Как сделать это проще всего? Вы можете добавить вложение в электронное сообщение или письмо. Однако велик риск, что вам придется пересылать одну и ту же фотографию несколько раз, потому что родители «не могут ее найти». Используйте Dropbox Family, чтобы загружать изображения прямо в общую папку. При добавлении новых фотографий ваши родители получат уведомление. К тому же, так они точно не потеряют старые фотографии. 

Цифровые технологии изменили подход к хранению семейных фотографий. Сегодня мало кто хранит альбомы с распечатанными снимками— фотографии обычно копируют на съемный жесткий диск. Приятно знать, что наши воспоминания в безопасности! Вот только внешние диски могут потеряться или быть повреждены... Поэтому если вы хотите сберечь свои фотографии, выбирайте облачное хранилище. Вы можете легко автоматически создавать резервные копии важных файлов, хранящихся на внешних дисках, с помощью резервного копирования файлов внешнего диска, чтобы обеспечить безопасность контента в облаке. Автоматическая загрузка с камеры позволяет создавать резервные копии всех фотографий и видео— просто скачайте мобильное приложение Dropbox и включите соответствующую функцию, чтобы начать пользоваться ей.

2. Быстрый доступ ко всем необходимым документам

Чем старше человек, тем чаще ему требуются различные медицинские, страховые и юридические документы. Американская ассоциация пенсионеров (AARP) подготовила список документов для лиц, ухаживающих за пожилыми людьми. Прежде всего рекомендуется собрать все нужные документы и правильно их организовать. Да, необходимость позаботиться о документах настоятельно подчеркивается.

Конечно, никогда не знаешь, когда понадобится та или иная бумажка, но лучше подготовиться заранее, чтобы избежать неприятных сюрпризов в чрезвычайной ситуации. Врачам обычно требуются страховой полис и полная история болезни. Кроме того, от вас может потребоваться предоставить медицинские и финансовые данные для получения льгот. 

Меррит Уитли из организации A Place for Mom в своей статье  Самые важные документы, которые должны быть под рукой у пожилого человека цитирует старшего директора отдела по изучению клиентов, Тиффани Вайз: «Если вы не можете найти важные документы, например сведения о налоговом вычете или банковские данные, это может вести к задержке при предоставлении медицинских услуг или ветеранских льгот и даже к отказу в их предоставлении».

Поэтому лучше позаботиться обо всем заблаговременно. Создайте отдельную папку в Dropbox для хранения медицинских документов, доверенностей и завещаний своих родителей. Таким образом при необходимости вы сможете мгновенно получить доступ ко всем нужным данным со своего смартфона или компьютера. Кроме того, вам не придется обыскивать весь дом в поисках одного документа — все лежит там, где оно должно быть.

3. Мгновенная передача важной информации всем родственникам

У вашей мамы аллергия? Ей нужны особые лекарства? Вы знаете, как зовут ее лечащего врача? Сложно упомнить все, но когда речь идет о здоровье родителей даже мелочи важны. В чрезвычайной ситуации быстрый доступ к истории болезни может спасти жизнь пожилому человеку. Одна только информация о принимаемых лекарствах имеет критическое значение.

Есть простой способ сделать так, чтобы нужные сведения всегда были под рукой: подготовьте шпаргалку. Укажите в ней заболевания ваших родителей, лекарства, которые они принимают, и имена врачей. Сохраните этот документ в Dropbox и предоставьте к нему доступ членам семьи и лицам, которые ухаживают за вашими родителями. Таким образом вся актуальная информация будет храниться в одном месте и вам не придется каждый раз объяснять одно и то же. Вносить изменения очень легко: файлы Google Docs и Microsoft Office можно редактировать прямо в облачном хранилище Dropbox.

4. Электронные подписи для экономии времени и сил

Пожилым людям приходится подписывать множество документов, что отнимает уйму сил и времени. К тому же на доставку документов по почте уходят дни или даже недели. После подписания документов нередко требуется сделать копию, заверить ее печатью и отправить обратно. Каждый этап этого процесса требует времени, и всегда есть риск, что документы потеряются в пути.

Как с этим бороться? Использовать электронную подпись везде, где есть возможность. С ее помощью можно оформлять документы за считанные секунды вместо дней. Электронные документы и формы доставляются мгновенно, а чтобы поставить в них подпись, достаточно несколько щелкнуть мышкой. Dropbox автоматически сохраняет файлы, заверенные с помощью популярных решений для электронной подписи . 

Электронные подписи имеют полную юридическую силу, но некоторые документы, такие как завещания или доверенности, должны быть заверены физической подписью. Тем не менее можно хранить подписанную копию с облаке. Dropbox включает в себя функции для удобного сканирования документов. Это позволит хранить все документы одном безопасном месте. К тому же гораздо проще дать ссылку на электронный файл, чем делать очередную ксерокопию.

5. Доступность Dropbox на всех устройствах

Научить пожилого человека пользоваться смартфоном или компьютером — нелегкая задача. И на пути к прогрессу лучше не усердствовать. В том числе это касается новых приложений и сервисов. Как предупреждает автор одной статьи в Forbes : «Исследования показали, что у многих пожилых людей возникают сложности при освоении современных технологий. В результате они начинают сомневаться в своих способностях и теряют мотивацию.» Но это не значит, что ваши родители не могут идти в ногу со временем. Прежде всего выясните их потребности, а затем понемногу начинайте учить их пользоваться новыми инструментами.

Dropbox работает на самых разных устройствах и платформах. Ваши родители могут просматривать общие файлы со своего ПК, даже если вы работаете на Mac. Наше единое облачное хранилище доступно с мобильных устройств под управлением iOS и Android. Принцип работы один, даже если платформы разные — это позволяет значительно упростить знакомство с новыми технологиями для ваших родителей.

 

За годы у каждого из нас накапливается несколько ящиков фотографий, документов и так далее. Если вы к тому же занимаетесь делами других членов семьи, есть риск быть погребенным под горой бумаг. К счастью, облачные технологии изменили подход к управлению документооборотом. На смену семейному архивариусу пришел технический директор, в распоряжении которого новейшие цифровые возможности, такие как Dropbox. Dropbox упрощает хранение важных документов и получение доступа к ним.

Упростите жизнь себе и своим родителям

Начните пользоваться Dropbox Family

В тарифный план можно пригласить до шести участников