O gerenciamento de projetos é um processo complexo, mas uma das etapas mais importantes também é uma das mais simples: criar um documento de escopo do projeto. Esse documento descreve as metas, os resultados a serem entregues, as tarefas e os prazos de um projeto, servindo como um roteiro para todas as pessoas envolvidas.
Neste artigo, explicaremos o que é a definição de escopo de projeto, por que ela é importante e como elaborar esse documento para ajudar você a gerenciar seus projetos com sucesso.
O que é o escopo do projeto?
O escopo é a quantidade total de tempo e trabalho necessária para concluir um projeto específico. Para defini-lo, é necessário estabelecer o orçamento ou os custos do projeto, as metas, os resultados a serem entregues, as tarefas e os prazos.
Após estabelecer o que está incluído no projeto, a definição do escopo deve ser um esforço colaborativo acordado mutuamente entre você e sua equipe, antes do início das atividades.
Para formalizar isso, crie uma declaração de escopo do projeto para ser assinada e mantida para facilitar a consulta. Esse documento complementa sua declaração de trabalho, contribuindo para o gerenciamento de projetos e estabelecendo expectativas razoáveis para as partes interessadas.
Por que o escopo do projeto é importante?
O escopo do projeto é importante por vários motivos. Ele serve para:
- Definir metas mais razoáveis e atingíveis.
- Melhorar a eficiência
- Estabelecer orçamentos razoáveis ou estimativas de custos melhores para sua equipe.
- Comunicar claramente às principais partes interessadas o que está envolvido para facilitar o entendimento e a consulta futura.
- Garantir o foco e alinhamento de todos os membros da equipe em relação aos objetivos acordados ou aos resultados a serem entregues.
- Evitar que o projeto ultrapasse o escopo acordado.
- Fornecer um roteiro que gerentes ou proprietários do projeto possam usar para programar e delegar tarefas entre os membros da equipe.
Como elaborar um documento de escopo de projeto
Elaborar um documento de escopo de projeto é um processo simples, mas é importante seguir algumas etapas essenciais para garantir que ele seja abrangente e eficaz.
1. Defina os objetivos do projeto
Todo projeto bem-sucedido tem um objetivo abrangente, que fornece o motivo e a importância para o trabalho a ser realizado. Ele também ajuda a manter as pessoas focadas e em harmonia para alcançar uma meta em comum.
Definir o que se espera atingir ao longo do ciclo de vida do projeto proporciona um contexto significativo para você, sua equipe e as partes interessadas. Esta deve ser a primeira etapa em qualquer processo de planejamento de projeto, pois esclarece quais são os próximos passos para finalizar o escopo dele.
Sem um objetivo claro, o projeto pode facilmente sair dos trilhos ou perder o foco.
2. Incentive a contribuição da equipe
Sua equipe é o ativo mais importante e a fonte de conhecimento mais rica que você tem em mãos. Os membros dela têm a experiência necessária para indicar quanto tempo normalmente tarefas específicas demoram e como os diferentes resultados a serem entregues se interligam. Busque a contribuição da sua equipe para definir:
- Prazos e metas realistas
- Expectativas do projeto, principalmente em relação à opinião da equipe
- Exclusões: alguma parte interessada pediu algo que normalmente ficaria fora do escopo do tipo de projeto em questão?
Com a contribuição da equipe, é muito mais fácil estabelecer os marcos importantes, bem como um roteiro ou uma linha do tempo razoável.
Ferramentas como o Dropbox Paper facilitam a colaboração da sua equipe em documentos de definição de escopo. Os membros da equipe podem adicionar comentários para fazer perguntas diretamente nos documentos do Paper, melhorado a comunicação e o entendimento do grupo sobre o projeto que está sendo definido.
Quando sua equipe trabalha em conjunto no Dropbox, todos os materiais relacionados ao projeto são mantidos seguros em um local centralizado.
3. Defina os marcos importantes e o roteiro do projeto
Os marcos importantes fornecem uma estrutura clara para o projeto, sendo um dos elementos mais cruciais do escopo de trabalho. Eles funcionam como pontos de verificação que ajudam as partes interessadas a acompanhar o progresso e garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo.
As partes interessadas podem consultar o documento de escopo para entender claramente quando serão entregues partes fundamentais do projeto, quando ocorrerão reuniões e outras etapas importantes do projeto. Dessa forma, é possível criar uma linha do tempo ou um roteiro com datas de início e término claras para o projeto como um todo, bem como prazos para as tarefas ou os resultados específicos a serem entregues.
Delinear os marcos importantes ou os prazos também pode ajudar a evitar a ampliação do escopo do projeto, isto é, quando os requisitos ou resultados a serem entregues começam a aumentar com o tempo e ultrapassam o escopo original do projeto. Com um procedimento e fluxo de trabalho claros para a entrega e aprovação do projeto, as partes interessadas podem identificar melhor os possíveis riscos ou problemas desde o início e ajustar o roteiro antes que a situação se agrave.
Para agilizar o processo de definição do escopo do projeto, o Dropbox Paper oferece uma variedade de modelos gratuitos já prontos para diversos tipos de projetos, incluindo planos de lançamento, roteiros de produtos, calendários de conteúdo e planos de produção de vídeos.
4. Organize as informações relevantes
Depois de coletar os detalhes e as contribuições de quem trabalhará no projeto, é hora de juntar tudo no documento de escopo.
Informações importantes a serem incluídas:
- o nome e a descrição do projeto
- prazo
- o gerente ou o proprietário do projeto
- outros membros da equipe que trabalham no projeto e as respectivas funções e responsabilidades
- a meta do projeto
- os resultadas a serem entregues
- as tarefas relacionadas ao escopo
- as eventuais tarefas fora do escopo
- as limitações e considerações
- os recursos existentes
Melhores práticas de uso do documento de escopo de projeto
Além de elaborar a declaração de escopo do projeto, você pode seguir algumas melhores práticas para garantir um processo de definição de escopo do projeto eficaz. Por exemplo:
- Os detalhes do escopo do projeto devem ser o mais específico possível, incluindo ações mensuráveis para relatar o sucesso do projeto.
- Primeiro defina os elementos principais, como os objetivos e os resultados a serem entregues; depois, trabalhe de trás para frente para ajustar a linha do tempo e o gerenciamento de recursos do projeto.
- Aproveite os aprendizados adquiridos de projetos anteriores para tornar o escopo do seu projeto o melhor possível.
- Para facilitar a obtenção de apoio das partes interessadas relevantes, identifique claramente as restrições, os limites ou as exclusões do projeto, bem como os resultados.
Definição clara e eficiente de escopo de projeto, em todas as situações
O Dropbox é o sistema centralizado ideal para armazenar, receber opiniões e gerenciar os arquivos dos seus projetos. Para ganhar a confiança das partes interessadas, compartilhe rapidamente atualizações e o progresso do projeto, mantendo-as envolvidas durante todo o ciclo de vida do projeto.
Ao manter tudo em um só local, você e sua equipe simplificam o processo de gerenciamento de projetos e dedicam mais tempo ao desenvolvimento e à execução de uma estratégia sólida para o projeto, reduzindo o tempo gasto na busca por documentos ou na preocupação com o armazenamento de materiais.
