Effectief versiebeheer van documenten

Help je teams een werkend versiebeheersysteem op te zetten waardoor ze altijd werken met de meest up-to-date versies van hun bestanden.

Werken met versiebeheer

Tegenwoordig werken teams binnen organisaties in verschillende afdelingen, kantoren, landen en tijdzones samen, allemaal terwijl ze dezelfde set documenten moeten gebruiken. Dit komt heel vaak voor, en toch hebben deze teams er vaak moeite mee om met al die verschillende versies van hun werkbestanden om te gaan. Hoeveel documenten genaamd 'DEFINITIEF' worden vrijwel direct opgevolgd door 'DEFINITIEF V2'? Als je team tijd verspilt aan het vinden van de meest recente bestanden en het bijhouden van wijzigingen, is het hoog tijd om een fatsoenlijk versiebeheersysteem op te zetten.

Wat is versiebeheer nou precies?

Versiebeheer is het proces van het beheren van verschillende versies van een bestand na verloop van tijd. Dit wordt gewoonlijk gedaan met een versiebeheersysteem. Ze mogen dan wel zijn ontstaan in softwareontwikkeling om wijzigingen aan codes bij te houden, maar versiebeheersystemen zijn niet zo ingewikkeld als ze klinken. Ze kunnen simpelweg bestaan uit software die wijzigingen bijhoudt en waarmee je altijd toegang hebt tot alle vorige versies van een bestand. Een versiebeheersysteem kan ook een set regels zijn voor het werken met een bestand, zoals een maparchitectuur om verschillende versies afzonderlijk op te slaan.

Je kunt deze systemen voor veel meer gebruiken dan het schrijven van codes. Met documentversiebeheer kan een schrijver bijvoorbeeld verschillende materiaalconcepten beheren, en een grafisch ontwerper kan wijzigingen aan een ontwerpbestand bijhouden.

Een beheersysteem voor documenten met versiebeheer maken

Je kunt versiebeheer op verschillende manieren benaderen, afhankelijk van de behoeften van je team en de grootte van je organisatie. Veel mensen zeggen gewoon welke versie van een bestand ze versturen of ze labelen documenten met hun initialen of 'gecontroleerd'. Iedereen labelt documenten op een andere manier, dus zelfs als er maar twee mensen samenwerken, kan dit snel verwarrend worden. Laat staan als het om een groter team of een hele organisatie gaat. Als het zover komt, heb je een gedefinieerde aanpak nodig om teambestanden te beheren.

Naamgevingsconventies

Het lijkt misschien een open deur, maar een duidelijke naamgevingsconventie voor je team is een essentieel onderdeel van versiebeheer. Om te beginnen moet een naamgevingsconventie consistent en duidelijk zijn voor iedereen die je bestanden opent. Hoe je team met deze bestanden omgaat, maakt echter ook uit. Als de datering van documenten voor je team bijvoorbeeld de belangrijkste factor bij de organisatie is, moeten bestandsnamen met een datum beginnen. Je team zal immers bestanden het vaakst aan de hand van de datum filteren en doorzoeken. Daarnaast moeten bestandsnamen de belangrijkste informatie bevatten om te begrijpen wat het document bevat. En als je alleen een naamgevingsconventie als versiebeheersysteem gebruikt, moet het natuurlijk ook een nummeringssysteem voor verschillende bestandsversies bevatten.

Informatiearchitectuur

Als je eenmaal een methode voor het labelen van documenten hebt die voor je team werkt, heb je een vrij toegankelijk systeem nodig om ze veilig op te slaan. Daar is informatiearchitectuur voor, wat niet meer is dan de indeling van mappen en bestanden waarin je informatie opslaat. Natuurlijk spelen naamgevingsconventies hierbij ook een grote rol. Het heeft geen zin om bestandsnamen strikt te organiseren als ze vervolgens in een map genaamd 'Werk' zitten. Informatiearchitectuur is echter ook een kwestie van wie toegang heeft tot deze bestanden, want niet alle bestanden moeten voor alle leden van je organisatie beschikbaar zijn.

Dit kun je meestal het best doen via een oplossing voor gedeelde bestandsopslag. Met teammappen in Dropbox Business kun je een veilige informatiearchitectuur maken. Door specifieke teams binnen Dropbox toe te wijzen, kun je opslagplaatsen voor hun werk maken met specifieke toegangsmachtigingen voor mensen binnen en buiten het team. Vervolgens kun je ervoor zorgen dat bestanden niet zonder toestemming worden gewijzigd en verschillende bestandsversies veilig kunnen worden gearchiveerd.

Versiebeheersoftware

Naamgevingsconventies en informatiearchitectuur zijn de basis van een succesvol documentbeheersysteem. Als ze je voornaamste wijze van versiebeheer zijn, kunnen ze echter ook tijdrovend zijn. Versiebeheersoftware automatiseert veel van de processen rondom versiebeheer en biedt extra voordelen die je met alleen naamgevingsconventies niet hebt.

Op z'n minst slaat versiebeheersoftware automatisch alle vorige versies van een bestand op. Deze kun je dan op elk moment openen of terugzetten en ze fungeren ook als back-up voor de huidige versie van het bestand. Met versiebeheersoftware kunnen teamleden bovendien tegelijkertijd aan verschillende versies werken en na afloop bijwerken naar de huidige versie. Zo kun je wijzigingen snel samenvoegen en bestandsconflicten oplossen.

In het kort: met versiebeheersoftware wordt het hele proces van bestandsversiebeheer vereenvoudigd en het biedt extra voordelen voor de teams die met deze bestanden werken.

Waarom is versiebeheer zo belangrijk voor teams?

Als je aan collaboratieve documenten werkt, is enige vorm van versiebeheer essentieel om op één lijn te blijven. Je moet immers weten welk bestand de definitieve versie is om een voltooid document af te tekenen, maar het gaat nog veel verder. De juiste software en goed versiebeheer kunnen tijdverlies voorkomen en de processen versnellen voor bedrijven in alle soorten en maten.

Alle verschillende versies van een bestand behouden

Het belangrijkste voordeel van versiebeheer is dat je gedurende de hele procesworkflow alle versies van een bestand kunt bewaren. Je kunt controleren op verschillen tussen versies en ervoor zorgen dat alle wijzigingen worden verwerkt. Je moet er zeker van zijn dat alles in de definitieve versie ook daadwerkelijk definitief is en niet die dag om één uur 's nachts nog even werd toegevoegd.

Als een project eenmaal is afgerond, kan versiebeheer ook cruciaal zijn voor het achteraf controleren van het werk van je team. In dit geval kan documentversiebeheer fungeren als een audittrail voor wat je teams uitvoeren tijdens een project, aangezien het hun voortgang stap voor stap bijhoudt. Met die informatie kun je problemen in je processen beter detecteren, vooral als het gaat om hoe je je werk in de toekomst kunt stroomlijnen.

Bestanden veilig afhandelen en bewerken

Niets zorgt voor zoveel vertraging als iemand die zonder toestemming een bestand overschrijft of het zelfs per ongeluk verwijdert. Op dat moment valt er niets anders te doen dan je e-mails doorspitten in de hoop dat er ergens nog een kopie van het originele bestand is. In plaats van hierop te hopen, kun je ook zeker weten dat je nog een back-up achter de hand hebt: versiebeheersystemen bewaren na elke wijziging een versie van het bestand. Met bestandsherstel van Dropbox is er altijd een vorige versie beschikbaar die je zo nodig kunt terugzetten, bijvoorbeeld omdat een teamlid verkeerde wijzigingen aanbrengt of een bestand verwijdert. Je hoeft je nooit meer zorgen te maken dat een bestand verdwijnt of er permanente wijzigingen worden aangebracht.

Wijzigingen van teamleden monitoren

Als een groot team samenwerkt, is het belangrijk dat je weet wie wanneer en waaraan welke wijzigingen heeft aangebracht. Gedeelde documenten bevatten gewoonlijk details over wie het document het meest recent heeft bewerkt, maar hierbij worden niet altijd andere teamleden vermeld. In dit geval zal het niet lang duren voor je tijd verspilt met e-mailtjes om te vragen wie het bestand heeft gecontroleerd en wat er is veranderd.

Het is belangrijk om bestandswijzigingen en verschillende versies van documenten aan een teamlid te kunnen koppelen, en daar heb je versiebeheersoftware voor nodig. Als je bijvoorbeeld versiebeheer in Dropbox gebruikt, zijn alle bestandswijzigingen zichtbaar en worden deze rechtstreeks aan het e-mailadres en account van een teamlid gekoppeld. Je ontvangt meldingen wanneer iemand een bestand bewerkt, inclusief wat er precies is veranderd, of als iemand een bestand of map in een gedeelde map verplaatst of verwijdert.

Dit niveau van versiebeheer zorgt voor meer transparantie in het beheerproces van je bestanden en meer verantwoording voor die bestanden. Je kunt het zien wanneer teamleden aan een bestand beginnen te werken of als er iets verkeerd of per ongeluk wordt gewijzigd. Alle bestandswijzigingen kun je onmiddellijk dubbelchecken bij de relevante persoon zonder onhandige e-mails of teambrede meldingen in Slack.

Een bron van waarheid binnen je organisatie

Als je werkt met een team dat op verschillende locaties of in sterk gereguleerde ruimten werkt, is het cruciaal om op één lijn te blijven. Maar als informatie niet gecentraliseerd en toegankelijk is, raken teams snel uit sync en kunnen silo's ontstaan. In combinatie met de juiste informatiearchitectuur kan versiebeheer je helpen om een gedeelde informatiebron te maken en behouden voor alle delen van je organisatie.

In plaats van dat je constant bijgewerkte richtlijnen moet rondsturen, kun je met versiebeheer één gecentraliseerd document bijhouden dat iedereen in je organisatie kan raadplegen. Met Dropbox kunnen je HR-richtlijnen bijvoorbeeld in een enkele gedeelde map worden opgeslagen, met specifieke toegangsmachtigingen voor verschillende teamleden. Als deze bestanden worden bijgewerkt, vinden teamleden de nieuwste informatie in dezelfde bron en kunnen bewerkers alle verouderde informatie bijhouden. Zo zorg je er eenvoudig voor dat informatie veilig wordt opgeslagen en toegankelijk is voor iedereen die deze nodig heeft, en dat er een back-up van wordt gemaakt.

Processen automatiseren en versnellen met versiebeheer

Het einddoel van alle procesoptimalisatie is natuurlijk dat iets gemakkelijker en minder tijdrovend wordt voor zowel managers als teamleden. Documentversiebeheer kan je team helpen vanaf het begin flexibeler te zijn. Hiermee blijft iedereen up-to-date en op één lijn met betrekking tot documenten. Tegelijkertijd biedt het bescherming tegen downtime door fouten in de afhandeling van bestanden.

Dankzij de extra voordelen van toezicht, transparantie en beveiligingen garanderen versiebeheersystemen dat je over de recentste versie van een bestand beschikt. Ze kunnen ook inzichten bieden in de processen van je team en je helpen deze te verfijnen en ze in de toekomst binnen je hele organisatie te stroomlijnen.

Ontdek een betere manier van samenwerken.

Ga aan de slag met Dropbox Business