Co sprawia, że spotkanie jest efektywne?
Strasznie złe spotkanie – brzmi znajomo? To takie spotkanie, podczas którego nie rozwiązuje się żadnych problemów, wszystkie sprawy przekładane są na kolejne spotkanie, a każdy czuje się po nim tak, jakby było ono zupełną stratą czasu. Grupa ludzi spotykająca się w jednym pomieszczeniu, aby luźno omówić niezwiązane ze sobą kwestie, które tylko przyjdą im do głowy – to książkowy przykład złego spotkania. Jeśli zależy Ci na udanych spotkaniach, musisz je właściwie przewidywać. Jeżeli przygotowywanie spotkań to jeden z Twoich głównych obowiązków, to cały zespół powinien mieć pewność, że robisz to dobrze.
W dzisiejszych czasach spotkania zarządu często odbywają się co kwartał, nie zaś co tydzień. Wiele firm opiera się teraz na improwizowanych „spotkaniach organizacyjnych”. Ale nie chodzi tylko o to, że złe spotkania są dla wszystkich męczarnią. Są one również drogie. Problemy z efektywnością w komunikacji w rzeczywistości powodują straty w wysokości do 10 000 USD na pracownika. Organizowanie efektywnych spotkań jest więc kluczowe nie tylko dla Twojego zdrowia psychicznego – jest również niezbędne ze względów finansowych – niezależnie od tego, czy chodzi o dużą, czy o małą firmę.
Inteligentne zarządzanie spotkaniami zaczyna się na długo przed faktycznym rozpoczęciem danego spotkania i trwa jeszcze długo po jego zakończeniu. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, których warto się trzymać podczas umawiania spotkania z pracownikiem, klientem lub całym zespołem.
Określ cel spotkania
Wiele złych spotkań kończy się tym, że pracownicy myślą tak samo, a myśl ta brzmi następująco: „Właściwie mogliśmy poświęcić ten czas na realizację tych zadań, które były omawiane”. Przed umówieniem spotkania upewnij się, że jego cel jest dokładnie określony. Jednym z najlepszych sposobów na zaplanowanie spotkania jest stworzenie dobrze przemyślanego harmonogramu spotkania.
Określ termin spotkania
Nie ogłaszaj godziny spotkania nagle w dniu, w którym ma się ono odbyć, ani nawet dzień wcześniej. Im wcześniej zawiadomisz uczestników o terminie spotkania, tym masz większe szanse na to, że będzie ono udane. Nie traktuj spotkań jako okazji do demonstracji siły i nie wykorzystuj swojego autorytetu do odciągnięcia zespołu od ważniejszych zadań. Funkcje zarządzania zadaniami dostępne w Dropbox Paper umożliwiają śledzenie zadań zespołu, dzięki czemu możesz sprawdzić, czy wybrana przez Ciebie data spotkania jest odpowiednia, czy raczej Twój zespół będzie musiał w tym czasie skupić się na pilniejszych zadaniach. Podobnie jak funkcje zarządzania zadaniami, narzędzia do zarządzania czasem pozwalają Ci sprawdzić, czy pojawiły się jakieś przeszkody w realizacji projektów i czy musisz zorganizować spotkanie, by rozwiązać problemy. Jeśli Twój zespół jest rozproszony po całym kraju (lub nawet świecie), konieczne będzie również ustalenie takiej godziny spotkania, która będzie pasowała wszystkim we wszystkich strefach czasowych. Jeśli trudno ustalić termin, który by wszystkim pasował, sprawdź, czy spotkanie jest w ogóle konieczne. Zamiast niego możesz skorzystać na przykład z Dropbox Capture, by wysłać zespołowi wiadomość wideo lub nagranie prezentujące Twoją pracę. Zespoły rozproszone mogą potem obejrzeć taką prezentację w dowolnej chwili.
Zaproś właściwych uczestników spotkania
Upewnij się, że na spotkanie są zaproszone odpowiednie osoby. Nie zapraszaj całych zespołów, jeśli wiesz, że niektórzy z ich członków mają pilniejsze priorytety lub nie są zbytnio zaangażowani w realizację projektu. Nie wykluczaj też pracowników niższego szczebla ani stażystów, którzy mogą mieć świeże spojrzenie na pewne sprawy. Dzięki integracjom aplikacji Zoom i Slack w Dropbox dla zespołów nie ma również powodu, aby wykluczać uczestników spotkania pracujących zdalnie. Zastosuj sprawdzone procedury dotyczące spotkań zdalnych, aby zaangażować wszystkich współpracowników. Możesz prowadzić spotkania, tworzyć notatki i wysyłać podsumowania do dowolnych członków zespołu, niezależnie od tego, czy pracują stacjonarnie, czy zdalnie, bez przełączania kontekstu. Uczestnicy spotkania powinni się skupić na uczestniczeniu w spotkaniu – i na niczym więcej. Upewnij się więc, że zapraszasz te osoby, których spotkanie bezpośrednio dotyczy. Udane spotkania są w końcu kluczem do bardziej efektywnej współpracy w zespole.
Dziel się informacjami, nie oczekuj tylko zaangażowania od innych
Jeśli musisz przeprowadzić burzę mózgów, aby uzyskać nowe pomysły do projektu, nie wystarczy zebrać członków zespołu w jednej sali konferencyjnej i oczekiwać, że natychmiast coś wymyślą. Podczas planowania spotkań – a szczególnie burzy mózgów – poszukaj inspiracji i zapisz najpierw swoje własne pomysły. Następnie poinformuj uczestników spotkania o planowanej burzy mózgów, aby mogli odpowiednio się przygotować. Jeśli planujesz zadania lub cele, poproś uczestników, żeby wcześniej zapoznali się z celami SMART – dzięki temu wszyscy będą kierować się podobnymi zasadami. Zależy Ci na tym, żeby osoby uczestniczące w spotkaniu mogły dodać coś od siebie. Stwórz więc przydatny dokument w Paper i pozwól wszystkim uczestnikom spotkania wcześniej się z nim zapoznać, a nawet dodać swoje własne pomysły.
Umożliwiaj podejmowanie decyzji
Efektywne spotkania powinny być jak wszystkie inne zadania: zaczynać się z konkretnego powodu i kończyć podjęciem decyzji, a przynajmniej uzgodnieniem kroków w kierunku podjęcia decyzji. Jeśli celem spotkania jest rozwiązanie problemu, daj każdemu z obecnych możliwość przedstawienia swoich pomysłów, jak podejść do tego zadania. Następnie poświęć czas na wspólne rozwiązanie problemu. Nie pozwól, aby jakiekolwiek spotkanie zakończyło się bez ściśle ustalonego planu działania z przypisanymi terminami wykonania zadań oraz przydzielenia ich określonym osobom.
Jak prowadzić spotkanie biznesowe
Skuteczne spotkania nie zawsze muszą odbywać się w konkretnej sali konferencyjnej. Zresztą to i tak nie zawsze jest możliwe, jeśli niektórzy członkowie zespołu pracują zdalnie. Dobre spotkanie nigdy nie powinno być uzależnione od tego, gdzie się odbywa – Zoom lub Google Hangouts stanowią równie dobre miejsce spotkania.
Nie ma powodu, aby jeden z uczestników tworzył notatki ze spotkania, jeśli wszyscy mogą dodawać je we wspólnym dokumencie w czasie rzeczywistym. Chociaż mogłoby się wydawać, że „gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść”, to jest to naprawdę dobry sposób na zachęcenie wszystkich do aktywnego uczestniczenia w spotkaniu w czasie rzeczywistym. Oznacza to także, że jeśli pracujący zdalnie członkowie zespołu dołączają do spotkania później z powodu różnic czasowych lub słabego połączenia internetowego, nie muszą czekać do końca spotkania, by dowiedzieć się, co ich ominęło – mogą to sprawdzić w dokumencie na żywo. Tworzone w ten sposób notatki ze spotkania mogą również okazać się bardziej efektywne dla introwertyków. Możesz edytować i zapisywać najważniejsze spostrzeżenia innych osób, a potem zawrzeć je w podsumowującym spotkanie e-mailu.
Zawsze powinno się wysyłać e-maile podsumowujące, ponieważ nawet w najlepszym wypadku trudno będzie Ci zapamiętać wszystko, o czym wspomniano na spotkaniu – nawet jeśli robiłeś(aś) notatki. E-mail podsumowujący, sporządzony przez planera spotkania, pomoże uczestnikom zwrócić uwagę na najważniejsze punkty dyskusji i nadać im odpowiednie priorytety. Prawdziwie udane spotkanie to takie, po którym każdy może łatwo przypomnieć sobie, czego dotyczyło. Jeżeli Twój dzień pracy kręci się wokół spotkań i notatek, warto nadać im uproszczoną formę korzystając z szablonu notatek ze spotkania.
Rodzaje spotkań służbowych
Nie każde spotkanie musi być arcypoważne. Punktem spotkania może być kwestia, którą wystarczy omówić tylko z menedżerem finansowym, a wszystkie faktury można zaprezentować na tablicy lub zeskanować za pomocą naszego wygodnego skanera dokumentów. Spotkaniem może być również po prostu komunikowanie się z freelancerami za pomocą aplikacji Slack, a co za tym idzie – zapewnianie ich, że zawsze mogą się z Tobą skontaktować. Może to być też zwyczajne umówienie się na lunch z kolegą lub koleżanką z pracy. Spotkania służą więc właściwie utrzymaniu komunikacji. Nie spisuj czegoś na straty tylko dlatego, że nie zostało to omówione podczas oficjalnego spotkania i nie zaniedbuj dalszej realizacji zadań wyłącznie dlatego, że na spotkaniu pojawiły się nie więcej niż dwie osoby. Pamiętaj: każde (nawet najmniejsze) spotkanie ma znaczenie.
Zachęcaj do spotkań
Jeśli spotkanie dotyczy na przykład przekazania najnowszych informacji biurowych lub przedstawienia nowych członków zespołu, niektórzy mogą uznać je za mało istotne. Jednak spotkania integracyjne są niezbędne dla szeroko pojętej kultury korporacyjnej. Namów członków zespołu do przyjścia na spotkanie używając przekonujących argumentów, takich jak świetne jedzenie, które może zamienić efektywne spotkanie we wspólny lunch. Możesz również wspomnieć, że zamierzasz zdradzić jakiś ekscytujący sekret – nawet jeśli ma to być tylko miejsce imprezy bożonarodzeniowej.
Każdy może pełnić rolę planera spotkań
Panuje pewne staroświeckie przeświadczenie, że zarządzanie spotkaniami to domena tylko kadry kierowniczej, która ma władzę, by zwoływać spotkania. Ale komunikacja działa w obie strony. Jeśli uważasz, że spotkanie jest konieczne – zorganizuj je. Pamiętaj tylko, żeby upewnić się, że będzie to efektywne spotkanie, a nie strata czasu.
Spotkania służą do tego, by każdy mógł zarówno dzielić się pomysłami, jak i zgłaszać problemy wymagające rozwiązania. Przypuśćmy, że istnieje pewna kwestia, której nie można odpowiednio przekazać nawet za pomocą najlepszego narzędzia do zarządzania zadaniami. To świetny moment, by osobiście zgłosić tę kwestię pozostałym członkom zespołu. Spotkania polegają na tym, aby dać możliwość zabrania głosu każdemu – niezależnie od tego, jaką pełni rolę i gdzie się znajduje. Za pomocą efektywnych narzędzi cyfrowych, które są do Twojej dyspozycji, każde spotkanie może przebiegać płynniej.
