Czym jest metodyka agile?
Na początku XXI w. metodyka agile została spopularyzowana jako główne podejście do zarządzania projektami w wielu organizacjach związanych z technologią. Dzisiaj większość zespołów tworzących oprogramowanie w jakimś stopniu opiera się na metodyce agile, a jej niektóre elementy są obecne w wielu firmach. Nawet samo słowo „zwinny” (ang. agile) stało się bardziej powszechne, a czołowi myśliciele akcentują potrzebę „zwinności” w biznesie. Ale jak właściwie rozumieć zwinne zarządzanie projektami w firmie?
Metodyka agile to proces zarządzania projektami, który dzieli te projekty na mniejsze zadania i etapy. Podział pracy na mniejsze części daje zwinnym zespołom możliwość analizy opinii interesariuszy, ponownej oceny wykonanej pracy i przyjęcia iteratywnego podejścia na każdym etapie projektu. Jednym z najczęstszych sposobów, w jaki wykorzystuje się agile, jest dzielenie pracy na krótsze fazy rozwoju, zwane sprintami. Pozwalają one zespołowi na szybkie wykonywanie pracy oraz jej ponowną wspólną ocenę z menedżerami i interesariuszami w ramach regularnego planowania sprintów i codziennych spotkań. Po dokonaniu oceny zespół projektowy i interesariusze mogą realizować dalsze etapy projektu lub zmienić harmonogram kolejnych sprintów. W porównaniu z tradycyjnym podejściem do zarządzania projektami, w agile liczy się szybkość, elastyczność, praca zespołowa i potrzeby interesariuszy.
Skąd wzięła się metodyka agile?
Ta koncepcja została stworzona na początku XXI w. przez grupę programistów, którzy sformułowali cztery główne zasady agile:
- ludzie i interakcje ponad procesami i narzędziami,
- działające oprogramowanie ponad obszerną dokumentacją,
- współpraca z klientem ponad formalnymi ustaleniami,
- reagowanie na zmiany ponad podążaniem za planem.
Te wartości, przedstawione w Manifeście agile opracowanym w 2001 roku, ukształtowały podejście agile do zarządzania projektami i zmieniły branżę oprogramowania.
Wcześniej preferowanym podejściem w projektach programistycznych było Waterfall. Co prawda kiedy podejście Waterfall pojawiło się w latach 70., zostało uznane za przełomowe, ale na początku XXI w. stało się problematyczne. Przede wszystkim chodziło w nim o tworzenie ogromnej ilości dokumentacji i sztywne planowanie realizacji projektów, które nawet jeszcze się nie rozpoczęły. Kiedy jednak się rozpoczynały – osobne, często wyizolowane zespoły ściśle realizowały nakreślone wcześniej plany, utrudniając w ten sposób dostosowanie projektu do bieżących problemów lub zmian w wymaganiach interesariuszy. Natomiast dzięki metodom rozwoju opartym na agile zespoły mogły wcześniej rozpoczynać pracę nad projektami, dostosowywać się do pojawiających się problemów i tworzyć plany razem z klientami i interesariuszami.
Dlaczego zwinne zarządzanie projektami jest tak popularne?
Na początku XXI w. korzyści płynące z agile były dla firm technologicznych, w porównaniu do podejścia Waterfall, czymś oczywistym. Ale zalety zwinnego tworzenia oprogramowania wykraczają poza programowanie samo w sobie, gdyż dziś w swoich procesach wykorzystuje je wiele innych branż. Co zatem sprawiło, że metodyka agile stała się tak atrakcyjna dla kierowników projektów i liderów biznesu?
Możliwość adaptacji
Metodyka agile obejmuje przede wszystkim umiejętność reagowania na zmiany planów lub otoczenia oraz pojawiające się problemy. Elementy takie jak zdolność do oceny bieżącej pracy, harmonogramów i celów projektu są wbudowane w podejście agile. Jeśli interesariusz chce zmienić zakres lub kierunek projektu, planowanie codziennych spotkań i sprintów daje zespołom możliwość obrania innego kursu. Jeśli zaś członek zespołu natrafia na jakiś problem z bieżącym zadaniem lub częścią projektu, harmonogram można zmienić, tak by ów problem mógł być szybko rozwiązany. Agile umożliwia bowiem szybką zmianę strategii, dzięki czemu zespoły projektowe nie muszą tworzyć czegoś, co nie spełnia już wymagań interesariuszy.
Dostosowywanie się do wymagań interesariuszy
Taki poziom elastyczności sprawia, że metodyka agile daje możliwość dostosowania się do wciąż zmieniających się wymagań i potrzeb klientów. To normalne, że ustalone z interesariuszami cel lub zakres danego projektu bardzo często się zmieniają. Czasami bywa tak, że pojawiają się dodatkowe zadania do wykonania lub nowe potrzeby klienta, których ten wcześniej nie przewidział, albo zmieniają sie wymagania klienta końcowego. Niezależnie od powodu zmiany planów interesariusza, dzięki agile możesz na bieżąco dostosowywać się do zmian i przekazywać gotowe projekty bez zwłoki. To sprawia, że produkty, które dostarczasz klientom, spełniają ich zmieniające się oczekiwania, niezależnie od tego, jak te oczekiwania ewoluowały od początku projektu.
Szybkość
Oczywiście nie nazywalibyśmy tego sposobu zarządzania „zwinnym”, gdyby takim nie było. Dzielenie zadań i czasu pracy na mniejsze, jasno określone części i odcinki w ramach agile pozwala zespołom na skupienie i szybszą pracę. W praktyce oznacza to, że produkty mogą szybciej trafić na rynek lub do klientów. Jednak dopiero połączenie tej szybkości z możliwością dostosowania się do wymagań klientów sprawia, że metodyka agile jest tak atrakcyjna dla firm z różnych branż. W przypadku pojawienia się problemów Twój zespół może, zmieniając kierunek działań, szybko sobie z nimi poradzić. Nie trzeba tracić czasu na powrót do początkowych planów lub dokumentów; wystarczy zasygnalizować problem na jednym z codziennych spotkań, zaplanować jego rozwiązanie i pozbyć się go. W ten sposób metodyka agile ułatwia zespołom skupienie na poszczególnych zadaniach i ukończenie ich na czas.
Jakie wyzwania stawia przed nami podejście agile?
Agile nie jest jednak niezawodnym rozwiązaniem. Tak jak w przypadku każdego podejścia do zarządzania projektami, istnieją zagadnienia, z którymi ten system pracy poradzi sobie zdecydowanie najlepiej, ale są i takie, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę, wykorzystując tę metodę. Agile, podobnie jak Waterfall, ma swoje wady i słabe punkty, które mogą utrudnić pracę, jeśli nie będą odpowiednio mitygowane.
Zarządzanie zakresem zadań
Możliwość szybkiego dostosowywania się do problemów i zmian w realizacji projektu obliguje nas do monitorowania postępów i zakresu projektu. Agile umożliwia swobodną zmianę planów i szybką pracę, jednak dynamiczne przeskakiwanie między zadaniami może sprawić, że przestaniesz kontrolować postęp projektu. Nawet jeśli Twój zespół pracuje wydajnie, możesz przekroczyć zaplanowany budżet lub czas, jeżeli obowiązki znajdujące się na liście zadań do zrobienia nie będą na bieżąco wykonywane. Zwinne zespoły i kierownicy projektów powinni być na bieżąco z zakresem projektu i planem działania, by mieć pewność, że ilość pracy, jakiej się podejmują, nie wymknie się spod kontroli.
Planowanie
W podejściu agile zakres projektu nie jest jedynym elementem, który może wymknąć sie zespołowi spod kontroli. Zespoły planujące kolejne kroki w sprintach mogą elastycznie dopasowywać harmonogramy i najważniejsze zadania do bieżących potrzeb. Jednak gdy członkowie zespołu zaczną zmieniać zakres swojej pracy, zajmować się nowymi zadaniami i pomagać w rozwiązywaniu problemów, harmonogram powinien być na tyle elastyczny, by pomieścić te wszystkie zmiany. Jeśli więc trzymasz się ścisłego harmonogramu, upewnij się, że zaplanowane sprinty nie wykraczają poza wyznaczone ramy czasowe.
Ponadto zespoły, które same organizują swoją pracę i przeskakują między różnymi zadaniami dopasowanymi do bieżących potrzeb, w końcu będą musiały wrócić do przydzielonych im obowiązków. W tym momencie zwinni kierownicy projektów powinni wiedzieć, na jakim etapie projektu znajduje się dany zespół. Powinni także upewnić się, że żadne zadanie nie zostało pominięte. W przeciwnym razie podczas licznych sprintów można zapomnieć o zadaniu, które zostało już uznane za wykonane.
Komunikacja
W podejściu agile nadanie pracy zespołowej i szybkiemu reagowaniu odpowiednich priorytetów oznacza, że komunikacja staje się kluczowa. Członkowie zespołu muszą mieć możliwość swobodnego informowania się o bieżących postępach, pojawiających się problemach i potrzebie pomocy. Ta komunikacja musi zachodzić regularnie między wszystkimi członkami zespołu i musi być bezpośrednio związana z planowaniem. Pozostawanie w kontakcie z interesariuszami jest niezwykle ważne, ponieważ możesz dostosować swoje plany tylko wtedy, gdy wiesz, czego oczekują Twoi klienci.
Jak wdrożyć proces agile
Jeśli zainteresowała Cię możliwość wprowadzenia w swoim zespole metodyki zwinnego zarządzania projektami, możesz skorzystać z bardzo wielu sprawdzonych strategii i praktyk – takich jak, na przykład, sprinty i codzienne spotkania. Oczywiście używanie odpowiedniego oprogramowania i narzędzi do zarządzania projektami również może wpisywać się w zwinne podejście do planowania lub wręcz przeciwnie – zaprzeczać mu. Oto niektóre z najważniejszych metod i czynności podczas wprowadzania i korzystania z metodyki agile:
Śledź zadania
By móc zaplanować, co trzeba zrobić w kolejnych sprintach, musisz wiedzieć, które zadania zostały już ukończone. W związku z tym Twój zespół powinien opanować monitorowanie postępów do perfekcji. Porządkowanie wymagań lub doskonalenie backlogu produktu (ang. backlog refinement lub backlog grooming) to technika, którą często stosują zwinne zespoły. Opiera się ona na zapewnieniu zespołom przejrzystości, nadawaniu odpowiednich priorytetów zaległym zadaniom oraz upewnianiu się, że zadania znajdujące się na górze listy są ukończone. Niektóre spotykające się codziennie zespoły w procesie planowania używają tradycyjnych tablic lub tablic Kanban, jednak większość z nich woli korzystać ze specjalnego oprogramowania do zarządzania zadaniami. Za pośrednictwem narzędzi takich jak Trello Dropbox łączy w sobie funkcje oprogramowania do zarządzania zadaniami, dzięki którym Twój zespół może na bieżąco i w czasie rzeczywistym monitorować procesy na poziomie różnych aplikacji.
Postaw na regularną i efektywną komunikację
Odpowiednia komunikacja jest podstawą każdego modelu zwinnego zarządzania projektami. Zapewnianie zespołom odpowiednich środków i możliwości regularnej komunikacji jest zatem kluczowe. Podczas gdy sprinty zwykle przeprowadzane są w 2-3 tygodniowych seriach, wielu koordynatorów spotkań organizuje codzienne rozmowy, by monitorować postępy każdego dnia. Wprawdzie Twoja „komunikacyjna rutyna” zależy od Ciebie i Twojego zespołu, ale korzystanie z odpowiednich narzędzi może pomóc Ci usprawnić tę komunikację.
Integracje z aplikacjami takimi jak Slack czy Zoom, które służą do czatowania w czasie rzeczywistym i prowadzenia wideokonferencji, pomogą Ci organizować spotkania zespołowe i sesje planowania. Możesz udostępniać pliki i rozmawiać bezpośrednio z poziomu Dropbox, ograniczając w ten sposób czas spędzony na poruszanie się między zakładkami i zmienianie kontekstu. Dropbox Capture pozwala nagrać siebie i swój ekran, dzięki czemu możesz udostępnić i wyjaśnić zespołowi ważne zmiany, unikając długich wiadomości e-mail i spotkań. Jest to szczególnie przydatne we współpracy z zespołami zdalnymi lub z członkami zespołu, których biurka są po prostu zbyt daleko.
Przerwa na opinię
Model agile może zachęcać do przeskakiwania między jednym zadaniem a drugim w przekonaniu, że każde z nich zostało już ukończone. Warto jest jednak poświęcić trochę czasu na wymianę opinii oraz analizę sprintów w procesach realizowanych w oparciu o metodykę agile, by pozwolić zespołom spojrzeć na zadania z szerszej perspektywy. Poświęcając czas na wymianę opinii pod koniec każdego sprintu, zespoły będą mogły ponownie ocenić efekty swojej pracy i ustalić nowe priorytety.
Taka następcza analiza sprintów jest także ważna dla oceny wpływu planowania na rozwój całego projektu. W tym celu niezbędne jest śledzenie realizacji zadań i prowadzenie odpowiedniej dokumentacji pracy. Dropbox ma wbudowane funkcje kontroli wersji, dzięki czemu możesz ocenić pracę swojego zespołu na każdym etapie rozwoju projektu. Z takiej analizy można również skorzystać podczas krótkich spotkań z zespołem, by sprawdzić postępy poszczególnych jego członków lub wycofać zmiany, które nie zdobyły Twojego uznania.
Praca z metodyką agile
Metodyka agile odmieniła sposób pracy i pojmowania sukcesu wielu menedżerów w wielu firmach. Od początku XXI w. jest siłą napędową branży oprogramowania, a jej elementy przeniknęły do szeroko rozumianego „świata pracy”. Niezależnie od tego, czy już jutro zamierzasz spotkać się ze swoim zespołem, czy raczej zostaniesz przy wiadomościach e-mail, wygląda na to, że metodyka agile może zagościć w Twojej firmie na dłużej.
