Muitos de nós gastamos um bom tempo com “trabalhos irrelevantes”: de acordo com a McKinsey, os trabalhadores do conhecimento passam quase 20% do tempo buscando informações internas ou procurando colegas para pedir ajuda com tarefas específicas.
Com um fluxo de trabalho otimizado, você acaba com esse desperdício de tempo e melhora significativamente os processos operacionais. Identificar e eliminar tarefas repetitivas ou problemas que atrapalham o ritmo são medidas que podem ajudar você a melhorar a eficiência e a produtividade.
Neste guia, apresentamos cinco estratégias simples para otimizar o fluxo de trabalho. Com elas, você elimina as complexidades desnecessárias e adota um processo simplificado que ajuda a equipe a fazer ainda mais.
Quais são as vantagens da otimização do fluxo de trabalho?
A otimização dos processos ajuda a eliminar etapas desnecessárias da rotina, acabar com o tempo desperdiçado em tarefas demoradas e reduzir erros. Outras vantagens:
- Aumento da produtividade
- Mais eficiência
- Comunicação aprimorada
- Redução de atrasos e prazos perdidos
- Vantagem competitiva
- Aumento da motivação dos funcionários
- Treinamentos simplificados para funcionários
- Responsabilidades e obrigações mais claras
Cinco formas de otimizar o fluxo de trabalho
Veja cinco etapas que você pode seguir para otimizar o fluxo de trabalho:
1. Identifique os processos atuais que atrapalham o ritmo
Alguns sinais de que o fluxo de trabalho precisa ser otimizado são: atrasos e complicações que impedem a entrega de projetos no prazo, retrabalho excessivo ou repetições desnecessárias de tarefas e tecnologia redundante que cria problemas em vez de resolvê-los.
Na hora de avaliar o fluxo de trabalho atual, considere:
- as pessoas, as ferramentas ou os sistemas envolvidos
- as tarefas, as atividades ou os passos necessários para chegar ao resultado esperado do fluxo de trabalho
- o tempo normalmente gasto para concluir uma tarefa ou atividade
- as informações necessárias para manter o andamento do fluxo de trabalho
- o gatilho, a ação, o momento ou a condição que inicia o fluxo de trabalho
- o resultado esperado do fluxo de trabalho
Você também pode colaborar com outras pessoas para identificar os elementos redundantes ou ineficientes do fluxo de trabalho.
Com o compartilhamento de arquivos e as ferramentas de colaboração do Dropbox, você reúne as opiniões dos membros da equipe com mais facilidade. Por exemplo, o Dropbox permite que vários usuários trabalhem no mesmo arquivo e em tempo real, deixando a colaboração mais tranquila. Essa transparência ajuda na identificação de complicações porque, caso uma pessoa sempre leve mais tempo para concluir uma tarefa, isso pode indicar que há um problema nessa parte do fluxo de trabalho.
O Dropbox também ajuda você a descobrir quais etapas do fluxo de trabalho demandam mais tempo e quais áreas podem ser melhoradas. Para isso, ele disponibiliza um registro de atividades detalhado de todas as ações realizadas em um arquivo, como visualizações, downloads e edições.
2. Defina metas e objetivos
Depois de identificar os fluxos de trabalho que precisam ser otimizados, comece a definir o que quer conquistar com essa mudança e como fará isso.
Mesmo que seus planos sejam muito ambiciosos no começo, pensar nas melhorias específicas que você gostaria de implementar e no porquê pode ajudar a manter o foco nos resultados esperados.
Por exemplo, se a equipe costuma trabalhar em sprints com prazos mensais contínuos, você pode considerar otimizar o processo de feedback para evitar bloqueios no projeto no fim do mês. Com ferramentas de gestão de projetos como o Dropbox Paper, você cria listas de tarefas, atribui tarefas a membros da equipe e estabelece prazos em poucos segundos. Quando os prazos estão próximos, o Paper envia notificações automáticas para que você fique por dentro de todas as tarefas do projeto.
3. Use modelos e automações para o fluxo de trabalho sempre que possível
A automação de processos pode ajudar a reduzir o tempo gasto em tarefas manuais ou repetitivas que impedem que você se concentre em atividades mais produtivas.
Com a automação do Dropbox, você configura regras e gatilhos que organizam os arquivos de maneira automática em pastas específicas. Assim, os documentos ficam sempre no lugar certo e você economiza tempo e esforço, já que não precisa classificar nem mover os arquivos manualmente.
Com ferramentas como o Dropbox Dash, você agrupa o conteúdo dos arquivos, aplicativos, links do navegador e muito mais em um “acervo” organizado que pode compartilhar com a equipe. O Dash usa IA para sugerir acervos novos e organizar arquivos em coleções de projetos baseados nas suas atividades recentes.
Os modelos de documento também agilizam o processo de criação de conteúdo: você pode usar modelos para tudo, de especificações do projeto a calendários de conteúdo. Eles são uma ótima opção para garantir que a qualidade do trabalho não diminua, mesmo que você elimine algumas etapas do fluxo de trabalho.
Para facilitar o acesso e o compartilhamento dos documentos do processo, o Dropbox oferece um espaço centralizado e seguro para você e os membros da equipe. Além disso, o Dropbox se integra aos aplicativos que você já usa e adora, como Zapier, Gmail e Outlook, ajudando a manter tudo em um só lugar.
4. Compartilhe conhecimentos e estatísticas
Documente as mudanças e as pesquisas relacionadas ao processo para facilitar a comunicação com membros da equipe novos e atuais. Essa documentação também serve como ponto de referência para a equipe envolvida e garante que todas as pessoas estejam em sincronia e entendam os procedimentos novos.
Elaborar uma documentação também ajuda a agilizar o processo de adoção de um fluxo de trabalho novo. Com acesso a uma documentação clara e precisa, os membros da equipe podem se adaptar rapidamente aos processos novos e incorporá-los à rotina. Por fim, o resultado é uma equipe mais eficiente e eficaz em que todo mundo trabalha para alcançar os mesmos objetivos.
Além disso, registrar o processo do fluxo de trabalho no Dropbox Paper facilita a integração de novos membros da equipe. Se você tiver um registro abrangente, ajudará os funcionários novos a entrar no ritmo e entender como realizar os trabalhos mais rápido, reduzindo o período de aprendizado e garantindo que consigam fazer contribuições para a equipe em menos tempo.
5. Reúna opiniões
Outras pessoas podem oferecer visões diferentes sobre o processo e dar dicas de melhoria que você pode ter deixado passar. Quando você pede a opinião de um colega de trabalho, supervisor ou outra pessoa que ocupa um cargo semelhante em outra equipe, acaba conhecendo estatísticas e perspectivas valiosas que pode não ter considerado antes.
Se você documentar o processo no Dropbox Paper e compartilhar o documento com os colegas, eles poderão colaborar em tempo real e em qualquer lugar e dispositivo, opinando sobre os pontos fortes e as possíveis vantagens do fluxo de trabalho proposto. Além disso, podem mencionar as partes do fluxo de trabalho que poderiam ser melhoradas ou otimizadas e dar sugestões de melhorias ou ajustes que podem gerar resultados melhores.
A participação das outras pessoas da organização também pode ajudar a garantir a adesão e um bom suporte para o novo fluxo de trabalho. Se você chama as principais partes interessadas para participar do processo de tomada de decisão e pede a opinião delas, aumenta a probabilidade da implementação e da adoção bem-sucedidas do novo fluxo de trabalho.
Dicas para otimizar o fluxo de trabalho
Veja outras dicas para otimizar os processos existentes e melhorar a eficiência operacional:
- Pense em longo prazo: as mudanças que você fizer agora ainda serão eficazes depois que a empresa crescer e se desenvolver?
- Dê espaço à flexibilidade: as situações mudam muito rápido no mundo comercial. Por isso, ter a capacidade de se adaptar e fazer os ajustes necessários é fundamental.
- Otimize com base na prioridade: identifique quais tarefas são essenciais e quais você pode simplificar ou automatizar.
- Registre as mudanças e os processos novos para evitar confusões e garantir que todas as pessoas sigam o fluxo de trabalho corretamente.
- Teste o fluxo de trabalho simplificado antes de implementá-lo para eliminar possíveis problemas pela raiz e deixar o processo o mais eficaz possível.
Fluxo de trabalho otimizado e simplificado com o Dropbox
O Dropbox ajuda você a otimizar os fluxos de trabalho de vendas, de marketing e de outras áreas com a automação de processos, evitando a troca frequente de aplicativos e liberando o tempo gasto no processo de feedback sobre o conteúdo. Ferramentas úteis como o Dropbox Paper permitem compartilhar ideias e conteúdo com mais facilidade e receber opiniões mais diretas.
O Dropbox se integra aos aplicativos que você já usa. Assim, tem todos os elementos essenciais de um fluxo de trabalho simplificado: eficiência e velocidade, clareza e consistência e estrutura e padronização.
