Głównym zadaniem pracowników działu kadr jest dbanie o ludzi, a to oznacza mnóstwo dokumentów. Niezależnie od tego, czy są one w wersji cyfrowej, czy papierowej, potrzebujesz planu zarządzania dokumentami.
Porządkowanie dokumentów nie jest zbyt ekscytującym zadaniem, ale wiele etapów tego procesu da się zautomatyzować. Solidny plan pozwoli Ci zaoszczędzić czas spędzony na powtarzalnych zadaniach, a jednocześnie zapewni zgodność z przepisami.
Spróbujmy opracować dobrą strategię.
Co to jest zarządzanie dokumentacją działu kadr?
Zarządzanie dokumentacją działu kadr polega po prostu na śledzeniu wszystkich firmowych dokumentów i plików. Obejmuje to tworzenie, wypełniane, sortowanie, zapisywane, znajdowanie i usuwanie takich dokumentów.
Każde z tych zadań zarządzania dokumentami powinno być wykonywane w sposób gwarantujący bezpieczeństwo i zgodność informacji firmowych z przepisami – niezależnie od tego, czy jest to mała firma, czy duża międzynarodowa korporacja.
Dlaczego zarządzanie dokumentacją działu kadr jest takie ważne?
Efektywne zarządzanie dokumentami gwarantuje bezproblemowe wyszukiwanie i przechowywanie akt pracowników oraz zarządzanie nimi. To Twój najlepszy partner zapewniający bezpieczne miejsce na dokumenty i rewolucjonizujący procesy zachodzące w dziale kadr.
Jeśli dokumenty w Twojej firmie zawierają dokładne dane, są łatwe do znalezienia i bezpieczne, członkowie Twojego zespołu z łatwością znajdą informacje na temat swoich praw i obowiązków służbowych. Obecnie najczęściej wybieranymi rozwiązaniami spełniającymi te wymagania są systemy oparte na chmurze.
Jeśli wdrożysz solidny system zarządzania dokumentacją działu kadr, ludzie będą również czuli, że ich wrażliwe dane osobowe są bezpieczne, co będzie też miało pozytywny wpływ na ich ogólne samopoczucie.
Dlaczego warto korzystać z systemu zarządzania dokumentacją działu kadr?
Dobry system zarządzania potrafi automatycznie zadbać o wiele rzeczy, dzięki czemu możesz zaoszczędzić czas. To tak, jakby mieć automatycznego asystenta biurowego, który pomaga Ci w sprawach takich jak:
- Zwiększanie produktywności – System zarządzania dokumentami umożliwia wyszukiwanie potrzebnych plików bez konieczności przeglądania różnych folderów, aplikacji lub kart.
- Centralizacja i usprawnienie – Cyfrowe narzędzia do zarządzania dokumentacją działu kadr sprawią, że Twoje pliki będą znajdować się w jednym miejscu, co ułatwi pracę zarówno Tobie, jak i wszystkim, którzy potrzebują do nich dostępu.
- Śledzenie i raportowanie – Możesz automatycznie śledzić i raportować wrażliwe informacje, mając pewność, że wszystkie czynności będą wykonywane zgodnie z ważnymi standardami prawnymi.
- Utrzymywanie bezpieczeństwa – Nasze światowej klasy funkcje zabezpieczeń sprawiają, że Twoje dane są bezpieczne, a w przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów z urządzeniem będziesz mieć kopię zapasową swoich danych.
- Udostępnianie plików i folderów – Możesz łatwo chronić dokumenty za pomocą haseł lub zarządzać dostępem do nich dzięki kontroli udostępniania plików i folderów, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.
- Monitorowanie sieci dark web – Jeśli używasz Dropbox jako systemu zarządzania dokumentami, będziemy nawet obserwować dark web pod kątem wszelkich wycieków haseł.
Zwiększenie wydajności, zapewnienie zgodności z przepisami i łatwa ochrona wrażliwych danych – to tylko kilka powodów, dla których warto skorzystać z Dropbox – najlepszego rozwiązania do zarządzania dokumentacją działu kadr.
Jak skonfigurować system zarządzania dokumentacją działu kadr
1. Zidentyfikuj odpowiednie dokumenty
Twoi współpracownicy z różnych działów nie muszą widzieć dokumentów działu kadr. Tak samo Ty nie musisz widzieć każdego pliku w organizacji tylko dlatego, że pracujesz w dziale kadr.
Zamapuj różne typy dokumentów działu kadr, których używasz w swojej organizacji, takie jak:
- Dokumenty dla pracowników, w tym pakiety powitalne lub podręczniki
- Umowy z pracownikami
- Zasady obowiązujące w firmie
- Dokumentacja medyczna i dotycząca niepełnosprawności
- Wnioski urlopowe
- Ewidencja listy płac
- Materiały szkoleniowe
- Dokumenty rekrutacyjne, takie jak ogłoszenia o pracę, życiorysy kandydatów i notatki z rozmów kwalifikacyjnych
- Akta i materiały dotyczące nowych pracowników
- Pliki z ocenami wydajności
- Informacje o wynagrodzeniu
- Informacje o świadczeniach
W zależności od branży Twoja firma może wykorzystywać wiele innych typów cyfrowych dokumentów w dziale kadr, takich jak protokoły bezpieczeństwa lub materiały szkoleniowe dotyczące produktów. Powyższa lista może więc być niepełna.
2. Zdefiniuj swoje potrzeby w zakresie dostępu
Nie każdy w Twojej firmie powinien mieć dostęp do wszystkich dokumentów działu kadr. Zarządzając dokumentami, zadaj sobie następujące pytania:
- Kto powinien mieć dostęp? Wszyscy? Menedżerowie? Tylko pracownicy działu kadr?
- Czy te osoby korzystają z tych plików często, czy tylko sporadycznie? Kiedy są one najbardziej potrzebne?
- W jaki sposób te osoby uzyskują dostęp do plików? W siedzibie firmy, w podróży czy z urządzenia mobilnego?
- Czy potrzebują uprawnień do edycji, czy wystarczy im wyświetlanie?
Krótko mówiąc, zastanów się, kto, kiedy i czego potrzebuje oraz w jaki sposób możesz zapewnić bezpieczeństwo swoim dokumentom. Ten krok jest ważny, aby mieć pewność, że poszczególne osoby mają dostęp tylko do danych niezbędnych w ich pracy.
3. Zdefiniuj swoje wymagania dotyczące bezpieczeństwa
Ten krok jest podobny do kroku 1, ale z pewnymi zmianami. Tutaj najważniejsze jest zapewnienie zgodności z przepisami. Zadaj sobie następujące pytania:
- Czy plik zawiera informacje prawnie chronione, np. informacje medyczne?
- Czy musisz przechowywać ten plik przez określony czas?
Gdy znajdziesz odpowiedzi na te pytania, ustaw własne reguły, wykonując jedną lub więcej z następujących czynności:
- Zablokuj pliki za pomocą haseł.
- Ściśle kontroluj sposób udostępniania plików.
- Śledź każdą operację za pomocą raportów aktywności.
- Weryfikuj dane i utrzymuj przejrzystą ścieżkę kontrolną.
Spełniając wymagania dotyczące bezpieczeństwa, będziesz mieć pewność, że Twoje dokumenty pozostaną bezpieczne i zgodne z przepisami, co zapewni Ci spokój ducha podczas zarządzania plikami.
4. Poinformuj o swojej strategii współpracowników
To już prawie wszystko. Pamiętaj tylko o jednym – systemy zarządzania dokumentacją działu kadr będą działać tylko wtedy, gdy zespoły działu kadr zabiorą się energicznie do pracy i będą na bieżąco aktualizować wprowadzane dane. Upewnij się, że wszyscy znają swoje role i obowiązki.
Ważne jest również, aby utrzymywać wszystkie zasoby w jednym miejscu, ponieważ ułatwia to korzystanie z systemu i pomaga stworzyć środowisko współpracy, co jeszcze bardziej usprawnia obiegi dokumentów.
Dla ważnych dokumentów spróbuj dodać kontekst w postaci filmów lub zrzutów ekranu.
Sprawdzone procedury zarządzania dokumentacją działu kadr
Najpierw należy włączyć tę wysoce skuteczną i wydajną strategię do własnego przepływu pracy w dziale kadr.
Ważne jest również jak najszybsze przedstawienie tej strategii pracownikom i zapewnienie szkoleń już na etapie wdrażania.
Dodatkowo istotna jest implementacja funkcji automatycznego tworzenia kopii zapasowych najważniejszych plików.
A może warto raz w roku zerknąć na swoje pliki z dokumentami działu kadr, aby upewnić się, że plan działa poprawnie? Dobrze jest mieć pewność, że wszystko idzie w dobrą stronę, a w przypadku ewentualnych odchyleń wprowadzić drobne zmiany.
Sprawne i bezpieczne zarządzanie dokumentacją działu kadr
Jeśli pracujesz w dziale kadr, Dropbox może Ci pomóc. Ta usługa ułatwia zarządzanie dokumentami oraz upraszcza proces ich przechowywania i udostępniania, a członkom Twojego zespołu daje narzędzia, które przyspieszają wykonywanie codziennych zadań.
Zespoły działu kadr mogą nawet uzyskiwać szczegółowe informacje i dane analityczne dotyczące udostępnionych dokumentów, dzięki czemu wiesz, kto korzysta z ważnych plików, które udostępniasz. To bardzo przydatna funkcja.
Sprawne i bezpieczne zarządzanie dokumentacją działu kadr jest teraz łatwe.