Co to jest silos informacyjny?
W miarę rozwoju biznesu silosy organizacyjne nieuchronnie się powiększają. Gdyby wszystko szło zgodnie z planem, każdy członek zespołu byłby na bieżąco informowany o postępach w istotnych projektach. W idealnym świecie nigdy nie dochodziłoby do opóźnień w przekazywaniu informacji między działami. Ale nawet najbardziej nowatorskie i innowacyjne firmy nie są w stanie uchronić się przed powstawaniem silosów. Nie oznacza to jednak, że nie da się tych silosów zburzyć lub im zapobiegać.
Silosy organizacyjne są wyzwaniem zarówno dla dużych, jak i małych przedsiębiorstw. Ale czym w ogóle jest silos? Silos to system, który dzieli pracowników – zwykle według działów, w których pracują. Prowadzi to do powstania barier utrudniających komunikację i współpracę zespołów, a także zmniejsza wydajność pracy i zaburza przepływ informacji.
Warto zauważyć, że „silosy” to nie „zespoły”. Problemem nie jest fakt, że organizacje zatrudniają szereg specjalistów, łącząc ich w niewielkie zespoły. Tak naprawdę zespoły specjalistów to świetny sposób na poprawę koncentracji w pracy oraz zwiększenie zakresu odpowiedzialności w firmie. Z kolei silosy organizacyjne określają sposób, w jaki pracują zespoły – i nie jest to szczególnie pozytywne zjawisko. Gdy mówimy, że zespoły „pracują w silosach”, oznacza to, że są one odizolowane od reszty organizacji. Prowadzi to do sytuacji, w których jeden zespół ogranicza działanie drugiego, pojawiają się nieporozumienia i szereg innych problemów.
Co jest złego w pracy w izolacji?
Praca w izolacji może mieć poważny wpływ na rozwój biznesu. Silosy mogą prowadzić do walki o wpływy i braku zaufania do innych pracowników. Skutkuje to zarówno brakiem wydajności, jak i powielaniem pracy w poszczególnych działach. W praktyce wygląda to tak, że zespoły przestają się komunikować, zaczyna brakować informacji zwrotnej, a nieporozumienia zakłócają przebieg projektów. W takim wypadku struktura organizacyjna bardzo szybko zaczyna zabijać innowacyjność, a fundamenty współpracy zaczynają nieuchronnie pękać.
Dane są kluczem do najwyższej jakości obsługi klienta, a praca w silosach informacyjnych może również negatywnie wpłynąć na zadowolenie klientów. Jeśli dzielenie się informacjami nie jest dla zespołów standardem współpracy, mogą one nie być w stanie efektywnie wykorzystywać tych danych. Przełamanie utartych zakresów kompetencji w organizacji może więc doprowadzić albo do niesłychanego sukcesu Twojej firmy, albo do kompletnej porażki.
Jak zlikwidować silosy organizacyjne
Gdy już uda Ci się określić, jakie silosy organizacyjne powstały w Twojej firmie, pora działać. Odpowiednio wczesne wdrożenie długoterminowych, skalowalnych rozwiązań może uchronić miejsce pracy przed utknięciem w zamkniętej kulturze silosów organizacyjnych. Jak to zrobić? Oto nasza strategia, która umożliwi Ci zlikwidowanie niekorzystnych silosów w Twojej organizacji:
Przekazuj szerszy obraz sytuacji
W wielu przypadkach silosy organizacyjne zaczynają się tworzyć, gdy pracownicy wykazują lojalność wobec zespołu lub menedżera, a nie wobec firmy. Aby temu zaradzić, zespoły powinny zrozumieć, jaki mają wkład w całkowity, większy obraz działalności firmy, szczególnie w obszarach, w których ich praca przyczynia się do osiągnięcia wspólnego celu. Umożliwi to zespołom w różnych działach postrzeganie siebie jako jednostki zmierzające w tym samym kierunku, nie zaś jako wewnętrzne silosy walczące o swoją pozycję.
Przejrzystość działania i komunikacja to klucze do sukcesu, ponieważ sprzyjają one poczuciu wspólnej odpowiedzialności w obrębie całej organizacji. Gdy zespoły ds. sprzedaży zrozumieją, co dzieje się w dziale marketingu, będą o wiele mniej skłonne do zazdrosnego gromadzenia danych i zasobów. Zadbaj o to, by misję firmy przekazywać różnymi kanałami. Dzięki temu pracownicy zawsze będą mieli ją na uwadze.
Odgórnie zarządzaj silosami organizacyjnymi
Niemal zawsze przyczyną źródłową powstawania silosów są problemy w obszarze przywództwa. Jeśli zespół kierowniczy nie jest skoncentrowany na nadrzędnych celach Twojej firmy, trudno Ci będzie poradzić sobie z silosami informacyjnymi. Gdy jednak kierownicy zjednoczą się w ramach wspólnej wizji firmy oraz zobowiążą się do przestrzegania koncepcji współpracy między działami, zespoły podążą za nimi.
Co możesz zrobić, by stworzyć spójnie działający zespół kierowniczy? Jako lider musisz wspierać rozwój środowiska, które umożliwi wymianę zdań i zachęci do niej. Daj każdemu szansę na wyrażenie swojego zdania, dbając o to, by cały zespół kierowniczy wiedział, że wysłuchano wszystkich opinii i wzięto je pod uwagę. Gdy już jednak podejmiesz jakąś decyzję, kierownictwo musi współpracować i dążyć do wspólnego celu Twojej organizacji.
Zadbaj o współpracę między działami
Ważne jest, aby członkowie zespołu mieli poczucie przynależności nie tylko do swojego zespołu, ale i do całej organizacji. Zachęcając do współpracy między działami, możesz sprawić, że członkowie zespołu stworzą relacje wykraczające poza granice działów, poprawiając tym samym koordynację i współpracę całej organizacji. Ponadto jest to świetny sposób na walkę z brakiem wydajności operacyjnej, która objawia się powielaniem niektórych zadań czy dłuższym cyklem pracy, wynikającymi z silosów organizacyjnych.
Świetnym rozwiązaniem mogą okazać się wielozadaniowe zespoły, które składają się z jednostek z różnych obszarów funkcjonowania firmy. W takim zespole może na przykład znajdować się jedna osoba z działu finansów, jedna z marketingu, jeden projektant, jeden inżynier itd. Taka struktura organizacyjna nie tylko wpiera pozytywne interakcje i współpracę zespołową między pracownikami, ale także pomaga ograniczyć liczbę przypadków przerzucania obowiązków oraz przerywania pracy. Dzięki temu taki zespół może zająć się większością kwestii w procesie obsługi klienta.
Organizuj międzydziałowe szkolenia
O ile specjalizacja jest istotną cechą, to dobrze jest też dzielić się informacjami i wiedzą specjalistyczną w ramach międzydziałowych szkoleń. Regularne sesje szkoleniowe dla wielu działów mogą uświadomić pracownikom, że używane przez nich zasoby i dane mogą przydać się także innym. Jest to również sposób, by zachęcić do rozwoju zawodowego, ponieważ zespoły zaczynają lepiej rozumieć, które aspekty działania firmy są dopasowane do ich zainteresowań i umiejętności.
Istnieje wiele innych sposobów na przełamywanie granic między działami. Robią to na przykład korporacyjne „sesje hackatonów”, spopularyzowane przez wielkie korporacje z Doliny Krzemowej. Uczestnicy są zachęcani do dzielenia się na grupy z członkami zespołów z różnych działów, co pomaga w zacieraniu podziałów i przełamywaniu myślenia typowego dla silosów organizacyjnych, co ma wpływ na działanie wielu dużych startupów technologicznych.
Pracuj wydajniej dzięki Dropbox
Istnieje też cały szereg narzędzi ułatwiających współpracę, które możesz wykorzystać, by zachęcić zespoły do współpracy między działami i pomóc im pracować mądrzej. Inteligentny obszar roboczy Dropbox oferuje jedną, uporządkowaną przestrzeń do pracy, zapewniając łatwy dostęp do całej zawartości i wszystkich narzędzi, których potrzebujesz. Inteligentny obszar roboczy łączy wszystkie osoby zaangażowane w tworzenie projektu lub pliku, dzięki czemu masz możliwość scentralizowania współpracy, zamiast rozdzielać ją na wiele różnych kanałów. Możesz też łatwo przygotować i udostępnić nagranie ekranu z Dropbox Capture, dzięki czemu przekażesz pracownikom nie tylko treść, ale również wydźwięk wiadomości. Film jest bardziej osobistym medium niż kolejny plik PDF.
Przełamywanie utartych zakresów kompetencji w organizacji nigdy nie jest prostym zadaniem, ale nie możesz pozwolić sobie na unikanie go. Zachęcając zespoły do współdzielenia wizji firmy w celu efektywnej współpracy, podejmujesz kroki, które wyeliminują silosy organizacyjne w Twoim miejscu pracy, dzięki czemu firma ma szansę na większy sukces.
