Obecna na ponad 30 międzynarodowych rynkach i dysponująca niezależnymi konsultantami kosmetycznymi sprzedającymi jej produkty na całym świecie firma Mary Kay nie mogłaby funkcjonować bez rozwiązań do zachowania łączności w rozległej sieci pracowników, a także do udostępniania oraz przechowywania plików, danych i innych informacji. W przeszłości organizacja korzystała z usługi Dropbox głównie do przesyłania plików, ale niedawny wzrost popularności pracy zdalnej skłonił zespół do ponownego przeanalizowania stosowanych metod pracy. Dzisiaj Dropbox „jest tak naprawdę miejscem, gdzie pracujemy” — mówi David Wilson, starszy menedżer ds. technologii kreatywnych i produkcji w zespole ds. usług kreatywnych w USA. „Wspaniale jest móc korzystać z rozwiązania, które stanowi scyzoryk szwajcarski wśród narzędzi do pracy kreatywnej. Łatwiej byłoby wymienić, do czego go nie używamy”.
Poniżej Wilson zdradza, jak Mary Kay wykorzystuje produkty Dropbox do przekazywania informacji o wydarzeniach i gromadzenia materiałów z wydarzeń, do porządkowania i wyszukiwania zdjęć oraz filmów, a także do asynchronicznej pracy nad plikami w celu stworzenia cyfrowego miesięcznika.
Krok 1: przygotowania i faza przedprodukcyjna
Jesteśmy firmą sprzedaży bezpośredniej zrzeszającą setki tysięcy niezależnych konsultantów kosmetycznych, z którymi musimy się komunikować, a większość typowych rozwiązań nie sprawdza się w naszym przypadku zbyt dobrze. Organizujemy wiele wydarzeń i musimy najpierw je zapowiedzieć, a następnie umożliwić ich uczestnikom łatwe przesyłanie nam zdjęć, które wykorzystamy na portalach społecznościowych i w naszym magazynie Applause.
Dzięki Dropbox Transfer możemy utworzyć jedno łącze i udostępnić je dowolnej liczbie osób – to świetny sposób na dostarczenie zaproszenia w formacie PDF. Możemy również wysłać do uczestników prośbę o pliki, aby przesłali nam swoje ulubione zdjęcia i filmy za pomocą określonego łącza. Odesłanie zdjęć nie stanowi dla nich problemu, a przesłane materiały automatycznie trafiają do utworzonego przez nas folderu, dzięki czemu nasz zespół może je łatwo znaleźć i przejrzeć. Z punktu widzenia bezpieczeństwa jest to rozwiązanie znacznie lepsze niż witryna FTP, ponieważ poszczególni niezależni konsultanci kosmetyczni nie mają dostępu do plików innych osób.
Krok 2: przeglądanie, wyszukiwanie i przesyłanie zasobów
Obecnie wszystkie nasze kreatywne pliki, w tym wszystkie zdjęcia z wydarzeń, przechowujemy w Dropbox. Nasz zespół ds. mediów społecznościowych lub zespół ds. rozwoju sprzedaży przegląda zdjęcia, określa, które z nich wykorzysta, i upewnia się, że mamy prawa do ich wykorzystania. Jeśli ktoś z zespołu musi znaleźć konkretne zdjęcie, może je łatwo wyszukać. W przeszłości nie mieliśmy tak naprawdę możliwości przeszukiwania naszych serwerów plików. W Dropbox jest inaczej. Teraz konieczność znalezienia materiałów nie jest już powodem do zmartwień.
Przesyłanie plików też stało się o wiele łatwiejsze. Powiedzmy, że musimy przenieść tysiące zdjęć z wydarzenia z jednej lokalizacji do innej. W przeszłości mieliśmy inne rozwiązanie w chmurze, ale często, gdy przenosiliśmy duże partie plików, te operacje po prostu kończyły się niepowodzeniem lub mieliśmy wiele przypadków uszkodzenia plików. Nawet jak wszystko działało, to bardzo powoli. W Dropbox wystarczy zainicjować transfer jako operację w sieci i zająć się swoimi sprawami. Transfer przebiega szybko, płynnie i bezproblemowo.
Krok 3: produkcja kreatywna
Zespół kreatywny ma zdjęcia, których chce użyć, i gotowy tekst. Zespół projektantów pracuje nad stworzeniem stron, które trafią do magazynu. Praca odbywa się zdalnie i asynchronicznie, więc aby zapobiec problemom z różnymi wersjami i utratą wyników, niezbędny jest system, który zapewni, że w danym momencie nad danym plikiem pracuje tylko jedna osoba. Dropbox ma funkcję blokowania edycji. To takie proste. Podczas korzystania z pliku można go zablokować i odblokować – wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy i skorzystać z polecenia Zablokuj edytowanie. Rozwiązanie oferowane przez Dropbox jest takie proste i eleganckie. Załóżmy teraz, że chcę się dowiedzieć, kto zablokował plik. To też jest łatwe. Wystarczy kliknąć plik dwukrotnie, aby pojawiły się informacje o tym, że jest zablokowany do edycji, o tym, kto go zablokował, i pytanie, czy chce się poprosić tę osobę o odblokowanie go. Czy to nie jest niesamowite? Jeśli osoba, która zablokowała plik, jest z jakiegoś powodu niedostępna, możemy go odblokować, korzystając z uprawnień administratora.
Krok 4: komentowanie i recenzowanie
Dropbox bardzo ułatwia dodawanie komentarzy do plików oraz tworzenie filmów Capture z komentarzem. Aby przygotować szybką recenzję wideo, po prostu tworzymy nagranie za pomocą usługi Capture i wysyłamy je wybranym osobom do obejrzenia w przyszłości. Natomiast jeśli chcemy skomentować plik PDF z rozkładówką zdjęć, możemy to zrobić za pomocą edytora PDF. Mamy wiele opcji pozwalających osiągnąć ten sam cel.
I voilà. Plik PDF jest gotowy i może zostać wysłany do tysięcy ludzi na całym świecie. Kolejny sukces firm Mary Kay i Dropbox.
Krok bonusowy: odzyskiwanie plików
Możliwość łatwego odzyskania usuniętego pliku lub wcześniejszej wersji pliku jest kluczowa.
W przeszłości co kilka dni robiliśmy kopie zapasowe plików na naszych serwerach. Jednak plik, który został dodany do serwera po wykonaniu ostatniej kopii zapasowej i przypadkowo usunięty przed wykonaniem kolejnej kopii, był już nie do odzyskania. A nawet jeśli jakoś udało się go odzyskać, wracaliśmy do wersji, która była o kilka iteracji starsza od najnowszego egzemplarza. To prowadziło do tego, że pracownicy gromadzili wiele wersji plików, co było prawdziwym problemem, ponieważ powstawało ryzyko, że przypadkowo wysłana zostanie nie ta wersja, która została zatwierdzona. Teraz jednak za każdym razem, gdy zapisujemy plik, Dropbox też to dla nas robi. Pracownicy nie muszą się martwić o tworzenie kopii i zapisywanie osobnej wersji. Mają pewność, że już znajduje się w bezpiecznym miejscu. W razie potrzeby mogą do niej wrócić, klikając prawym przyciskiem myszy opcję „Przejdź do historii wersji”. Ta świadomość zapewnia im prawdziwy spokój ducha.
