Пять причин научить родителей пользоваться Dropbox

Упростите жизнь своим родителям — превратите кипы документов, хранящиеся по шкафам, в цифровые файлы. Используйте Dropbox, чтобы хранить важные финансовые документы в безопасности, быстро получать доступ к медицинской информации, с легкостью обмениваться семейными фотографиями и сэкономить себе время и силы.

Наша жизнь тесно связана с документооборотом. Счета за коммунальные услуги, банковские выписки, личные документы — и все это нужно где-то хранить. А еще мы любим снимать фото и видео, чтобы сохранить впечатления или поделиться ими с друзьями и родственниками. Сегодня, наверное, у каждого из нас имеется обширная коллекция снимков и роликов, и это нелегкое дело — обеспечить их упорядоченное хранение. 

Когда мы были маленькими, наши родители делали это за нас. Они составляли семейные фотоальбомы, делали видеозаписи и раскладывали наши документы по папкам. Однако рано или поздно мы берем ответственность на себя и начинаем сами заботиться о своих документах и памятных вещах. Кроме того, на нас ложится обязанность помогать в этом нашим родителям. 

К счастью, сегодня появились простые инструменты для организованного хранения личных данных, такие как цифровые файлы и облачное хранилище . Теперь можно подписывать документы через Интернет, мгновенно обмениваться фотографиями и систематизировать медицинские файлы прямо на своем телефоне. К сожалению, не все родители умеют пользоваться новыми инструментами. Зато умеете вы! Так уделите же немного времени, чтобы облегчить жизнь себе и вашим близким.

Вот пять причин научить родителей пользоваться Dropbox: 

1. Мгновенная отправка фото и видео

Родители всегда хотят быть в курсе всего, что происходит в вашей жизни. Они хотят знать, куда вы ездили в отпуск и чем там занимались. Пришлите им фотографии или видео, чтобы оставаться на связи, где бы вы ни находились.

Как сделать это проще всего? Вы можете добавить вложение в электронное сообщение или письмо. Однако велик риск, что вам придется пересылать одну и ту же фотографию несколько раз, потому что родители «не могут ее найти». Используйте Dropbox Family, чтобы загружать изображения прямо в общую папку. При добавлении новых фотографий ваши родители получат уведомление. К тому же, так они точно не потеряют старые фотографии. 

Цифровые технологии изменили подход к хранению семейных фотографий. Сегодня мало кто хранит альбомы с распечатанными снимками — фотографии обычно копируют на съемный жесткий диск. Приятно знать, что наши воспоминания в безопасности! Вот только внешние диски могут потеряться или быть повреждены... Поэтому если вы хотите сберечь свои фотографии, выбирайте облачное хранилище. Автоматическая загрузка с камеры позволяет создавать резервные копии всех фотографий и видео — просто скачайте мобильное приложение Dropbox и включите соответствующую функцию, чтобы начать ею пользоваться.

2. Быстрый доступ ко всем необходимым документам

Чем старше человек, тем чаще ему требуются различные медицинские, страховые и юридические документы. Американская ассоциация пенсионеров (AARP) подготовила список документов для лиц, ухаживающих за пожилыми людьми. Прежде всего рекомендуется собрать все нужные документы и правильно их организовать. Да, необходимость позаботиться о документах настоятельно подчеркивается.

Конечно, никогда не знаешь, когда понадобится та или иная бумажка, но лучше подготовиться заранее, чтобы избежать неприятных сюрпризов в чрезвычайной ситуации. Врачам обычно требуются страховой полис и полная история болезни. Кроме того, от вас может потребоваться предоставить медицинские и финансовые данные для получения льгот. 

Меррит Уитли из организации A Place for Mom в своей статье  Самые важные документы, которые должны быть под рукой у пожилого человека цитирует старшего директора отдела по изучению клиентов, Тиффани Вайз: «Если вы не можете найти важные документы, например сведения о налоговом вычете или банковские данные, это может вести к задержке при предоставлении медицинских услуг или ветеранских льгот и даже к отказу в их предоставлении».

Поэтому лучше позаботиться обо всем заблаговременно. Создайте отдельную папку в Dropbox для хранения медицинских документов, доверенностей и завещаний своих родителей. Таким образом при необходимости вы сможете мгновенно получить доступ ко всем нужным данным со своего смартфона или компьютера. Кроме того, вам не придется обыскивать весь дом в поисках одного документа — все лежит там, где оно должно быть.

3. Мгновенная передача важной информации всем родственникам

У вашей мамы аллергия? Ей нужны особые лекарства? Вы знаете, как зовут ее лечащего врача? Сложно упомнить все, но когда речь идет о здоровье родителей даже мелочи важны. В чрезвычайной ситуации быстрый доступ к истории болезни может спасти жизнь пожилому человеку. Одна только информация о принимаемых лекарствах имеет критическое значение.

Есть простой способ сделать так, чтобы нужные сведения всегда были под рукой: подготовьте шпаргалку. Укажите в ней заболевания ваших родителей, лекарства, которые они принимают, и имена врачей. Сохраните этот документ в Dropbox и предоставьте к нему доступ членам семьи и лицам, которые ухаживают за вашими родителями. Таким образом вся актуальная информация будет храниться в одном месте и вам не придется каждый раз объяснять одно и то же. Вносить изменения очень легко: файлы Google Docs и Microsoft Office можно редактировать прямо в облачном хранилище Dropbox.

4. Электронные подписи для экономии времени и сил

Пожилым людям приходится подписывать множество документов, что отнимает уйму сил и времени. К тому же на доставку документов по почте уходят дни или даже недели. После подписания документов нередко требуется сделать копию, заверить ее печатью и отправить обратно. Каждый этап этого процесса требует времени, и всегда есть риск, что документы потеряются в пути.

Как с этим бороться? Использовать электронную подпись везде, где есть возможность. С ее помощью можно оформлять документы за считанные секунды вместо дней. Электронные документы и формы доставляются мгновенно, а чтобы поставить в них подпись, достаточно несколько щелкнуть мышкой. Dropbox автоматически сохраняет файлы, заверенные с помощью популярных решений для электронной подписи . 

Электронные подписи имеют полную юридическую силу, но некоторые документы, такие как завещания или доверенности, должны быть заверены физической подписью. Тем не менее можно хранить подписанную копию с облаке. Dropbox включает в себя функции для удобного сканирования документов. Это позволит хранить все документы одном безопасном месте. К тому же гораздо проще дать ссылку на электронный файл, чем делать очередную ксерокопию.

5. Доступность Dropbox на всех устройствах

Научить пожилого человека пользоваться смартфоном или компьютером — нелегкая задача. И на пути к прогрессу лучше не усердствовать. В том числе это касается новых приложений и сервисов. Как предупреждает автор одной статьи в Forbes : «Исследования показали, что у многих пожилых людей возникают сложности при освоении современных технологий. В результате они начинают сомневаться в своих способностях и теряют мотивацию.» Но это не значит, что ваши родители не могут идти в ногу со временем. Прежде всего выясните их потребности, а затем понемногу начинайте учить их пользоваться новыми инструментами.

Dropbox работает на самых разных устройствах и платформах. Ваши родители могут просматривать общие файлы со своего ПК, даже если вы работаете на Mac. Наше единое облачное хранилище доступно с мобильных устройств под управлением iOS и Android. Принцип работы один, даже если платформы разные — это позволяет значительно упростить знакомство с новыми технологиями для ваших родителей.

 

За годы у каждого из нас накапливается несколько ящиков фотографий, документов и так далее. Если вы к тому же занимаетесь делами других членов семьи, есть риск быть погребенным под горой бумаг. К счастью, облачные технологии изменили подход к управлению документооборотом. На смену семейному архивариусу пришел технический директор, в распоряжении которого новейшие цифровые возможности, такие как Dropbox. Dropbox упрощает хранение важных документов и получение доступа к ним.

Упростите жизнь себе и своим родителям

Начните пользоваться Dropbox Family

В тарифный план можно пригласить до шести участников