Effectief versiebeheer van documenten

Help je teams een werkend versiebeheersysteem op te zetten waardoor ze altijd werken met de meest up-to-date versies van hun bestanden.

true

Wat is versiebeheer nou precies?

Tegenwoordig werken teams binnen organisaties in verschillende afdelingen, kantoren, landen en tijdzones samen, allemaal terwijl ze dezelfde set documenten moeten gebruiken. Dit komt heel vaak voor, en toch hebben deze teams er vaak moeite mee om met al die verschillende versies van hun werkbestanden om te gaan. Hoeveel documenten genaamd 'DEFINITIEF' worden vrijwel direct opgevolgd door 'DEFINITIEF V2'? Als je team tijd verspilt aan het vinden van de meest recente bestanden en het bijhouden van wijzigingen, is het hoog tijd om een versiebeheersysteem op te zetten.

Met versiebeheer worden verschillende versies van bestanden over langere tijd beheerd. Versiebeheersystemen kwamen aanvankelijk op in de softwareontwikkeling om de wijzigingen in de code te beheren. Nou is het allemaal niet zo ingewikkeld als het klinkt. Ze kunnen simpelweg bestaan uit software die wijzigingen bijhoudt en waarmee je altijd toegang hebt tot alle vorige versies van een bestand. Een versiebeheersysteem kan ook een set regels zijn voor het werken met bestanden, zoals een maparchitectuur om verschillende versies op te slaan.

Je kunt versiebeheer voor veel meer gebruiken dan voor het maken van code. Zo kan een schrijver met versiebeheer van documenten verschillende kladjes van een boek beheren. Ook kan het een grafisch ontwerper helpen bij te houden wat het definitieve ontwerp voor een klant is.

Vijf redenen waarom versiebeheer onmisbaar is voor teams

Als je aan collaboratieve documenten werkt, is enige vorm van versiebeheer van cruciaal belang om op één lijn te blijven. Je moet weten welk bestand de definitieve versie is om een voltooid document af te tekenen, maar het gaat nog veel verder. De juiste software en goed versiebeheer kunnen tijdverlies voorkomen en de processen versnellen voor bedrijven in alle soorten en maten.

1. Alle verschillende versies van een bestand behouden

Het belangrijkste voordeel van versiebeheer is de mogelijkheid om elke versie van een document of bestand te bewaren tijdens de hele projectworkflow, van begin tot eind. Je kunt controleren op verschillen tussen versies en ervoor zorgen dat alle wijzigingen zijn goedgekeurd. Met een goed georganiseerd systeem voor versiebeheer weet je zeker dat de definitieve versie ook de definitieve versie is en dat deze dus niet pas wordt toegevoegd na werktijd zonder dat alle collega's daarvan op de hoogte zijn.

Als een project eenmaal is afgerond, kan versiebeheer ook cruciaal zijn voor het controleren van het werk van je team. In dit geval kan documentversiebeheer fungeren als een controlespoor voor wat je teams uitvoeren tijdens een project, dat de revisiegeschiedenis stap voor stap bijhoudt. Met die informatie kun je problemen in je processen beter detecteren, vooral als het erom gaat je werk in de toekomst te stroomlijnen.

2. Bestanden veilig afhandelen en bewerken

Niets zorgt voor zoveel vertraging als iemand die zonder toestemming een bestand overschrijft of het per ongeluk verwijdert. Op dat moment valt er niets anders te doen dan je e-mails doorspitten in de hoop dat er ergens nog een kopie van het originele bestand is. Systemen voor versiebeheer zorgen ervoor dat bestandsversies in elke fase bewaard worden, dus je weet altijd zeker dat je een back-up hebt. Met bestandsherstel van Dropbox is er altijd een vorige versie beschikbaar, bijvoorbeeld omdat een teamlid wijzigingen aanbrengt of een bestand verwijdert.

3. Wijzigingen van teamleden monitoren

Als een groot team samenwerkt, is het belangrijk te weten wie wat en wanneer heeft gewijzigd. Gedeelde documenten bevatten gewoonlijk details over wie ze het meest recent heeft bewerkt, maar hierbij worden niet altijd andere teamleden vermeld. In dit geval zal het niet lang duren voor je tijd verspilt met e-mailtjes om te vragen wie het bestand heeft gecontroleerd en wat er is veranderd.

Het is belangrijk om bestandswijzigingen en verschillende versies van documenten aan een teamlid te kunnen koppelen, en daar heb je versiebeheersoftware voor nodig. Als je bijvoorbeeld versiebeheer in Dropbox gebruikt, zijn alle bestandswijzigingen zichtbaar en worden deze rechtstreeks aan het e-mailadres en account van een teamlid gekoppeld. Je ontvangt meldingen wanneer iemand een bestand bewerkt, inclusief wat er precies is veranderd, of als iemand een bestand of map in een gedeelde map verplaatst of verwijdert. Als je versiebeheer in Dropbox gebruikt, zijn alle bestandswijzigingen zichtbaar en worden deze rechtstreeks aan het e-mailadres en account van een teamlid gekoppeld. Je ontvangt meldingen wanneer iemand een bestand bewerkt, inclusief details over wat er is veranderd, of als iemand een bestand of map in een gedeelde map verplaatst of verwijdert.

Dit niveau van versiebeheer zorgt voor meer transparantie in het beheerproces van je bestanden en meer verantwoording voor die bestanden. Je kunt het zien wanneer je teamleden aan een bestand beginnen te werken of als er iets verkeerd of per ongeluk wordt gewijzigd. Je kunt onmiddellijk alle bestandswijzigingen dubbelchecken bij de relevante persoon zonder onhandige e-mails of teambrede meldingen in Slack.

4. Een bron van waarheid binnen je organisatie

Als je werkt met een team dat op verschillende locaties of in gereguleerde ruimten werkt, is het cruciaal om op één lijn te blijven. Als informatie niet gecentraliseerd en toegankelijk is, raken teams snel uit sync en kunnen silo's ontstaan. In combinatie met de juiste informatiearchitectuur kan versiebeheer je helpen om een gedeelde informatiebron te maken en behouden voor alle delen van je organisatie.

In plaats van dat je constant bijgewerkte richtlijnen moet rondsturen, kun je met versiebeheer één incrementele back-up van een gecentraliseerd document bijhouden dat iedereen in je organisatie kan raadplegen. Met Dropbox kun je bijvoorbeeld je HR-richtlijnen in een enkele gedeelde map opslaan, met specifieke toegangsmachtigingen voor verschillende teamleden. Als deze bestanden worden bijgewerkt, vinden teamleden de nieuwste informatie in dezelfde bron. Alle bewerkers kunnen verouderde informatie bijhouden. Zo zorg je er eenvoudig voor dat alles veilig wordt opgeslagen en toegankelijk is voor iedereen die het nodig heeft, en dat er een back-up van wordt gemaakt.

5. Bedrijfsprocessen automatiseren en versnellen

Het einddoel van alle procesoptimalisatie is dat iets eenvoudiger en minder tijdrovend wordt voor zowel managers als teamleden. Documentversiebeheer kan je team helpen vanaf het begin flexibeler te zijn. Hiermee blijft iedereen up-to-date en op één lijn met betrekking tot documenten. Tegelijkertijd biedt het bescherming tegen fouten in de afhandeling van bestanden.

Dankzij de extra voordelen van toezicht, transparantie en beveiligingen garanderen versiebeheersystemen dat je over de recentste versie van een bestand beschikt. Ze kunnen ook inzichten bieden in de processen van je team en je helpen deze te verfijnen en ze binnen je hele organisatie te stroomlijnen.

Een beheersysteem voor documenten met versiebeheer maken

Je kunt versiebeheer op verschillende manieren benaderen, afhankelijk van je team en de grootte van je organisatie. Veel mensen koppelen een versienummer aan een bestand dat ze versturen of labelen documenten met hun initialen of met de toevoeging 'reviewed'. Iedereen labelt dingen op een andere manier, dus deze aanpak kan snel tot verwarring leiden, vooral met veel medewerkers in een grote organisatie. Als het zover komt, heb je een gedefinieerde aanpak nodig om teambestanden te beheren.

1. Naamgevingsconventies

Het lijkt misschien een open deur, maar een duidelijke naamgevingsconventie voor je team is een essentieel onderdeel van versiebeheer. Om te beginnen moet een naamgevingsconventie consistent en duidelijk zijn voor iedereen die je bestanden opent. Hoe je team met deze bestanden omgaat, maakt echter ook uit. Als de datering van documenten voor je team bijvoorbeeld de belangrijkste factor bij de organisatie is, moeten bestandsnamen met een datum beginnen. Het eerste deel van de naam moet overeenkomen met de manier waarop je team gewoonlijk zoekt naar deze documenten. Bestandsnamen moeten vervolgens de belangrijkste informatie bevatten om snel te kunnen bepalen wat de inhoud is. Als je alleen gebruikmaakt van naamgeving als je versiebeheersysteem, moet je ook zorgen voor een nummeringssysteem voor verschillende en nieuwe versies.

2. Informatiearchitectuur

Als je eenmaal een methode voor het labelen van documenten hebt die voor je team werkt, heb je een toegankelijk systeem nodig om ze veilig op te slaan. Daar is informatiearchitectuur voor, wat niet meer is dan de indeling van mappen en bestanden waarin je informatie opslaat. Natuurlijk spelen naamgevingsconventies hierbij ook een belangrijke rol. Het heeft geen zin om bestandsnamen strikt te organiseren als ze vervolgens in een map genaamd 'Werk' zitten. Informatiearchitectuur is echter ook een kwestie van wie toegang heeft tot deze bestanden, want niet alle bestanden moeten voor alle leden van je organisatie beschikbaar zijn.

Dit kun je meestal het best doen via een oplossing voor gedeelde bestandsopslag. Met teammappen in Dropbox Business kun je een veilige informatiearchitectuur maken. Door specifieke teams binnen Dropbox toe te wijzen, kun je opslagplaatsen voor hun werk maken met specifieke toegangsmachtigingen voor mensen binnen en buiten het team.

3. Versiebeheersoftware

Naamgevingsconventies en informatiearchitectuur zijn de basis van een succesvol documentbeheersysteem. Als ze je voornaamste wijze van versiebeheer zijn, kunnen ze echter ook tijdrovend zijn. Versiebeheersoftware automatiseert veel van de processen rondom versiebeheer en biedt extra voordelen die je met alleen naamgevingsconventies niet hebt.

De synchronisatie van Dropbox behoudt automatisch elke vorige versie van een bestand. Al je bestanden zijn tot 180 dagen lang beschikbaar en kunnen teruggehaald worden. De synchronisatie dient ook als back-up voor de huidige versie van het bestand. Teamleden kunnen tegelijk aan afzonderlijke bestanden werken in Dropbox voordat ze deze naar de huidige versie updaten, zodat het eenvoudig is om wijzigingen samen te voegen en eventuele bestandsconflicten op te lossen.

In het kort: met versiebeheersoftware wordt het hele proces van bestandsversiebeheer vereenvoudigd en het biedt extra voordelen voor de teams die met deze bestanden werken.

Ontdek een betere manier van samenwerken.

Ga aan de slag met Dropbox