Czym jest zarządzanie dokumentacją?
Jak sama nazwa wskazuje — zarządzanie dokumentacją, zwane też prowadzeniem dokumentacji, to proces organizowania i zabezpieczania dokumentacji organizacji. W przypadku firm proces ten powinien być realizowany przez cały okres istnienia firmy, aby przechowywana dokumentacja mogła odzwierciedlać jej historię. Zarządzanie dokumentacją to jednak coś więcej niż tylko posiadanie szafki na dokumenty. Pomyślne zarządzanie dokumentacją powinno przebiegać w procesie, który uwzględnia klasyfikację, tworzenie oraz przyjmowanie i utrzymywanie dokumentów. Oczywiście częścią procesu prowadzenia dokumentacji powinno być także bezpieczne pozbywanie się lub usuwanie dokumentów organizacji.
Poniższe dokumenty powinny zostać poddane archiwizacji przez osobę odpowiedzialną za zarządzanie dokumentacją:
- Dokumenty papierowe lub dokumenty w innej formie niecyfrowej
- Dokumenty cyfrowe
- Umowy
- Raporty
- Dokumentacja dotycząca audytów
- Certyfikaty
- E-maile/wiadomości w mediach społecznościowych
- Filmy
Firmy regularnie gromadzą tego rodzaju dokumenty. Właśnie dlatego tak ważne jest wdrożenie procesu regulacyjnego, który pozwala oddzielić ziarno od plew i zapisać kluczowe pozycje w ważnych dokumentach. Dropbox umożliwia modernizację tradycyjnego centrum dokumentacji. Nie kończy się to jednak na kliknięciu opcji „Zapisz”. Pliki muszą być utrzymywane, co oznacza, że zarządza się nie tylko nowymi przychodzącymi pozycjami, ale także archiwami.
Dlaczego firmy powinny korzystać z zarządzania dokumentacją?
Poza ogólnymi zadaniami administracyjnymi istnieje również kilka innych ważnych powodów, dla których firmy powinny zacząć zarządzać dokumentacją. Dokumenty mogą pomóc Ci nie tylko uniknąć tarapatów, ale także – jeżeli Twoja firma zostanie o coś oskarżona – wyjść z kłopotów. Nie należy też zakładać, że nieaktywne dokumenty nie są już ważne. Poniżej znajdują się przykładowe rodzaje dokumentów, które muszą być zgodne z ustalonymi okresami przechowywania obowiązującymi w Stanach Zjednoczonych:
Amerykański Urząd Skarbowy (IRS)
Są to bardzo ważne dokumenty dla osób mieszkających w Stanach Zjednoczonych. Urząd Skarbowy (IRS) będzie wymagać posiadania dokumentacji podatkowej. Te ważne dokumenty powinny być przechowywane przez co najmniej cztery lata.
Ustawa o sprawiedliwych standardach pracy (Fair Labor Standards Act)
Ustawa o sprawiedliwych standardach pracy zawiera przepisy dotyczące różnych rodzajów dokumentów płacowych. W ogólnym ujęciu, wystarczający okres przechowywania takich dokumentów powinien wynosić co najmniej trzy lata.
Dokumentacja dotycząca pracowników
Takie dokumenty należy przechowywać przez co najmniej sześć lat od momentu odejścia pracownika z pracy. Ta dokumentacja jest ważna jako dowód, że określeni pracownicy faktycznie pracowali w Twojej firmie, ale także może Ci pomóc w przygotowaniu referencji, kiedy zwrócą się o nie byli pracownicy. Z takich dokumentów trzeba będzie skorzystać również wtedy, jeżeli pracownik będzie chciał Cię pozwać.
Pliki dotyczące zatrudnienia
Wszelkie pliki związane z zatrudnieniem pracowników powinny być przechowywane przez około trzy lata. Komisja ds. Rówych Szans Zatrudnienia (Equal Employment Opportunity Commission) wymaga, aby takie dokumenty były przechowywane przez co najmniej rok.
Inne
Istnieją również mniej poważne dokumenty, które należy przechowywać dla świętego spokoju. Do takich dokumentów należą m.in. potwierdzenia zapłaconych rachunków za media, powitalne e-maile dotyczące nowego oprogramowania i spekulacyjne podania o pracę.
Jak skonfigurować system zarządzania dokumentacją
Przed przystąpieniem do tworzenia systemu zarządzania dokumentacją należy wziąć pod uwagę ważne kwestie. Jest to proces obejmujący całą firmę, który będzie wymagać kogoś na czele, a także wstępnego przeszkolenia całego zespołu. Elementy niezbędne do stworzenia skutecznego systemu zarządzania dokumentacją to:
Pracownik wyższego szczebla, który będzie odpowiedzialny za zarządzanie dokumentacją
Nie powinien to być ogólny obowiązek kogoś z działu HR, ale należy przydzielić pracownika wyższego szczebla, który będzie w pełni właścicielem tego procesu. Zarządzanie dokumentacją jest tak samo ważne, jak finanse Twojej firmy i nie spodziewałbyś(ałabyś) się, że jakakolwiek osoba podejmie się pracy zawiązanej z finansami, więc masz dedykowanego członka zespołu, który zarządza dokumentacją i odpowiada za archiwizację dokumentów.
Decyzje o tym, które dokumenty przechowywać i jak i kiedy to robić
Zdecyduj wraz z pracownikami wyższego szczebla i przy współudziale pozostałych członków zespołu, które z podstawowych dokumentów należy przechowywać. Określ długość okresu przechowywania i zdecyduj, jak należy usuwać dokumenty, kiedy nie będą już potrzebne. Okres przechowywania dokumentów może się różnić w zależności od ich rodzaju. Na przykład dokumenty dotyczące rejestracji firmy powinny być przechowywane bezterminowo, ale już szczegółowa dokumentacja w zakresie list płac pracowników może zostać usunięta po kilku latach.
Budżet na elektroniczne zarządzanie dokumentacją
Dokumenty cyfrowe prawdopodobnie stanowią większą część administracji i korespondencji w Twojej firmie i konieczne będzie skorzystanie z technologii informacyjnej, aby zapewnić ich bezpieczeństwo. Modele Software as a Service oznaczają, że program do zarządzania dokumentacją to nie tylko jednorazowa opłata dla firmy, ale stała miesięczna subskrypcja. Upewnij się więc, że masz na to budżet.
Pozwolenie na szkolenia i stały monitoring
Każdy pracownik firmy może potrzebować dostępu do dokumentacji, która powinna być kluczowym źródłem wiedzy. Dlatego Twój zespół będzie musiał zostać przeszkolony w zakresie uzyskiwania dostępu do dokumentów i odpowiedzialnego postępowania z nimi w ramach programu zarządzania dokumentacją. Są to jedne z najważniejszych dokumentów w Twojej firmie, dlatego konieczne będzie wyegzekwowanie nadzoru nad danymi i ustanowienie polityki zarządzania dokumentacją. Konieczne będzie również stałe monitorowanie tego systemu, szczególnie w przypadku dokumentów cyfrowych, aby upewnić się, że nie doszło do ich nieuprawnionego użycia lub przypadkowego usunięcia. Dzięki temu zawsze można przeprowadzić odzyskiwanie plików, zanim będzie za późno. Należy również rozważyć wdrożenie procesu odzyskiwania po awarii – przyda się on na przykład w sytuacji, gdy firma zostanie zaatakowana przez wirusa internetowego.
Inne rzeczy, które należy wziąć pod uwagę
Jeżeli Twoja firma pełni funkcję publiczną, na przykład jest przedsiębiorstwem użyteczności publicznej, Twoja istotna dokumentacja może podlegać ustawie o wolności informacji, która reguluje dokumenty federalne. Oznacza to, że wymagane może być, aby niektóre obszary ewidencji Twojej dokumentacji były dostępne jako dokumenty publiczne. Upewnij się, że taka możliwość została uwzględniona w Twoich procesach, kiedy zaczynasz wdrażać księgowość w swojej organizacji.
Wybór rozwiązania do prowadzenia dokumentacji biznesowej
Posiadanie odpowiedniego systemu zarządzania dokumentacją cyfrową jest podstawą procesu zarządzania dokumentacją. Dropbox to rozbudowane rozwiązanie do przechowywania plików, które idealnie nadaje się do zarządzania dokumentacją, oferując wszystkie narzędzia potrzebne do bezpiecznego przechowywania plików, a także wiele innych funkcji ułatwiających ogólne przepływy pracy i zarządzanie informacjami. Możesz też przenieść swoje dokumenty papierowe do cyfrowego archiwum dzięki łatwemu skanowaniu dokumentów. Ciesz się zaawansowanymi funkcjami kontroli zespołu, a także chronionym hasłem i ograniczonym w czasie dostępem zapewniającym najwyższy poziom bezpieczeństwa i zarządzania informacjami. Korzystając z rozszerzonej historii wersji, możesz odzyskać wcześniej usunięte lub zmodyfikowane pliki nawet sprzed 10 lat.
Dzięki Dropbox możesz mieć pewność, że Twoja dokumentacja jest całkowicie bezpieczna i w pełni dostępna dla upoważnionych użytkowników.
Powyższe informacje nie stanowią porady prawnej. W przypadku pytań natury prawnej zalecamy konsultację z prawnikiem.