Wyzwanie
- Pomimo przejścia na pracę zdalną firma Cully Automation nadal korzystała z wiadomości e-mail i listów, aby wysyłać umowy i dokumenty do podpisu
- Było to kosztowne, marnowało cenny czas pracowników i utrudniało zabezpieczanie procesu podpisywania
Rozwiązanie
- Firma Cully Automation używała usługi Dropbox już od 10 lat, dlatego wdrożyła rozwiązanie Dropbox Sign, aby stworzyć dla pracowników uproszczony przepływ pracy do tworzenia, wysyłania i podpisywania umów oraz do współpracy
Zmiana
- Faktury, umowy i poufne dokumenty są bezpiecznie udostępniane, podpisywane i przechowywane, a ścieżki kontrolne z sygnaturą czasową i automatyczne przypomnienia zapewniają, że nic nie zostanie pominięte, dzięki czemu firma Cully Automation może finalizować umowy o 50% szybciej
Wdrożenie usług Dropbox i Dropbox Sign było kluczem do rozwoju i sukcesu naszej firmy. Bez nich nie bylibyśmy tak wydajni i produktywni.
Cully Automation to irlandzka firma inżynierska, która oferuje wszystko — od projektowania i instalacji po automatyzację procesów na dużą skalę. Specjalizuje się ona w planowaniu, budowie, automatyzacji i konserwacji krytycznej infrastruktury wodnej w Irlandii.
Firma Cully Automation przez kilka lat korzystała z usług Dropbox, aby zarządzać współpracą między zespołami pracującymi w terenie i w biurze. Jednak gdy rozpoczęła się pandemia COVID-19, zespół potrzebował rozwiązania, które mogłoby rozszerzyć możliwości współpracy w czasie rzeczywistym o podpisywanie umów. Rozwiązanie musiało również uwzględniać zespoły pracujące w terenie na obszarach, gdzie przepustowość sieci jest niska. Takie zespoły dokonywałyby aktualizacji w trybie offline, aby zsynchronizować je później, po przywróceniu połączenia.
Droga do Sign
Biorąc pod uwagę, że każdy gość i pracownik musiał wypełnić ankietę dotyczącą powrotu do pracy i oficjalnie zadeklarować, że nie ma objawów choroby COVID-19 przed wejściem na teren obiektów, odwieczna metoda drukowania, podpisywania i zbierania papierowych formularzy szybko stała się czasochłonna i kosztowna. W połączeniu z koniecznością regularnego podpisywania i aktualizowania ważnej dokumentacji BHP, ocen ryzyka i raportów dotyczących urazów oznaczało to, że firma miała do czynienia z masą dokumentacji i niepotrzebnymi opóźnieniami administracyjnymi.
Chcąc umożliwić pracownikom, gościom i wykonawcom zdalne podpisywanie dokumentów i deklaracji, firma Cully Automation postanowiła skorzystać z rozwiązań Sign i Dropbox. Umożliwiło to firmie tworzenie, podpisywanie i bezpieczne przechowywanie prawnie wiążącej dokumentacji dla każdej lokalizacji i każdego biura, oraz wprowadzanie jej w czasie rzeczywistym. Co więcej, konfiguracja była szybka i prosta, co oznacza, że zespół zaczął korzystać z nowej technologii w ciągu zaledwie kilku dni.
Dzięki współpracy Dropbox i Sign w celu stworzenia pierwszego na świecie osadzonego rozwiązania do elektronicznego podpisywania i przechowywania dokumentów, decyzja o wdrożeniu Sign była prosta.
| Przed wprowadzeniem Sign | Po wprowadzeniu Sign | |
| Nadmierne poleganie na wiadomościach e-mail Dokumenty były podpisywane i odsyłane pocztą elektroniczną, co utrudniało zarządzanie najnowszymi wersjami. |
→ | Lepsza współpraca wewnętrzna Sign umożliwia automatyczne wysyłanie, podpisywanie i umieszczanie w odpowiednim folderze często używanych dokumentów, takich jak oświadczenia lub umowy. |
| Opóźnienia spowodowane czasochłonnym podpisywaniem Umowy musiały być wysyłane pocztą lub wymagały stawienia się sygnatariuszy w biurze, co powodowało niepotrzebne opóźnianie całego procesu o kilka dni. |
→ | Bezstresowe podpisywanie Pracownicy mogą teraz podpisywać umowy w kilka sekund, przyspieszając przepływy pracy i ułatwiając robotnikom szybsze wykonywanie tego, co muszą wykonać. |
| Strata czasu na ręczne przypomnienia Zespoły musiały ręcznie monitorować uzyskiwanie brakujących podpisów, co zabierało cenny czas, który można było przeznaczyć na ważniejsze zadania. |
→ | Automatyczne przypomnienia Sign automatycznie powiadamia wszystkich sygnatariuszy o brakujących podpisach, ułatwiając śledzenie, kto co podpisał — i kiedy. |
| Trudności w zabezpieczaniu procesu podpisywania W przypadku dokumentów wysyłanych do podpisu pocztą i w wiadomościach e-mail zabezpieczenie całego procesu i nadanie mu mocy prawnej było trudne. |
→ | Bezpieczne podpisy elektroniczne Dzięki ścieżkom kontrolnym z sygnaturami czasowymi i uwierzytelnianiu opartemu na rolach dokumenty mogą być bezpiecznie udostępniane i podpisywane oraz są prawnie wiążące. |
Poprawa współpracy i bezpieczeństwa dzięki Dropbox i Sign
Biorąc pod uwagę wysoki poziom wdrożenia oraz wzrost szybkości i dokładności procesu składania deklaracji COVID-19, zespoły ds. finansów, kadr i umów w firmie Cully Automation zdecydowały się na przyjęcie podobnego przepływu pracy. Teraz wszystko, od fakturowania, przez rekrutację, po zawieranie umów, jest zarządzane za pośrednictwem Dropbox i Sign.
Dzięki tym narzędziom w firmie Cully Automation powstała ujednolicona przestrzeń dla wszystkich działów do wydajnego zarządzania dokumentami. Od rozpoczęcia projektu do wdrożenia, Dropbox i Sign zapewniają bezpieczne przechowywanie dokumentów w łatwo dostępnej lokalizacji, co pozwala na lepszą współpracę i aktualizacje w czasie rzeczywistym.
Nie wyobrażam sobie życia bez Dropbox i Sign — te rozwiązania mają kluczowe znaczenie dla wszystkiego, co robimy. Są one wpisane w cały nasz cykl biznesowy, od wstępnej kwalifikacji, przez przetarg, aż po obsługę posprzedażną.
